用标准化来削减IT成本

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欢迎访问e展厅 展厅 3 CIO信息化管理展厅 电子商务/企业门户, IT运维管理, 制造执行系统MES, 流程管理BPR/BPM, SOA/SaaS/云计算, ... 在目前经济萧条的时代，所有的企业都必须勒紧腰带以渡过难关。为此，许多企业都会制定IT成本削减方案，但实际上很多蹩脚的IT成本削减方案不但无法达到预期效果，反而致使公司效率下降或导致成本反而增加。那么，怎样做才是真正有效的削减高昂的IT成本呢? 近期，我公司的CIO组织了一个关于这个话题的公司内部讨论会。在讨论会上大家纷纷发表自己的意见和建议，其中一个非常有建设性的方案是：实行IT标准化。企业可在IT的各方面实施标准化管理，以此来降低高昂的IT成本，例如在IT基础架构和软硬件上实行标准化、在IT服务和操作流程上实行标准化管理等，目的是向现有的各种IT资源要更高的效率，从而节省更多的IT成本。 一. 为什么IT成本会如此高昂? 企业在IT建设中总会遇到这样的难题，就是IT成本频频超出预算，而且IT成本还显示出难以控制的迹象。不但CIO为此感到发愁，而且公司领导也不满意，高昂的IT成本成了许多IT部门的梦魇。那么，IT成本为什么会如此高昂呢?这是公司CIO在内部IT讨论会上扔出的第一个焦点议题。 (1)IT软硬件设备品牌太繁杂 随着IT技术在企业中应用得越来越深入，企业的IT设备也变得越来越多，结果造成目前在IT建设中最大的问题就是太复杂。IT设备的太繁杂主要体现在其品牌不同、其性能标准不同、其所装的操作系统不同以及其所支持的业务系统不同，而且每一个IT设备厂家又提供各自的工具与管理平台，结果导致繁杂的IT系统在可靠性、安全性上的费用开支也越来越高。在讨论会上大家一致认为繁杂品牌的IT软硬件是导致IT成本居高不下的罪魁祸首，也是大家一致声讨的焦点。 根据有关调查数据显示，超过70%的大中型企业正在使用5种以上的IT系统管理软件，使得IT管理变得非常复杂。正如著名调查机构Gartner指出，在大多数的公司里，片段的和离散的IT设备的使用在过去的几年是非常严重和普遍的。例如，有的用户拥有的服务器品牌混合有HP、IBM、DELL等，平台有Unix、Windows、Linux等多种，在数据库方面或许混有IBM、微软和ORACLE又各不相同，这些都增加了IT管理者对于IT设备及其管理复杂性。而且资料显示，在实际的应用中能够真正完全掌握和应用这些混合的IT设备的用户并不在多数。 其次，许多企业的IT环境不可能为一家厂商垄断，多家产品有多个管理平台，它们之间的操作性、整体拥有成本、IT人员的知识都会带来挑战。虽然各家IT软硬件厂商都提供了相关的解决方案，但似乎都是“铁路警察，各管一段”。这样一来，企业用户就陷入了在不同IT设备和不同IT系统之间奔波的痛苦之中，结果是繁杂的IT系统就造成高昂的IT成本。 (2)繁杂的系统使到IT运维成本异常的高昂 一般来说，IT软硬件的前置采购成本只是占成本计算公式中的一部分，事实上维护和运营费用在IT成本中所占比例通常要高于购置技术资产的费用。有调查资料显示，约65%的IT成本都用于支付支持IT系统持续运作所需的运维费用和人员费用。因此，有调查统计数据指出，如果能够有效地管理IT运维费用，企业就可以在不牺牲IT系统运作质量的情况下，将IT总成本减少15%至25%。对于如何实现这一数据，在讨论会上大家热情高涨的纷纷提出减少IT运维成本的建议，还七嘴八舌的指出繁杂的IT系统是如何的使到IT运维费用居高不下。 最典型的例子是高昂的IT运维成本主要是由于在传统的IT 环境中，企业的每项业务都会有一套单独的、分布在不同运营网点的IT系统来支持，通常还需要配备有特定的操作系统和支持人员，或对每一个新的应用需要重新部署一套新的系统。由此造成了服务器、存储设备部署数量过多及物理位置分散的现象，不仅使到IT系统的灵活性、数据的完整性和可用性差，而且还增加了整个IT基础设施的总体拥有成本(TCO)和复杂性。 另外，由于各种IT系统配置各不相同，还会导致分布式环境中并存大量的异构系统。这些异构系统之间往往难于共享数据和资源，使整个企业的IT环境成为多个应用和数据孤岛，相互之间不能互为数据备份，增加了许多隐性的成本支出，也大大提高了这些IT 基础设施在管理上和支持上的复杂性。 (3)IT操作执行差别大，导致浪费成本过高 据调查显示，企业中典型的IT日常操作成本已经达到了IT成本的30%。而且约有10%成本是由于不同的IT人员在IT操作执行过程偏差大所浪费的，而这些浪费的隐性成本往往是IT成本中最被人所忽视的部分。 IT操作成本居高不下，IT操作控制不力和执行差别大是首要因素。例如，在IT操作执行过程中，如果执行不力就会导致工作效率不高或需要重复操作，结果会直接导致操作成本加大。还有，在IT执行控制不力时也会增加管理费用和成本，直接体现在差旅、会议、培训等方面的支出。显然，IT执行不力或执行偏差大会直接增大了人力成本和操作成本的支出。表面来看，我们可以把IT操作成本超支归因于IT流程复杂和IT执行不力;但从本质上看，它的背后必然隐藏着企业IT管理缺乏标准和规范化管理、IT流程混乱和IT操作的无序，这些才是IT成本居高不下的深层次原因。 二. 什么是IT标准化? 面对IT技术日新月异的现象，现今的IT建设已经过于复杂了，使人们不能将更多精力与资源用于自身业务的创新与发展。只有改变这一切，简化IT才能从繁杂的IT建设中解脱出来。IT发展的方向不应是复杂、庞大和昂贵的，而应该是简化的、标准化的和提升效率的。IT应该是帮助企业将更多精力与资源投入到自身核心业务的工具与手段，而不是羁绊企业发展的阻碍。 (1)什么是IT标准化? IT标准化是解决IT建设过于繁杂的挑战的方法之一。美国约翰·盖拉德对标准化的定义是：标准化是以口头或书面形式确定下来的一种规范，用以在一段时间内限定、规定或详细说明一种动作、一个过程、一种方法某些特点的规范化程序。 IT标准化(IT Standardization)：是指在IT建设中实施IT设备规格的标准化，为不同的IT项目使用共通的IT规格，或降低IT设备种类的数目，以规模经济量达到降低IT成本的目的。例如，实行IT标准化后IT管理员可以通过同一个窗口来查看IT系统。而且标准化的IT设备只是标准化的其中一环，CIO还应扩大IT标准化的范围至IT服务内容、IT服务流程、IT操作流程上，以获得更大的效益。 (2)推行IT标准化的好处 在讨论会上谈到IT标准化时，大家总是会问同样一个问题。为什么要如此致力于IT标准化?事实上，我们如此热衷的原因就是：IT标准化是我们在IT建设中做的每一件事情所不可或缺的。因为对于IT建设过程来说，IT标准化能给我们带来许多价值。 首先是IT人员培训价值，这是非直接的利益。也就是说，实行IT标准化后我们在培训IT人员时就不需要再培训那么多种平台技术。这不但降低了管理难度，而且能直接降低人力成本。其次，是标准化的IT操作所带来的价值。IT标准化其中一个方面是IT服务流程和IT操作的标准化，通过标准化的IT操作能大大的降低服务成本和规范服务效率，这为解决大多数的IT问题打下非常好的基础。而且，标准化的IT服务能对服务内容及流程进行详细的定义，可以将问题细化，为问题的解决提供系统的思路。 最后，IT标准化能把潜规则变为显规则，可以有效降低IT管理的隐性成本。这种观点是很容易理解的，因为繁杂会隐藏许多我们平时看不到的细节成本。而且当企业中大量存在所谓的“潜规则”时，也会为隐性成本提供环境和场所。例如，种种潜规则往往以给企业谋利益的旗号而存在，但却极大的提高了IT的管理成本。 三.实施IT标准化的方法和步骤 万事皆有道，这个“道”就是标准化。重视IT建设过程的每一个细节，并让它们成为规范和标准，然后执行以获得最佳收益。因此，这看似简单的IT标准化，实际上却包含着众多方面，实施IT标准化的步骤主要有以下几个方面： (1)做好IT标准化规划，选择适合的软硬件设备 IT系统的复杂程度主要来源于过多的平台、系统和应用。统一的IT规划能让企业能够以最低的成本配置进行IT建设，减少 IT 环境的多样性，从而降低IT成本。因此，实行IT标准化的首要的步骤是要做好IT标准化规划，选择适合的软硬件设备。主要包括标准化的硬件设施、软件设施和应用设施。 IT标准化规划是让不同环境中不同的软硬件设备能够协同工作，也能促进IT设备的效率和规模经济，增强灵活性并提供更多选择。因此，IT标准化规划做得越好就越有价值，也就能越降低IT建设成本。 (2)建立一致执行的IT标准 一致执行的IT标准能为IT部门工作提供标准化方法，也能建立IT服务和 IT流程的通用框架。一致执行的IT标准化主要集中于三个不同方面：标准化的IT应用程序和基础设施服务、标准化的企业IT 实践、以及标准化的IT服务管理。一致执行的IT标准方法能够提高IT生产力，并让CIO能够迅速重新配置资源以满足变化的业务需求，还能够提高IT运作效率和增强业务流程改变时的IT灵活性。 (3)实施标准化的核心步骤是先简化IT 提高 IT 能力不只是关于在 IT 内部局部的处理过程最优化。IT部门仅仅建立IT技术平台标准是不够的，因为尽管实施IT标准化的每一个举动都能够节省不少的成本，但是从企业层的角度来看，它们可能在整体上是不恰当的。 因此，在实施标准化的之前必须首先要进行简化IT。简化IT是指在一定范围内缩减IT对象的类型数目，使之在一定程度上足以满足一般需要的标准化形式，它是实施标准化的核心工作。只有做简化减法才能抓住IT标准化的要害，才能使新的IT规划删繁就简，才能在更大程度的减少浪费和节约IT成本。 (4)给IT操作设计标准化的支持系统 在标准化应用流传着这么一个故事：某大型连锁餐馆雇用了一些智障雇员，这些员工经过培训后的任务是把鸡块包装拆开并放入油炸机，然后在计时器响的时候把所有的鸡块都捞出来。智障员工一般能够完全理解这个职位的要求，并且可以把每道工序做得很完美。但有一个问题是许多智障员工不会数数，而所使用的油炸机一次只能炸六个鸡块，智障员工经常会装得过多以至每块都炸不透。 后来这家连锁餐馆考虑用标准化操作支持系统来弥补不会数数的缺陷：他们请鸡块供应商按每包六块送货。这样智障的员工就不必数数了，而只需要把每个包里的东西倒入油炸机，继而把鸡块炸的恰到好处的时间。这个支持系统给我们的启发是，尽可能的给IT标准化操作设计系统支持，以便能够最大程度的降低作业成本。因此，建立标准化的IT操作支持体系，是IT部门快速响应企业业务改变的重要一环。(end)

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