如何为企业选择好的BPM解决方案

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欢迎访问e展厅 展厅 3 CIO信息化管理展厅 电子商务/企业门户, IT运维管理, 制造执行系统MES, 流程管理BPR/BPM, SOA/SaaS/云计算, ... 经过多年的发展，企业业务流程管理（Business Process Management，BPM）的应用已进入多元化的阶段，企业一开始对这类产品的定位是自动化请假、加班等流程，但光是如此，对营运的贡献不大，企业更希望强化的目标是，能够对产能与质量有实质帮助的流程。 在SourceCode大中华区技术总监彭靖灏的观察中，中国内地的企业多数仍停留在请假、加班等人事薪资窗体流程；台湾地区则进入ERP或者制程相关的应用，就算是人事薪资相关的流程，也会要求与后端系统整合，并产出分析报表，建置难度也就相对较高。而香港地区以跨国企业为主，应用案例包括文件管理、资产管理及客诉赔偿管理。至于新加坡及马来西亚等地，则与华人的签核文化有所不同。 需求变化----制造业工程变更的审核需求明显窜起 根据华苓科技及新人类信息的经验，台湾地区企业近两年比较多的应用，是在ECR/ECN（Engineering Change Request／Engineering Change Notice，工程变更申请／工程变更通知）、产品的询／报价，以及原物料的请／采购流程等。 其中，尤其制造业的工程变更流程需求最为显著。华苓科技总经理梁宾先分析其中的难度：“窗体只是存取接口，而复杂的是流程，系统必须能够根据窗体内容，自动产生很多份的子流程。”这种作法与动态加／会签的差别，在于子流程不是由人指派，而是系统根据文件内容，自动产生。 以一套计算机的生产举例，可以细分成屏幕、键盘、鼠标等零件，假如系统必须根据窗体所列的每个要求去变更设计的零件，就会动态产生子流程，而且子流程最后要回到原流程。如果BPM平台没有针对此类应用提供自动化机制，单靠IT人员徒手开发，要做到这么复杂的流程会很辛苦。 多元应用----件管理、电子邮件及传真 流程应用的层面变得广泛，是一个明显的趋势。基于安全的考虑，企业对于“审核”和“管控”的意识抬头，许多工作都希望透过流程达到管理的目的。 华苓、新人类、乔篷及博格等BPM厂商，相继推出文件管理系统，便是随BPM而生的产品，因为文件管理有符合ISO 9001/14000、QS 9000及BS 7799等法规的需求，所以文件的制定、修改及废除，都需要审核。 早期文件管理系统的审核机制，相对单纯，若有复杂的加／会签需求，则要额外客制化处理。然而当审核的需求日益高涨，BPM厂商发现他们在流程相关的设定机制上，可以提供更多优于传统文管系统的弹性，因此带动文件管理另一波热潮。 每当企业组织有所调整，系统随之必须调整，传统的文件管理厂商也感受到这股潮流，因为他们协助客户客制化流程需评估投资效益。 若决心开发具备足够弹性、友善与稳定度的流程平台，就等于是开发一套BPM系统，形同“重新造轮”。因此已经有文件管理厂商与BPM厂商合作，结合BPM的流程引擎，去支持复杂的流程设定。 除了文件管理，传真与电子邮件也衍生出流程审核的需求。梁宾先举例：“电子邮件厂商，有安全管控的问题，企业透过邮件传送出去的数据，需要先过滤内容，如果内容有敏感字眼，就要先跑流程，经过审核才可以放行。”那么，谁审核？规则是什么？什么内容跑什么的审核流程呢？这些向来不是邮件厂商的专业，而是BPM厂商的范畴。 又如传真进来的文件／图档，是企业文件管理的一部分，而员工传真出去的数据，例如报价单，则可能需要审核才能授权寄出。 手机上的应用文字----M化不如预期，透过邮件签核找到出路 上述都是发展中的趋势，我们也发现BPM领域中流行的2种应用：Mobile化和SOA。关于前者，梁宾先坦言：“Mobile化解决方案，推得不好。” 企业签核行动化的诱因不高，所以额外导入M化模块的意愿并不强，这方面的需求主要在派工、维修及客服等应用。 话虽如此，他也看到另一个使M化应用起死回生的曙光。他发现，如果企业不需要加购模块、只要换成Smartphone手机，就可以签核，通常管理者接受度很高。 因此华苓科技改变策略，他们的产品转向强化电子邮件签核机制，让主管可以透过Push Mail接收流程信息；邮件内容包含内容说明、签核历程、签核选项等，然后直接在手机上签核。 另一个在BPM领域退流行的技术名词是SOA（Service-Oriented Architecture），在WorkFlow概念逐渐转向BPM之际，许多BPM厂商过去随软件大厂起舞也高喊SOA，然而时至今日，这个名词已经悄悄从BPM的上消失。 梁宾先表示：”SOA的架构庞大，包含底层的ESB、中间串连服务的BPM，而使用者接触的是最上层的应用系统。这些概念很好，但实作上成本很高。”所以BPM厂商修正作法，遵循Web Services、BPEL、BPMN等标准，但不再谈SOA。 解决流程变量太多的方法----干脆回归纸本时代的思维 探究导入BPM可能遭遇的难题，各家厂商说法相同，都是在“人”。技术上的问题，一定有法可解，人的问题却很难摆平。企业必须解决内部搞不定签核流程的情况，BPM厂商通常能做的不多，只能静待结论，相对也拖长了导入的时程。 在纸本的年代，多数的窗体仍是有固定的流程，例如500元以下的请款单，签到经理，1,000元的签到协理，5,000元以上的单据才需交由总经理审核。但既然决定权在人身上，那么变化的可能性极大。 新人类协理程勤辉表示：“我们的部分客户反应，有意愿导入BPM，但他们只要一想到必须搞定全公司那么多的流程，就却步了。”于是新人类的对策，是推出传签的功能──既然流程复杂，例外状况很多，不如就回归纸本的作业方式，由上一关签核者决定下一关的签核者。如此一来就可以保有纸本的弹性，又能兼具电子化后的好处，易于追踪及统计。 懒得设计窗体----就用邮件签核 另一个瓶颈是窗体。华苓科技发现导入BPM系统，除了制定流程需要一段时间，窗体的格式也可能是困扰。虽然窗体只是呈现信息的接口，但呈现的方式，事关系统的“友善性（User Friendly）”，所以在“官大学问大”的情况下，有的时候是主管们嫌太丑、字太小，这些看似鸡毛蒜皮的小问题，某种程度意谓着接口设计得重新来过。再加上，拥有决策权的高阶主管，不擅长打字的比例很高，也会形成导入门坎。 许多企业导入BPM主要的诉求，其实是流程自动化，未必不需要窗体，针对这样的问题，华苓科技推出简易版的BPM产品──Uniflow，以电子邮件串连流程，若有额外的信息需要参考，则以附件夹文件。 Uniflow的特色不仅于此。透过AJAX技术，管理者可在网页上拖拉设计流程，完成之后，利用电子邮件传递流程，主管只需要在邮件中勾选同意／不同意，流程即自动跑到下一关；待流程导入稳定之后，企业若希望强化签核接口，设计制式的窗体，可以再加购窗体模块。如此循序作业、扩充的方式，应该可以降低初次导入BPM的冲击，也可以加快上线时程。 采购Tips ● BPM是一个基础架构，不是安装完成就可以直接使用的软件，所以要考虑导入的难易程度。 ● 挑最难的流程，考验顾问的功力。 ● 比较各家产品设计复杂流程的方法，难易度有程度上的差别。 ● IT人员终究要接手BPM的管理，所以要评估操作接口的友善性。 ● 以压力测试考验信息量庞大时，系统的稳定性。(end)

文章内容仅供参考 (投稿) (如果您是本文作者，请点击此处) (7/27/2009)