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基于离散装备制造业ERP账务相符问题研究 |
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作者：蔡国兵 胡忠民 |
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通常，ERP系统产生物料转移和生产计划，生产人员根据相关信息完成物料转移和加工操作，是信息流向物流的转化，属计划执行阶段；同时生产出来的产品又带动物料信息的变化，是物流向信息流的转化，属信息反馈阶段。计划执行、信息反馈相辅相成，确保了物流与信息流的一致。
但在实际生产过程中，物流与信息流是往往不完全同步，其突出表现就是账物不相符。究其原因不外乎二点。其一计划执行阶段，计划的制订必须得到资源的有效保证。数据来源不真实，计划执行起来就会偏离。其二信息反馈阶段，计划必须依靠信息反馈来不断修正。信息反馈的不及时或者没有反馈就会导致计划执行失真。因此，就有必要建立动态监管的机制来保证执行反馈良性循环,保证计划的正确执行以及正向改进和完善。
通常，只有账物相符率达到90%以上才能确保计划的准确性。而作者所调查离散型装备制造业的部分物料账物相符率在80%左右，甚至于有的在60%~70%之间。账物不相符往往导致库存物资超高、资金积压、因缺料导致生产进度滞后、财务报表失真等等后果，使ERP不能充分发挥其应有效果。计划的准确性来源于数据的真实，所以基础数据的准确、有效是ERP系统正常运行的至关重要的基石。
一、常见账物不相符原因分类
通过笔者现场调查，对常见账物不相符原因分类如下：表1 常见账物不符原因分析
 二、解决账物不相符问题的思路
从管理层面而言：领导要高度重视账物相符的基础管理，抓实账物相符的一致性。
(一)成立由业务人员和技术人员组成的ERP运监组织，主要负责ERP系统的运行维护和监控监督职责，负责系统、业务的应急处理，负责系统的持续改进、再完善工作。快捷的应急处理和持续改进是系统稳健运行的根本保证。
(二)职能部门密切配合ERP运监组织，加强数据监控，并制定合理期量标准，切实维护账物相符一致性。
(三)建立抽查-通报-整改-复查的机制，运监组每日抽查，次日通报，下周复查。抽查从高成本和紧缺物料开始，逐步推进。
(四)抽查、复查结果由主管领导审批，考核结果每月公示。
从执行层面而言：班组是生产经营活动的基本单位，是最基层的生产管理组织。因此将班组纳入ERP管理范畴，将物料责任主体落实到班组是很有必要的。将班组物料信息与调度日报直接挂勾，通过调度的监管促使班组的账物保持一致。
(一)物料交接方面：建立相互监督机制，分管调度对车间-车间交接负责，班组对车间-班组、班组-班组交接负责。
(二) 不合格品方面：班组必须对不合格的存放、处置负责。发现不合格品必须在当天发起不合格品处置流程，调度跟进流程进度。
(三)完工汇报方面：班组报工由分管调度审核，主管调度监管。
从ERP软件本身而言，随着企业管理、业务的拓展需要，ERP系统也须与之俱进，持续完善系统功能。而ERP应用覆盖面的扩大、数据量的激增也使得ERP系统的性能变得越来越重要。要保持ERP系统的活力就必须进一步完善系统功能和提高系统性能。
三、针对常见账物不相符原因的改进措施
下面就常见原因进行分析并提出改进措施：
(一)需加强培训，规范操作流程
在ERP系统应用后期，新进人员和岗位调整人员往往没能及时专业培训，导致业务流程不熟悉、操作不规范，造成数据错漏，账物不符。
改进措施：由人员所在单位提出申请，ERP工作组对待训人员进行现场培训并发放针对性强的操作说明书。
(二)计算机陈旧及不足
计算机性能不佳会影响延长业务处理时间，生产现场计算机不足亦会带来业务办理的不便。往往会导致生产繁忙时记账不及时或遗漏。
改进措施：对生产现场计算机状况进行统计，按需增加或更新计算机。
(三)因物料属性定义不及时、不完整，致无法按时记账
物料属性定义不及时、不完整、不准确，往往会导致相关业务不能办理。一旦应急处理不及时就会打消业务人员积极性，削弱ERP系统的权威性。基础数据录入应及时、准确、完整。
改进措施：工艺部门在制定工艺BOM后必须检查物料编码的唯一性，并根据反馈及时修正一物多码或一码多物。生产部门在下达生产计划前必须检查BOM中的物料属性（包含计划价、库房定义、定单或协议），并督促相关部门及时定义属性不全的物料。
(四)因订单、协议、合格证，未能及时入库
这种情况在月中、月未生产繁忙时尤其突出，占未入库的90%以上。
改进措施：因订单、协议未能入库：要求采购部门必须及时录入订单、协议。因合格证未入库：对于暂不能提供合格证的至少须提供单件号，或采取替代方案用临时单件号入库，正式合格证来后，再替换或建立对应关系。
(五)外购配件因报检未能及时入账
生产紧缺配件往往一到公司就办理紧急放行，未能及时入库。
改进措施：合理制定配件采购提前量，方便配件报检入库及时入账。
(六)物料交接未及时入账
在多品种大批量生产时，因工艺布局分散、交接点多，主制车间交接人员稍显不足，夜班往往也会发生这种情况。
改进措施：为快捷、准确交接，物料交接可以增加条码枪等手持终端交接功能。
(七)因入库原因没及时办理出库手续
改进措施：解决了入库记账的问题，此类情况就不复存在。
(八)主制车间直接领料问题
一种是配件小，数量少，生产急需；另一是紧缺配件，生产班组等米下锅，有时会越级抢料。
改进措施：固化流程，必须在车间现场计算机办理完工、交接手续。另可将备料车间内生产采购处库房划归备料车间管理，使之成为唯一对外交接窗口，并现场记账。
(九) 交接后的发现的不合格品问题
由于批量配件是抽捡制度，所以在生产过程中难免会发现不合格品，但此类不合格品往往没能及时处置。
改进措施：物料存于不合格品区域，由班组长报配件员，当天必须启动不合格品处理流程，并由分管调度跟进。
(十)生产过程中发生的损耗问题
生产过程中发生的损耗通常直到月未或产品收线时才集中发起不合格品流程进行销账。
改进措施：同上，另不合格品处理流程可适当简化。
(十一)主制车间自改配件问题
如地板大改小，长改短；端梁无孔改有孔、有孔改无孔。
改进措施：严禁主制车间擅自改造配件，其根源是备料车间的生产配套能力不足。通过工艺改进或者加大瓶颈工序的投入可有效缓解关键配件的紧缺程度。
(十二)报工不及时、不准确
改进措施：为快捷、准确交接，物料交接可以增加条码枪等手持终端交接功能。班组报工与调度日报挂勾，由分管调度审核，主管调度监管。
(十三)ERP系统功能完善、性能提升
由于软件使用者计算机水平参差不齐，从而要求软件操作简便、查询统计结果直观简洁。软件的用户体验直接影响工作效率和数据准确率。
改进措施：依用户反馈及时完善系统功能和优化用户体验；加强日常性能监控并定期进行代码调优、数据库性能调优和历史数据结转；紧跟技术前沿，引入新技术、新设备以提高工作效率。
结束语：
随着工信部提出的“两化融合”，许多企业已经实施了ERP系统，并在不断深化应用，功能更加强大，集成化程度也越来越高。ERP系统实施成功靠的是三分技术，七分管理，十二分数据。可见ERP系统中基础数据的重要性。只有认识到基础数据工作的重要性，并不断付诸努力，基础数据工作才会有进展。ERP系统才会切实提高企业的市场竞争力，并获得显著经济效益。(end)
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(10/29/2012) |
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