实施物流系统的价值

作者：用友软件咨询实施顾问 励 江

欢迎访问e展厅 展厅 1 企业资源计划ERP展厅 企业资源计划ERP, 供应链管理SCM, 客户关系管理CRM... 物流管理虽然只是ERP的一部分，但却是ERP的基础，涵盖了企业物资进出及内部流转的管理链路，以笔者从事物流系统实施工作的结果来看，物流管理系统的实施，具有以下重要的价值。 物流管理（销售、采购、库存）属于企业的基础管理，也是ERP系统的基本组成部分，具有重要的价值。但是，有部分企业认为物流管理没有什么作用，认为只有实施完整的ERP系统才能发挥信息化系统的作用，忽视了实施物流管理对企业管理的重要意义。实际上，物流管理虽然只是ERP的一部分，但却是ERP的基础，涵盖了企业物资进出及内部流转的管理链路，以笔者从事物流系统实施工作的结果来看，物流管理系统的实施，具有以下重要的价值。 一、 建立了信息标准，规范了基础数据管理。 这里所说的信息标准指的就是企业对物流系统相关信息的准确描述。一般而言，企业物流的基础信息包括客户档案、供应商档案、存货档案、部门设置、岗位设置等，这些信息在实施物流系统之前虽然也存在，但大多以个人记忆形式存在，缺乏准确、系统地描述，业务的进行也是在这种模糊信息的基础上发生的。在这种情况下，同一个客户有可能被赋予不同的名称和代号，同一种材料也有可能有很多叫法，一种原材料是不是要根据不同的属性定义为不同的编码，不同的部门有不同的说法。这种情况的出现就像是我们虽然在同一个国家，却在应用不同的方言，技术部说的是广东话但生产部说的是上海话，生产部要与技术部沟通就要懂广东话，否则工作就没法开展，如果听个一知半解，领会错了意思，就会引发业务处理的错误。 通过建立物流体系，会对系统涉及到的所有基础信息进行整理，定义出基础档案的编码标准和管理规范，消除内部沟通过程中的方言问题，从而使各部门能以共同的标准对业务信息进行描述，避免理解误差。 二、 打破了部门信息壁垒，降低了信息沟通成本。 在没有应用物流信息系统之前，企业物流部门之间的信息交流主要通过报表、会议、电话、交谈等方式实现，在这种方式下，信息的拥有者虽然了解这些信息，但受到沟通方式的局限，信息的需求者获取的只能是片面的、被动的、不准确的、不及时的信息，这就意味着信息链的下游无法全面、准确、及时地对上游信息进行处理，也就意味着企业中的部门不能协调一致的开展工作。换句话说，部门间信息沟通的不畅会导致整个企业协同工作效率的下降，而这个问题很难通过手工方式加以解决。 如果应用了物流系统，情况将有很大的改观。 首先，信息的传递不存在不及时的问题。信息一旦在某个部门生成，就可以被所有需要的部门查阅，毋须等待时间。其次，信息通过物流系统传递不会失真，避免了人为引起信息传播误差的可能。再者，信息的获取方式从被动式变为主动式，信息链下游部门不再依赖于上游部门提供报表等媒体，只要有权限，就可以获取需要的任何数据。总之，物流系统的应用改变了部门间信息沟通的方式，保证了信息沟通的效率和质量。 三、 规范、优化了业务流程。 工作程序总是存在的，但多数企业除了财务报销方面有较为明确的规程外，很多业务都没有明确的流程规定。采购计划如何确定、采购业务如何开展、领用物资要办什么手续、销售发货应如何办理等业务的处理虽然会有习惯性做法，但未必是合理的，而且会依经办人或负责人的不同而发生变化。企业中这种流程的不明确，与部门、岗位职能的定义不明确有很大的关系，而受到影响最明显的则是部门间工作交接的接口。如果这个接口是模糊的，就会造成工作中大量的反复，严重影响流程运行效率。 在实施物流系统的过程中，会对相关的部门和岗位进行明确的职能定义，规定其工作的范围、内容和要求，并在此基础上形成工作流程定义，明确规定工作链条中每一个环节的负责人（岗位）、所要做的工作、如何做、如何与下一环节进行交接等内容。在形成了流程规范后，还可以在物流系统中进行设置，确保在系统中只能按规定的流程开展业务，从而保证了业务流程的规范性。 通常，业务流程的优化对企业运行的影响十分巨大。通过业务流程优化，原先不合理的规定被去除，不必要的程序被简化，业务的区分变得简单明了，再也不存在相互推诿的情况，业务运行的效率得到大幅度提升。 四、 降低了对基层业务人员能力的要求。 物流系统的应用虽然要求业务人员具有软件操作的能力，但对基层业务人员的要求却降低了。举个例子，在手工管理模式下，库管员通常有三个职能，一是实物收发存管理，二是记账，三是算账。而在应用了库存管理后，库管员只需要能在系统中输入收发单据即可，既不用登记账簿，也不用知道存货的价格，更不需要计算存货的成本，甚至连报表也不需要编制了，因为这一切都由电脑代劳了！ 五、 降低了岗位变动成本。 大家都知道在新员工上岗前应该对其进行充分的培训并做好新老员工的工作交接，才能安排其上岗，但多数企业做不到这一点。经常的情况是新员工到岗，老员工离岗，甚至这边新人还没到，那边已然走人，留下一大堆事情等着新人来处理。试想，在一个陌生的环境下，处在一个陌生的岗位，面对着并不完善的历史资料，有多少人能很快把工作做好？我想，即使是悟性很好的人，没有1个月，恐怕也不能很好的接替一个陌生的岗位。 但如果已应用了物流系统就大不一样了。首先，将会有一份详细、明确的工作流程交给继任者，对照自己的岗位，他能够很快知道整个业务流程的顺序，知道自己上下游的业务环节是什么，知道自己应该做什么。其次，还会有一份详尽的岗位操作手册交给他，通过对手册的学习，他将很快知道他的工作应如何开展，业务该如何处理，软件应如何操作等等。最后，我们可以简单的把原岗位的操作账号交给他，这样他就可以很方便的查询这个岗位原先所作的所有业务，并以此为基础开展新的工作。 能有这样的效果，其根本原因是物流系统的实施天然的留给了新员工培训所需的一切资源，整个过程不仅方便快捷，也不需要组织专门的培训，可谓省时省力。 六、 减少了手工作业，提高了业务质量。 使用软件系统与手工操作在形式上有很大的不同，手工模式下所有的单据、账簿、报表全部是由经办人手工填写的，所要填写的内容都是由经办人根据印象、习惯和自身理解填制，如果填写字迹不清或表述含糊，就会影响后续工作。如果是应用软件系统，因所有基础档案如客户名称、产品名称、规格等都已预先存在于软件中，操作方式就会由手工填制变为选择输入，保证不会出现错误。另外，软件还可以对要求输入的项目进行规定，以确保必要的信息不会遗漏或错输。 七、 为财务核算提供了准确的数据来源。 物流管理的实施对财务部是个解脱，因为在实施物流管理之前会计总在忙着记账，忙着和各个部门对帐，每月能用5天时间结帐就已经是很高的效率了。在实施了物流系统之后，销售部、采购部、库管部的所有业务数据都可以传入到财务处理系统中，成为财务核算、记账的来源。财务会计再也不用忙着和各部门对帐，仔细、精确的核对业务部门所作的单据就成为财务核算唯一的关键。毫不夸张地说，应用物流管理系统后，只需要1天时间就可以准确地完成结帐、出报表的工作。 八、 能为经营决策提供准确、翔实的数据。 随着物流系统的应用，系统中存储的信息就会越来越多，这就为信息的统计和分析提供了便利。在手工运行模式下，业务经营过程中虽然发生了大量的信息，但能记录下来的少之又少，大量信息只存在于各业务经办人的大脑中，随着时间的流逝和人员的更替，我们将难以收集这些历史信息，更难以进行统计和分析。但如果有物流系统，这些信息将被原原本本的记录下来，想要统计某个供应商的交货情况、想要对比某个产品的销售状况，系统都可以给出准确地统计报表，从而为企业的管理者提供了科学的决策依据。 九、 通过改革工作模式和方法，改变了各级主管和业务员的思维模式，从而帮助他们提高了业务能力。 一开始，各级主管和业务员可能只是被动的接受物流系统，在实施过程中也可能因为一些挫折而产生动摇，但是，随着系统的逐步应用，他们会慢慢体会到系统所提供的便利，进而喜欢上这套系统。当系统的应用到达一定的程度时，各级人员的思维模式就会自然的与物流系统的设计思想趋于一致，当发生新的业务或问题时，就会自觉地与系统结合，就会考虑如何与软件结合、流程如何规定、由谁来处理、怎么处理等问题。当各级人员的认识达到一定的层次后，就会产生新的需求、会挖掘软件的功能、会设计新的解决方法。当旧的系统不能满足整体应用的需求后，就会提出用更好更强的系统来进行取代，以进一步提高管理能力和运行效率。 十、 为全面实施ERP奠定了基础。 ERP是为企业整体资源的协调和优化设计的，其核心是计划管理。但计划管理的基础是稳定的物流管理，如果物流管理体系本身就是混乱的，销售接单没有规程、发货无人负责、库房领用、发料无人管理，很难想象制定好的计划能被准确地执行，ERP所强调的计划的协调性就更无从保证了。所以，对于企业整体性的信息化规划来说，可以把实施物流管理放在ERP前面，在物流系统得到良好的应用后，实施ERP系统就成为简单、轻松的工作了。 (end)

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