物料编码和主文件分析

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欢迎访问e展厅 展厅 1 企业资源计划ERP展厅 企业资源计划ERP, 供应链管理SCM, 客户关系管理CRM... 物料编码的基本要求 物料的编码要求，有以下几点。 1．识别物料 计算机识别和检索物料的首要途径是物料的代码，通称物料号(itemnumber或partnumber)。各软件的叫法很不统一，也有叫项目号、物品号、识别码、物件号、零件号等。有的软件也可以通过物料名称的拼音字母顺序来检索物料，但物料号总是检索的第一选择。 2．唯一性 物料编码最基本的要求是物料号的惟一性(或称不二义性)和字段长。所谓惟一性就是说，同一种物料，不论出现在什么产品上，只能用同一个代码；而不同的物料，那怕有极微小的区别也不得用同一个代码。通俗地讲就是：“一个人不能起两个名字，两个人不能用同样的名字”。如果一个零件经过修改，就必须更改编码(可以加一个说明版次的后缀)，并说明它的有效期，以免造成管理上的混乱。 3．字段类型 物料号多为字符型，字段长度有一定限制，各个软件规定不一，但一般为15～20位(空格也算位数)。物料号的位数过长会增加系统的存储空间，增加录入时间，而且容易出现差错。确定物料号时还要考虑所选协同软件的其他查询功能，若软件可以通过其他代码(如分类码、分组码)查询，在物料号中不必考虑过多的标识段，以免重复并增加字段长度。对那些在各类商场销售的产品，编码要遵守中国物品编码中心有关条码设置的规定(如厂商识别、商品项目、校验码……等)。 4．应用自动识别技术 在物料编码问题上一定要结合条码技术应用。随着条码技术的发展，二维条码可以包含物料的更多信息(例如：批号、工艺记录、作业的指导性信息等等)，已经在国内一些企业(如汽车制造)得到普遍应用。此外，无线射频识别(RFID)技术在ERP系统数据采集应用方面，将随着这些装备设施成本费用的下降，在一些行业会有所应用。 5．集团统一编码 对一个集团性质的企业，在物料编码问题上，不仅要保证一个分公司、一个工厂物料编码的惟一性，而且要从集团全局的角度，考虑整个集团所有产品和物料编码的惟一性，建立物料编码标准。举例说，一个以家电为主导产品的集团企业，有几家分公司生产不同类型的制冷产品，如电冰箱、空调机、冷柜等，它们之间有共用的物料是很自然的事。这时编码的惟一性就不能仅仅限于一种产品类型，而是要全集团统一考虑。否则，因为不同分公司产品的备件往往是在一个地区仓库里集中管理，而不是按分公司分别设立的，如果没有从集团总体考虑物料编码，很可能在备件仓库出现重号的问题，造成管理上的混乱。 另一方面，如果集团对大宗物资采用集中采购，集团所属各企业必须对这类物资使用相同的物料号，以便汇总。 6． 不同图纸的同一性 如果一家企业从不同的国家引进技术图纸(例如分别从日本和德国引进的机床制造技术)，来源不同的产品图纸中，极可能有图号不同、但零件完全相同(材质、形状、精度等)的物料，对这种情况需要注意，如果几种产品是经常同时生产的，最好予以重新编号，以便汇总安排加工计划和采购计划，减少不必要的无效作业。 7．区别零件与毛坯 传统的做法，往往把零部件的毛坯(铸坯或锻坯)上铸上零件的图号，如汽车发动机箱体铸件等。这时，必须把毛坯的编码同加工后的零件编码区别开来。铸件可后缀字母“—Z”字或一个数字，因为铸件是要单独定货和储存的，并单独计算成本和结算，不能同加工后的零件混为一谈。 物料编码含义问题 1．无含义 在有物料分类的情况下，物料号可以是无含义的，按顺序数字编号。这样做有很多好处，例如： ●代码简短、存储量少(6位数就可以满足近100万种物料的编码，即100000～999999：只要再增加一位数，即7位数，就能近1000万)、保证惟一性，易于发展和扩充； ●全部采用数字，可防止数字同字母的混淆(如数字0与大写英文字母O：数字1与字母I；2与Z等)，减少差错； ●方便录入(可以按规定的指法，用计算机键盘右侧的数字辅键录入)，提高录入速度，减少差错，对不熟悉英文键盘的业务人员使用要方便得多。 为了能够按顺序正常查询，尽管数字编号的长度可以不同，但不要用0作为代码左方的第一位数，要考虑方便检索的要求。 2．有含义 物料号也可以是有含义的，例如，将总位数分成几段，依次表示产品、部件、零件、版次或其他标识(例如：XXXX-XXX-XXX-XXXX-X)。这种传统的编码方法在很多机械制造厂是非常普遍的。 随着设计标准化、系列化、通用化的发展，一种零件在几个产品之间相互“借用”的情况会越来越多。这种“借用件”实质上已经是一种通用件，不宜再采用依附于部件或产品的编码方法，而应当赋予一个象征通用件的编码(例如，T-XXX)：不然，当有些产品已经淘汰了，而借用零件还挂着标识产品的编码标志就不合适了。 有些产品，往往用几个段落表达产品的规格，如钢管编码用几个段落依次表达产品码、品种、外径、壁厚、钢号和螺纹码，例如，将总位数是15位的编码分成6段：9C13970772N800L，比较直观，也是可取的。 3．混合应用 还可以采用代码中某些位数是有含义的，而另一些位数是无含义的流水号，结合起来编码。例如：XXX—)(KX，前3位是产品代码(有含义)，后3位是零件的序列号(无含义，零件数量少于999)。这里的下划线如果用空格代替，虽然是可行的，但如果录入时忘了空格不容易发现。 其他注意事项 1．物料特征 对定单组装类的产品也可按基本组件、可选件和通用件分别标识。例如：赋予不同的前缀号，或以某些字符作为物料号的前几位代码。 2．物料号与图号 设计图号如果能保证惟一性，而且字段长度不超过规定，考虑到企业多数员工已相当熟悉，也可以用图号作为物料号。各种ERP软件都能列出物料号同图号的对应关系，但只以物料号作为检索依据。我们应当明白：图号是识别图纸用的，而物料号是识别物料用的，尽管有时两者会完全相同，但它们的性质和目的是不一样的。 3．成组码 成组技术采用的成组编码，由于它不是惟一的，不能作为物料号。必要时，可在物料号中用某些位数反映成组特征，供编制计划时参考。有些软件中设有“成组码”，便于把某个时期内(如1周)工艺相似的零件组织到一起生产，减少准备时间。成组码并不是一个完整的成组代码，主要是为了标识对编制计划有参考意义的工艺特征。在软件设有成组码的情况下，物料号中不一定要考虑成组特征的含义，要尽量简化。 4．来源不同的物料 同一种物料，例如，冰箱的压缩机、拖拉机的发动机，来源不同，应当用基本物料号加后缀来处理。但是同一种零件，如油泵上的油嘴偶件或柱塞偶件，由于公差不同而划分几个档次，只有同一公差范围内才可以互换，可以通过诸如批次代码来处理，不一定要改变物料号，要根据软件功能和管理要求的具体情况确定。 5． 自制外购区分 同一种物料，同时有自制和外购两种来源，不同来源的成本会不一样，或有批号跟踪的要求，可以有各种处理方法。这种情况多数是以自制为主，在自制能力不足时，部分外购。可以从加工单中划出采购的数量，系统生成采购单，用采购单代码跟踪，不一定要给予不同的编码。通常要结合软件的功能设计具体研究，灵活运用。 国外对实施ERP有一种诙谐的提法：要KISS(Keep IT Simple and Standard)，就是越简单越标准越好。千万不要把本来是简单的事搞复杂了，这是一条基本原则，不仅在物料号上要遵守这个原则，在任何地方都要用到这个原则。人们容易把简单的事搞复杂了，但要简化复杂的事就比较难。 6．慎重编码 一些软件对设定好的物料号不允许轻易变动，如要修改，必须先把所有与该物料相关的记录(如库存、加工单、会计科目等记录中有该项物料时)统统清除干净，这是一件十分麻烦的工作。因此，确定物料号的编码原则要特别慎重，不但要考虑当前的方便，而且要考虑今后发展和扩充的需求。 相关的对照代码 同一个物料，在不同情况下会有不同的代码，如图纸号、国标号、供方代码或需方代码等。ERP软件应当满足能够录入对应参照代码的功能。 1．国标 一种物资的国家标准(如GB)之下还会有许多规格，必须在物料号中明确表达出来，不能只简单地以国家标准作为物料号。 2．供需方的代码 采购件在供方有其自己的物料号，同样，销售件在客户方也会有其自己的物料号，都应当记入相应的对照编码字段中。一旦建立了这些相关的代码，在检索物料号时，会自动与物料号同时显示出来。在签订采购合同或销售合同时，对照代码也会自动显示在相应的字段上。 3．销售要求的代码 有些产品的销售出库记录，如汽车，要包括汽车编号、汽车底盘号、发动机号、汽车类型、颜色等；家电行业的产品除产品号外还要有序列号。这不属于对照代码的概念范畴，可以用二维条码来处理，或采用专用的程序。 4. 物料主文件 必须为每一种物料建立一份文档，称为物料主文件或物料文档，说明物料的各种参数、属性及有关信息，反映物料同各个管理功能之间的联系，通过主文件来体现信息集成。物料主文件中包罗的数据项很多，一般都要用多个屏幕画面分类分页显示，每一页对应一项业务，便于查询和明确维护数据信息的责任人。举例说明如下。 1．主要同设计管理有关的信息 如机电产品的图号或食品、药剂、烟草的配方号(或原料、成分)、物料名称、重量、体积(对比重小或占空间大的物料需要说明，如空心构件、箱体或棉花包)、设计修改号或版次、生效日期和失效日期等。 一个物料在不同产品上的用量是不一样的，因此，物料的需用数量只在物料清单上标识，在物料主文件里是无法说明的。这也是为什么许多ERP软件把物料主文件同仓库、货位、批次等文件一起，放在物料管理或库存管理子系统中维护；而把物料清单同工作流中心、工艺路线等文件一起，放在制造数据子系统中维护的缘故。 2．主要同物料管理有关的信息 如计量单位(计量单位可以是单体(件、盒、箱……)，也可以是长度、重量、面积或体积单位。采购、销售与存储可能采用不同的计量单位，存储与发料又可能采用不同的计量单位，这种情况要有相应的换算系数。例如，盘钢采购计量单位是吨，发料是米。紧固件采购单位是盒，发料是件等)、成品率(18．4．3节)、ABC码(18．6．1节)、循环盘点间隔期(18．6．2节)、默认的仓库和货位、分类码、现有库存量、安全库存或最小库存量(18．3节)、最长存储天数、最大库存限量、批量规则及调整因素(18．4节)等。对那些有有效期和易于变质的物料要规定复验周期或保质期，到时系统会发出警告或提示。对外购件来讲还应有采购员码、主要和次要供应商管理以及物料在供方的代码等。 3．主要同计划管理有关的信息 如处理方法的分类代码、独立需求(MPS运算)或相关需求(MRP运算)标识(有的物料如备件及可包装或不包装的产品，都可以是既是相关需求件又是独立需求件，软件必须满足这个要求)、需求时界和计划时界、固定、变动和累计提前期、低层码、计划员码、成组码、主要工艺路线码(当物料有几种加工方法时)等。 4．主要同销售管理有关的信息 如销售员码、计划价格、折扣计算、佣金、物料在买方使用的代码等。 5．主要同成本管理有关的信息 如标准单位成本、实际单位成本、采购费等。 6．主要同质量管理有关的信息 如批号、待验期、复验间隔天数、最长保存期等。 以上数据中有些直接影响MRP的运算结果，如提前期、成品率、安全库存、批量规则等，在确定这些数据时要特别慎重。 物料主文件中会包含一些动态数据，如现有库存量、实际成本等，它们与有关程序集成，可以随时显示更新的数据。(end)

文章内容仅供参考 (投稿) (7/11/2009)