企业办公扁平化：社交技术让办公室一体化

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欢迎访问e展厅 展厅 2 OA办公自动化展厅 协同办公软件, 打印机, 投影机, 电子白板, 视频会议, ... 现在是重新定义“知识工作者”的时候了。 微软公司Yammer总经理亚当·比索尼（Adam Pisoni）谈及当今企业用户在信息交互方面的问题时认为，公司或机构中的每个人，从总裁办公室到传达室，都拥有宝贵的信息。各公司面临的挑战是怎样把跨地域、跨部门、不同薪资员工所掌握的信息整合起来。尽管工作性质不断演变且日益全球化，但日常交往的还是相同的面孔，信息依然散落在机构的不同部门中。 据微软日前发布的最新调查显示，企业的各级员工都认为他们已经找到了解决问题的关键，那就是社交技术。 比索尼（Pisoni）表示：“社交技术正从工作场所中‘值得拥有’的工具变成‘必须拥有’的工具。所有公司都面临着越来越快的变化，他们需要借助于更加先进的技术来最大限度地调动员工的能力和知识。正如90年代电子邮件加速了企业发展一样，社交网络正推动知识和信息在企业内部和企业之间更快地流动。” 企业社交技术把社交媒体原理运用到工作场所中，人们可以更便利地与同事共享文件和信息，进行跨部门和地域的协同工作。与Facebook、新浪微博、腾讯QQ或者是微信这类面向消费者的服务不同，企业社交为员工提供了安全的工作共享空间，让他们不再受位置限制，在公司内外均可共享信息。 员工迫切地希望在办公室中，也同样使用他们在个人生活中使用的社交通信。超过40%的受访者认为，自己的工作场所中没有足够的协作，而社交技术可以促进更好地团队协作。三分之一的受访者称，他们甚至愿意自己为社交技术支付费用。 原因显而易见，我们工作方式的性质正在变化，越来越多的工作由虚拟团队完成，或由使用移动设备的工作者完成。另外，非例行性工作量正在增加，意味着我们要把更多的时间用在非正常流程的事情上。事实上，美国咨询公司高德纳公司（Gartner）预测，到2015年，一个企业或机构中40%或以上的工作将是“非例行性”，而这一比例在2010年只有25%。 这种工作性质变化要求采用新型的办公工具，以使跨地点、跨团队、跨设备的信息连接、共享和整理变得更加简便。随着工作变得更加非常规化，员工需要更简便地从机构的各个部门获得正确的知识、信息和洞察力，以制订快速而明智的决策。 对于这一办公趋势，比索尼（Pisoni）认为：“现在员工使用的办公软件已经无法保证很高的工作效率，无法帮助他们应对每天面临的挑战和任务。他们认识到，为了在迅速变化的世界里取得成功，他们必须采用更具协同性和社交性的工作方式。通过开放机构内部的知识和信息，提高员工的能力和工作效率。” 他同时表示，企业社交可以帮助员工应对社交媒体带来的新挑战。Facebook、Twitter和Yelp等服务把客户相互连接起来，当客户相互了解之后，他们的期待值就会快速升高。 意料之中的是，企业中的社交可以帮助公司改变员工内部分享、学习和组织信息的方式，从而让他们可以对快速变化的客户预期做出更快地响应。 工作场所中的压力 然而，企业内部中对社交技术的看法存在着分歧。例如，虽然员工一致认为社交是一种生产力工具，但某些IT部门和公司领导却对此持保守态度。具有讽刺意味的是，企业担心社交技术减低生产效率，但是恰恰这些技术才是员工真正需要用以提升工作效率的工具。 因此，超过三分之一的受访工作者认为，他们的公司低估了社交技术的好处。接近一半的受访者表示，他们的机构整体上不赞成社交技术。所以，引入社交技术的挑战并不只是技术挑战；要想成功引入这些应用，还要在文化上做出改变。因为，社交不只是另一种技术，而是一种全新的工作方式。 在比索尼（Pisoni）看来，那些一直在企业社交中挣扎的公司不能在刚启用它之后，就期待迎来一场文化变革。这是一个重塑之旅，需要公司战略以及管理层的承诺和支持。 为实现高效率，企业需要适当的工具，同时还需要专门针对机构商业目标、挑战和文化的战略。企业社交技术要想产生效果，不能单纯的追求结果；社交必须融入员工每天使用的应用中，这样才能把人员、信息和应用数据统一起来，从而推动企业效益、业绩和灵活性。 实现高效的社交战略需要以下两点关键性因素。第一，企业需要评估当前业务重点、挑战和文化，并根据评估结果调整他们对企业社交的愿景。管理层对社交技术的支持非常重要，但经验表明，单纯强制使用社交技术的效果比较差。成功的企业社交计划要求员工从下向上采用这一技术；同时，管理层要从上到下为工具的部署提供支持，并承诺与员工共同进行学习和适应。 成功的实施计划一般要先从小型团队入手，帮助他们处理具体的，可测的问题(比如提高收益，降低成本)。一旦这些测试案例验证了社交技术的价值，扩大工具使用范围就变得相对容易了。 比索尼（Pisoni）重申，社交是对每个人来说都是一段旅程——包括微软在内。随着时间推移，微软希望为公司所有应用中提供互联体验。毕竟，当前大多数协作都在Office、Lync、Exchange和Dynamics CRM等工具之中进行。同时，相比其他任何公司，微软都能获得更多潜在用户的青睐，因为他们已经在使用微软的应用。当我们把社交引入微软办公工具时，我们将能够把这种新的工作方式带给那些员工。 社交技术前景展望 如果使用得当，企业社交可以明显提高商业价值，改善员工相互沟通、信息共享的方式和跨团队、跨地区的工作体验和，并越过防火墙，与客户、供应商和其它关键的工作伙伴沟通协作。 以美国红罗宾公司（Red Robin）为例。去年，这家连锁餐饮企业在总部向2,500名经理和员工推出Yammer。所以当菜单中引入一款新汉堡时，餐厅经理使用企业社交网络，就能直接从他们所在的餐馆把客户反馈提交到总部。首席信息官克里斯·雷平（Chris Laping）指出，在这种技术的帮助下，他们在一个月内改良了配方，而这一时间只是过去的几分之一。 最近，美国红罗宾公司（Red Robin）希望寻找一种途径来鼓励大量的小时工投入工作，其中87%是千禧一代。 “模拟式学习并不适合他们，也不是鼓励他们投入工作的方式。”雷平（Laping）说，“我们需要了解他们所在的状态，那就是移动和社交。” 因此，该公司引入了“Yummerversity”计划，来完善新的互动培训计划。新雇员可以使用Yammer，提出问题，给予反馈，甚至可以上传他们工作的视频。这样，总部办公室可以把好的做法融入未来的培训中。 雷平（Laping）指出，社交网络为红罗宾公司（Red Robin）这样的企业提供了巨大的价值，因为他们的员工分布在全国各地。社交网络帮助他及其它高管与一线人员保持沟通，并从中了解日常工作信息。 除担任首席信息官外，雷平（Laping）还有一项任务，就是领导红罗宾公司（Red Robin）进行业务转型。在几年前出任这一职位前，他就知道，他必须把企业中所有团队成员联合起来，才能取得成功。 “怎样才能快速地鼓励员工投入工作？以前拿出备忘录、相信员工就会按着备忘录做，这种旧模式已经不能奏效。现在，企业需要更高的的互动性，正因如此，我一开始就对Yammer有着非常强烈的感觉。最终，我认识到，我比任何人都需要它，因为我的任务就是推动变革。”(end)

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