ERP内部集成涉及的基础数据介绍

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欢迎访问e展厅 展厅 1 企业资源计划ERP展厅 企业资源计划ERP, 供应链管理SCM, 客户关系管理CRM... 运行ERP内部集成涉及到的数据很多，这里只介绍其中最基本的数据，这些数据不仅都是运行MRP系统必不可少的，对尚未实施ERP的企业同样值得关注。 实现信息化管理是企业走向全球化的必由之路，打好基础非常重要。企业哪怕暂 时不上ERP系统，但是如果能够按照ERP系统的要求，打好信息化管理的基础，一旦上ERP系统，将会如瓜熟蒂落、水到渠成一样，很容易转换，大量数据资源可以得到保护，继续使用。同时，也将会大大缩短ERP项目的实施周期。 1. 数据规范与准确性 在介绍基础数据之前，先要对信息化数据的要求和数据的类型有一个基本了解。 1．1 信息化管理需要绿色信息 我们曾经强调：信息集成的首要条件是信息必须规范化，或者说必须有统一的标准。 数据的准确性是保证ERP项目实施成功的必要条件，而信息规范化又是准确性的前提，没有规范就谈不上准确。数据的及时性、准确性和完整性是企业信息化管理的基本要求。这里，“及时”指必须在规定的时间进行和完成数据的采集和处理，数据的价值是有时间性的：“准确”就是必须去伪存真、符合实际；“完整”是指要满足系统对各个数据项规定的要求，没有疏忽和遗漏。这3方面要求缺一不可。 软件的功能再强，也难以分辨数据的真伪，最多只能做一些逻辑判断。如日期的先后、字段或数字的位数、是否大于或小于某个值等。例如，数字应当是10000，如果录入10001，计算机同样接受，但如果规定是5位数，录入了100000，系统会提示：位数不对。人们比喻说：计算机最讲诚信，不论人跟它说什么，它总认为是真实的。换句话说计算机是一个“聪明的大傻瓜”，它有很强的运算能力，但却分辨不出真伪。对计算机讲假话，你得到的回答只能是没有意义的废话，国外叫“垃圾进、垃圾出”。数据不准是实施ERP失败的重要原因之一。因此，企业在实施ERP内部集成系统之前，一定要下决心，用严肃认真的态度，采取必要的严厉措施，保证各项数据的准确与完整。一定要把“保证数据准确”作为一项质量问题对待，纳入到全面质量管理(TQM)的范畴，建立必要的激励机制，严格管理。 数据准确从广义上讲还有合理性的含义。但是数据的合理性不是在录入数据时就能完全做到的，要在实施和应用的过程中，不断运用工业工程学的原理，如工作分析、物流与设施布置、激励机制等，对输入数据的合理性作反复验证。只有这样才能真正做到提升管理水平。 1．2 保证数据准确的措施 Computerworld根据TheDataWarehausinglnstitute2003年3月的一项统计，不正确和“劣质”的数据使美国的商业每年损失611亿美元(不限于信息化)；这确实是一个骇人听闻的天文数字，至少可以说明数据不准的严重性，姑妄听之。另一个问卷调查，调查了647个采用了数据仓库和电子商务智能的单位，其中有一半没有任何改进数据质量的计划：在这种情况下，商务智能(B1)的应用只能像是在过愚人节。 我们不妨把范围再缩小一些来看数据差错造成的浪费和损失。据美国食品杂货制造协会(Grocery Manufacturing Association，GMA)2003年9月的一个统计，管理人员12—23％的时间在用来纠正定单和发票的错误，销售收入损失的3—5％是由于库存数据不准造成的，每纠正一个样本上的错误要花费60～80美元……。 可见，数据不准造成的危害是非常严重的，由于缺少这种后果的数量化，往往被人们忽略。信息化管理需要的是简洁的、反映真实情况的、对管理决策有价值的、没有污染的绿色信息。 为了做到数据准确，有一些工作应当引起注意。 ●企业高层经理要把“数据质量”作为一种严肃的质量问题看待，是全面质量管理的一项重要内容。不良数据会产生“质量成本”，同样会影响企业的竞争优势。企业必须不放过任何影响“数据质量”的因素，加以彻底解决； ●把重视数据准确作为树立全员质量意识的企业文化对待； ●培训员工，使人人都了解真实数据对管理的重要性，了解ERP系统对数据的要求； ●健全责任制，建立鼓励员工提供正确数据和信息的激励机制和奖惩制度； ●定期清理数据，改进数据流和业务流，清除冗余和无用的数据； ●建立自检和例行的审计制度，发布数据质量通报； ●创造必要的物质条件，为数据准确提供保证。例如，足够的仓储设施保证物料分类存放，便于存取和盘点；添置必要的计量仪表和相关设施等。 2. 数据类型 通常，我们把各种管理数据归纳为3种类型。 1．静态数据(或称固定信息)。 一般指生产活动开始之前就可以着手准备的数据，如物料清单、工作中心的能力和成本费率、工艺路线、仓库和货位代码、会计科目的设定、供应商管理文档和客户文档等。由于我们所处的客观环境总是在不断变化的，因此，即使是所谓静态也只能是相对的；就是说，静态数据也要定期维护，保持其准确性。系统运行时，访问静态数据一般不作处理。 为了缩短ERP系统的实施周期和投资回收期，在大量投资之前，就可以在接受和理解ERP原理的基础上，着手准备各类静态数据。 2．动态数据(或称流动信息) 一般是指经营生产活动中发生的数据，不断发生、经常变动。如客户合同、库存记录、完工报告等都是不断会增减修订，一旦建立，就需要随时维护。当我们说“实时企业(RTE)”时，对企业内部来讲，就是指所有的相关业务部门和人员，不论地处何处，都能够实时地掌握动态数据。如果是管理整个供需链，还必须有相应的信息技术和远程通信设施支持，才能实现。 3．中间数据(或称中间信息) 中间数据是根据用户对管理工作的需要，由计算机系统按照人们设定的逻辑程序，综合上述静态和动态两类数据，经过运算，形成各种报表。它是一种经过加工处理的信息，供管理人员掌握经营生产状况，进行分析和决策。 ERP内部集成系统中的主生产计划(MPS)和物料需求计划(MRP)都是根据静态和动态数据加工处理后生成的中间信息。进一步说，基于数据仓库和数据挖掘技术的业务智能(B1)系统提供的信息也属于中间信息。 如何综合处理静态和动态信息得到中间信息，完全是根据管理特点的需要，制造业中的不同行业和企业对中间信息的报表形式的要求是不同的。因此，作为一个ERP管理软件，“报表生成工具”是必不可少的(有的软件叫做“报表生成器”)。这样的工具应当便于不具备太多计算机知识的一般管理人员使用。MRP／ERP软件会提供大量基本的、各类制造行业都会用到的中间信息报表，只有当人们对MRP/ERP原理理解得比较透彻，才能有效地发挥这些中间信息报表的作用，项目实施进程中的原型测试模拟，就是要着重解决这个“理解”问题。 在一个信息化管理系统中，静态和动态数据是输入数据，中间数据是经处理后的输出数据。如果输入的数据是不可靠的，那么加工处理后输出的中间数据也是不可信的，不能依靠它做出正确的决策。一项中间数据的生成，需要依据由多个部门提供的静态和动态数据，是实现信息集成的结果。这也是为什么要强调把维护数据准确、讲真话，作为一种企业文化来提倡，没有这种文化，要实施信息化管理是很困难的。早期APICS的一些专家曾建议考核实施MRPⅡ的企业时，把实施水平分为A、B、C、：D 4级，其中，数据准确性是考核的主要内容。 3. 主要基础数据 运行ERP的内部集成系统(MRPⅡ)必须先建立一系列最基础的数据，这对任何制造业的ERP系统基本上是相同的，已形成一种默认的标准。主要基础数据的相互关系及输入顺序如图12．1所示。图中各行数据上下排列位置只是为了便于用连线表达其相互关系，在同一行中的数据有录入先后的要求，如先有仓库，后有货位，设置仓库货位后，才能运行仓库管理等。 图12．1中的数据可分为以下几种主要类型。 1．物料与产品信息(图12．1中第4行) 我们在第4章介绍过，产品信息是通过物料清单来描述的。物料清单中所涉及的物料，都必须先建立好文档，也就是物料主文件或主文档(英文是itemmaster、itemrecord或partmaster)。一种物料可能用于多种产品，但主文件只有一份。这就象企业里的员工可以在各个部门之间调动，但人事档案只有一份。没有建立物料文档的物料不能进入物料清单，系统会不认，屏幕上会出现提示：“没有这个物料”，中止运行。 在建立物料主文件之前，要对每个物料进行编码，赋予惟一的物料号。在编码之前，还要确定所有物料的分类。 2．能力信息(图12．1中第2行) 物料计划是一种需求计划，要与能力计划相伴运行，处理好供需之间的矛盾。需求占用多少能力资源是通过工艺路线文件及其时间定额来确定的：在ERP内部集成系统中主要的能力资源是工作流中心，工作中心又是属于某个车间或部门的，都要事先定义好。各种作业活动只能在工作日进行，遇到非工作日(周末、节假日、设备检修)，系统在计算时会自动越过去。因此，必须设定适用于各种情况不同的的工作日历。例如，公司总部、分公司、分厂、车间、甚至工作中心都可以有自己特定的工作日历，用不同代码表示。 3．库存信息(图12．1中第5、6两行) 运行物料需求计划必须知道物料的可用量，也就是可以参与需求计算的数量。各种物料按照定置管理的要求必须有存放地点，也就是仓库与货位。所有物料的入库、生产作业的领料、出厂产品的提货，都需要有具体的仓库和货位信息。 4．财务成3-信息(图12．1中第3行) 要实现物流与资金流信息集成，每种物料要有对应的会计科目。为了建立责任会计制度、控制成本，要对总部、分厂、车间、部门或工作中心设置利润中心或成本中心。 5．需求信息(图12．1中最下一行) 所有计划都是为了满足市场需求，必须先有需求信息(包括预测和合同以及企业内各部门之间的需求以及潜在用户的信息等)才能编制生产计划。关于需求管理。 6．供需方信息(图12．1中最上一行) 系统执行采购作业，必须先建立供应商文档：执行销售作业，必须先有客户信息。这里的供需方信息是最基本的静态数据，如单位名称、单位代码、主要业务、负责人及联系人、地理位置和地址、电话传真电子邮件、银行账号、付款方式等。ERP扩展的客户关系管理(CRM)和供应商关系管理(SRM)系统要提供大量动态的详细供需方信息，包括客户对企业的重要性，客户的信誉及交易额的限度，供应商的供货业绩记录等。 可以看出，以上这些信息，都是运行MPS／MRP系统不可缺少的必要信息。这些信息中，第1、2、4、6项和第3项中的仓库与货位是静态信息，其余为动态信息。动态信息一般在建立静态信息之后建立。例如，在物料信息建立之前，无法建立库存信息，因为不知道库存为何物。在客户信息没有建立之前，也无法建立需求信息，因为不知道同谁签订合同。这些信息之间有一种“先导和后续”的关系。有些静态信息本是企业的管理基础工作的内容，其中不少是IS09000所要求的必要文档中的数据，在实施ERP系统之前就应当具备，说明ERP同ISO 9000在规范化管理方面的要求是一致的。但在现实中，国内仍然有不少通过了ISO 9000的企业却拿不出这些数据，这种现象应该说是极不正常的。 我们之所以称这些为基础数据，因为它们要回答制造业的一系列企业经营生产最关心的问题。如表12．1所示。 以上各种数据信息，有些同现行管理所用的数据可能会有一定出入，有的需要适当加工，有的则要经过分析以后才能确定。对有些企业，准备规范化的数据会有相当大的工作量，但是，这些规范化的数据对一个管理信息系统是绝对必要的。实现信息化管理需要开拓信息，数据准备工作不少是属于“信息开拓”的内容，是实现信息化必须做的。只有用积极的态度及早动手准备，才能为实施ERP内部集成打好基础，并缩短实施进程。 下面我们再用业务流程同内部集成系统应用的图示，来说明要处理的管理问题、用到的系统和基础数据之间的关系，供读者参考。如图12．2所示。 每项数据除明确定义外，在编码时，还要注意它的字符类型以及字段长度。各种软件会有不同的规定。字符类型通常分3类。 字符型(alphanumeric) 由任意字母、数字或符号(键盘上的任何字符)组成，采用字符型的数据如物料号的代码，供应商及客户的代码等；通常用“A”或“A，n”(n为位数)表示。 整数型(integer) 无小数的数字，如物料的件数(不允许是0．5件)；通常用“I”或“n，0”(n为整数位数)表示。说明日期的天数一般也是整数型，但有的软件允许日期有小数。 实数型(real) 有小数的数字，如金额数、重量数等；通常用“R”或“nl，n2”(n1，n2为小数点前后数字的位数，或总位数与小数位数，不同软件有不同的定义)表示。 至于字段的长度，不同软件的设置是有出入的；有的软件很灵活，可以由用户自己任意设定。但要注意，字段长了并不一定是好事，不但会增加输入的工作量，而且会增加出错的几率。本书会提到一般软件通常采用的字段长度，或者说是一般软件允许范围内的最小字段长度；在这个长度范围内，各种ERP软件基本上都可以适应，企业在打好信息化要求的管理基础时(也就是在购买软件之前)可以放心参照。(end)

文章内容仅供参考 (投稿) (7/11/2009)