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物料编码中的误区
作者:百年方略 赵莉霜
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企业资源计划ERP展厅
企业资源计划ERP, 供应链管理SCM, 客户关系管理CRM...
物料编码是唯一标识物料的代码,通常用字符串(定长或不定长)或数字表示。物料编码是计算机系统对物料的惟一识别代码。

ERP系统要利用计算机来处理大规模的数据,物料编码作为关键数据是人和计算机使用所有其他数据元素的基础,它可以记录生产过程中物料的运动变化情况,跟踪物料的动向。物料数据有了规范化的编码,还能便于计算机识别和检索,便于对物料进行高效、有序的管理,便于系统对物料进行分类、检索与统计,以及便于物料信息的交换与共享,所以物料编码是ERP系统中作为的一个关键主数据是决不可少的。但是在ERP系统中物料代码最主要的是作为物料的标识符来使用的,而不是一种描述符,因此物料编码并不要求带什么含义,最根本的是要到做唯一性就行了,即:一物一码。同一种物料,不论出现在什么产品上,只能用同一个代码;而不同的物料,那怕有极微小的区别也不得用同一个代码。
从ERP系统的技术角度来看,并不需要编码自身表示出多少信息,也不要求有什么含义,系统只要求每项物料都有一个唯一的代号就行了,用流水号表示编码也是可以的,而且具有适应性强、弹性空间大的优势。但是通常人们认为编码还是应该有一定含义的,希望通过编码一看就知道是什么东西,编码能代表物料的一些属性。但物料的含义太多以后就会给编码带了很大的难度,因为物料对于不同的部门有着不同的属性需要,想要将所有的属性都反映到编码中去,必须考虑的众多的因素,必然使编码规则变得复杂和繁琐,编码的长度也会随着满足特性的要求而不断地延长,而有很多物料的属性还是在不断发展变化的,也是不可预测的,这样在编码中如何分类,如何给位,造成了不确定性,如果预计不足或考虑不周,将来码位不够用时,就要修改编码规则,必须将以前所有的物料编码全部清除后再按新的规则进行编码,这对系统来讲是一个致命的打击。其实物料的属性信息可以在系统中通过属性字段的描述来定义,如SAP系统中就有许多管理物料属性的字段,通过这些字段可以反映物料多方面的信息,所以更多的含义是作为属性字段放入到主数据记录中去。同时,软件系统提供了全面的检索途径,不需要仅靠编码来进行查询,所以编码只要符合以下一般性原则就行了。

唯一性:物代码要唯一识别,不能有二意性,不能重复;
标准化:尽量采用国际标准、国家标准和部级标准;
简单化:物代码要简单明了,易读、易懂、易使用;
快捷性:有快速识别、快速输入和计算机快速处理的性能;
连续性:有的代码要求继承原来代码的特性;
系统性:要全面、系统地建立物代码的体系结构;
可扩展性:所有代码要留有余地,以便扩展。

物料编码作为ERP最基础的工作之一,虽然看起来简单,但真正做起来却容易踏入物料编码的误区。

误区一:加入供应商信息,一物多码:

很多制造业的客户,在下订单时,会指定主要原材料的供应商。客户是上帝,企业也没得选择,只能服从客户安排。但为了防止出错,在物料编码时,往往把供应商的名字编入到产品的编码中去。这样虽然可以一定程度的避免用错材料,但是,其带来的不良后果也显而易见:

① 直接导致一物多码。同一样东西,有两家供应商,就会凭空多出一个物料编码,而同一家客户也会因指定材料的供应商不同,形成更多同一种物品的不同编码。尽管企业可以把其中一个原材料当作BOM里的一项目,其它的当作该材料的替代项目,但企业这么做仍然是吃力不讨好,为ERP带来混乱。

② 产品编码数量几何级上升。我们设想一下,一个材料,若平均有三个供应商,则需要三个物料编码。若有1000个材料呢?那需要3000个物料编码。从1000个到3000个,无论从刚开始的录入,还是后期的维护,工作量都是成倍增加的;

③ 信息变更维护困难。设想一下,若该客户有100种产品都要用到某家公司的某项材料,有一天,万一该家公司倒闭或者其他原因,无法向它采购原材料,那么修改的工作量有多大?要重新编写品号信息,最主要的是,要去修改这100种产品的BOM。显然这是一项巨大的工作。若物料编码中,不含供应商信息的话,发生这种情况,只要修改一下材料的供应商就可以解决。

因此,遇到类似客户指定供应商的问题,企业还需另找解决之道,不要再在编码上下功夫。

误区二:随机编码,查询困难

随机编码,就是系统自身对物料进行编码。这种自动产生的编码,由于是随机的,内部之间没有必然的联系,记忆起来困难。

有些企业,刚开始信息化的时候,往往对物料编码不是很重视。认为公司物料不多,数来数去不过就百种左右,不用编码了,用随机数字就可以了。结果,随着企业的发展,物料越来越多,从100种增加到1000种。由于数字缺乏逻辑,最后,要找某种物料时,都无法从编码查找了,要从规格,描述等字段进行查找,大大降低了工作效率。

物料少时,随机编码还可以使用,等到物料一多,人的脑子再聪明,也不可能把成千上百的物料编码记得清楚。因此,在一开始进行信息化规划的时候,就要避免使用随机编码。

误区三:编码用数字,新手难胜任

有些企业,特别喜欢用阿拉伯数字,认为数字简单方便输入,其实不然,利用全数字作为物料编码时,企业在以后操作时,会遇到如下问题:

① 新手难以很快接受。众所周知,现在企业员工的流动是非常频繁的。当企业招募新员工时,总希望其能够快速的进入角色,为企业创造价值。可是,新员工一进公司,开始进行业务时,却要先消化一堆枯燥的数字,需要一定的时间。

如有一产品编码,一共9位,第1、2位为产品大类,共六类;第3、4位为产品中类,共12类,第5、6位为产品小类,共25类,最后三位为流水码。要把6大类,12种类,25小类与阿拉伯数字对应起来,写写可能很容易,但是,若要把它记入到人的大脑中,可是个不小的工程。

② 数字编码只有一线操作员熟悉,中层管理人员,操作困难。ERP是一把手工程的观念已经深入人心。倘若一把手等管理人员,无法识别使用这些数字的编码,那应用ERP来提升管理水平也就成了无稽之谈。因此,在制定编码时,要考虑大家的接受程度及是否方便使用。

其实把英文字母同阿拉伯字母混合使用,就是一个不错的主意。如上例,我们可以把大类、中类用带有相关含义的英文字母表示,小类由于数量过多,可以用英文字母表示也可以用数字表示。

误区四:编码缺乏增长空间

有些企业,在编制物料编码时,只考虑到眼前的产品,而没有预见到未来几年内的发展情况,最后,导致编码无法满足未来增长的业务需求,缺乏增长空间。

因此,在设置编码时,要为后续的发展留下必要的空间。可以从以下几个方面考虑:

① 在考虑类别码的编码时,要一一列举出现在及将来可能用到的类别,大类要尽量的合并,中类要适当区分,小类要尽量的明细,这有助于使用。因为最后查询时,往往小类的编码在其中起着关键作用;

② 流水号要多留几位,因为按照查询习惯,一般查询都是根据前面类别码查询,在查询时,一般不会用到流水号。所以,流水号多少不会影响到查询的效率,故,可以为未来的发展留足够的位数,而无需面对因业务增长编码数量捉襟见肘的局面。

误区五:特殊客户内容,混入物料编码

如今,制造企业中贴牌生产越来越多,给企业的管理也带来一定的难度。如一家生产卷尺的公司,给一家客户贴牌生产,客户要求其产品上贴他们公司的标签。该公司就为该产品特意编了一个代码。其实,除了标签不同外,产品没有任何差别。

此时,若只贴牌生产一种牌子还可以应付过去,但若贴牌10种产品呢?再这么做,就会有些手忙脚乱。其实,这几家客户的产品都可以通用,只要把标签换一下就可以了。但面对同一种产品的不同编码,系统就会认为这些产品是不同的东西,而无法通用,为生产带来混乱。

其实,在ERP中有个概念,叫做客户化BOM,通过特征件来解决此种需求。因此,在物料编码时,无需把客户化的东西,放到编码中去,可以用客户下订单时指定不同的参数,来解决这些商品的区分问题。(end)
文章内容仅供参考 (投稿) (如果您是本文作者,请点击此处) (6/29/2011)
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