论工作流技术在流程管理中的应用

作者：何晓葱 黄世祥

欢迎访问e展厅 展厅 3 CIO信息化管理展厅 电子商务/企业门户, IT运维管理, 制造执行系统MES, 流程管理BPR/BPM, SOA/SaaS/云计算, ... 一、引 言 全球经济一体化和技术更新速度的加快，给企业带来了更多的市场空间、更广泛的客户群、更有效的配置资源的机会。与此同时，顾客的需求的多样化、迅捷化、对质量的高标准要求也带来了更激烈的竞争压力。这些外部变化推动着企业组织的改变。而传统的按职能分工，“各自为政”的部门设置格局已经出现很多的问题，使企业运营效率下降。这使得流程型的组织形态开始出现，而支持这种组织的管理新方法卜— 流程管理的思想也日益成熟，伴随着这种思想的出现，一系列流程管理技术也逐渐地出现和发展，工作流技术正是其中的代表之一。 二、流程管理(BPM) 21世纪是信息技术飞速发展的时期，随着IT技术应用的普及和管理理论的发展，传统的按职能管理组织的企业内部问题逐渐显露出来。可以发现:按职能分工的部门格局，导致每个部门只关心本部门的事情，员工们并不关心企业整个经营过程及顾客的需要。过细的专业分工在提高劳动生产率的同时，把横贯组织内部的各种完整的流程割裂成若干部分，这必将导致员工们忽视了整个组织的使命，弱化了组织的整体功能。而任何职责的划分都不可能是十全十美的，流程中或者出现不属于任何部门管辖的空白区域，或者出现交叉管理的重叠区域，导致管理工作难以到位，使管理效率下降。面对这些问题，各种管理实践都在寻找更有效的管理理论来支持一种新型的组织模式，以适应时代要求。因此，一种新的企业管理模式— “流程式管理”开始出现。 流程管理是在20世纪90年代才开始提出的，因此对于这种新兴的管理理论目前为止还没有业界公认的定义和内涵，而流程管理的含义必然也会随着企业管理实践的发展而发展。中国国内具有代表性的观点是梅绍祖的描述:“流程管理(ProcesManagemenO就是一种以规范化地构造端到端的卓越业务流程为中心，以持续地提高组织业务绩效为目的的系统化方法。”流程管理一般包括3个层面:规范流程，优化流程和再造流程。它实际上是一种循环的发展的方法论。就是说流程管理不可能是一毗而就、一步到位的，它需要不断地循环、反复才能始终保持企业的业务流程是卓越的，也才能保证企业的核心竞争力。因此笔者归纳企业在应用流程管理的初级阶段的一般步骤如图1所示。 三、工作流技术 工作流是对相关的一组工作进行自动化和优化执行的一种信息技术。根据IBMAlmadenResearchCenter的定义:工作流是业务流程中的一种计算机化的表示模型，定义完成整个过程所需要的各种参数。这些参数包括对过程中每一个单位步骤定义、步骤间的执行顺序、条件以及数据流的建立，每一步骤由谁负责以及每个活动所需要的应用程序。由此可见，工作流技术能够支持企业业务流程的建模、流程的分析等方面。所以其最主要、最直接的用途就是管理企业的各种流程，实现企业流程的自动化。 运用工作流技术结合企业实际而建立起的工作流管理系统的生命周期一般包括过程定义、过程优化、应用系统开发及系统执行几个阶段。具体关系如图2所示。与流程管理的一般步骤进行对比不难发现，运用工作流技术能够很好地支持业务流程建模、流程仿真执行、流程优化这些方面。同时工作流管理系统还可以对实例进行实时监控和调度等，实现对企业流程的管理和控制。因此，我们可以把工作流技术应用于流程管理中，来管理组织事务，适应组织的发展。 四、工作流技术与流程管理 流程在企业中一直都存在，但在传统的企业组织形态中，各种流程并没有得到足够的重视。在那时，流程活动往往分散在不同的职能部门，并强行被割裂，流程的活动体现不出应有的联系，这必然会给全局流程的过程描述带来很大的困难，更不用说进一步优化流程。而流程管理其本质就是流程，企业打破原先的层级部门，按所有具有价值增值的作业活动重新组合，以流程为基础建立组织，这样使得组织内部的关键流程的走向十分清楚，更适合计算机化的处理执行。 我们所提及的工作流是包含流程管理各个阶段的集成技术，工作流在流程管理中的应用分为3个阶段:流程建模、流程仿真分析和流程优化。其具体体现在: 1.流程建模 根据企业中的业务过程建立流程模型(工作流模型)，也就是用计算机可以处理的形式化定义来描述业务流程。流程建模是流程分析及优化的重要基础。企业中存在的业务流程是企业生产经营过程的反映，而把工作流技术应用于企业的流程管理中，就要求工作流产品具有极强的流程建模能力，而现行的工作流技术已经很成熟可以做到这点了。在此方面很多的工作流技术的研究机构对工作流模型的描述方法进行了研究和开发。比较常见的如，有向图、Petri网、对象模型的形式语言文法表示等方法。而一般情况下建立工作流模型方法的主要思想就是把企业的业务过程分解为一系列存在逻辑关系的活动，然后描述每一个活动的属性以及活动间的相互关系，以此来定义工作流模型。而要建立工作流模型首要的一点是了解企业经营过程的流程。当然这样的信息的收集需要有流程管理的思想给予指导支持。这是正确得到信息，从而使以此建立的工作流模型更加正确可靠的保证。只有最终得到比较完善的工作流模型，才可以更完整地描述企业的运营过程。 2.流程仿真分析 企业的流程管理不是简单的用各种先进的自动化技术和信息技术来实现企业运营过程的自动化，而是要通过优化甚至改造原有流程中存在的不完美因素来提高经营过程的关键性能指标。因此分析流程、发现问题并解决是实行流程管理的重要环节。由于工作流模型比较全面地反映了经营过程的结构和动态行为，因此通过分析工作流模型的性能对企业的现有流程进行诊断是一种很有效和可靠的方法。 可以通过工作流的仿真分析方法来对模型的性能指标进行仿真分析。工作流模型在仿真执行以后，系统将收集仿真的数据，以提供用户定量分析所建立的工作流模型的性能。 其中仿真的数据包括活动的执行时间、资源的使用时间、活动的成本、资源的利用率等等。通过对这些数据进行定量的分析就可以判断流程中，哪些活动的成本最高，运行的时间最长，哪些活动运用的资源多却带来的收益少等等，进而就可以分析出哪些活动是流程中的关键的活动，哪些流程不能带来增值效应需要改进，哪些流程甚至需要再造处理了。 3.流程优化 在对流程的仿真结果进行分析之后就需要修改和优化工作流模型，从而达到优化企业流程的目的。一方面，运用工作流仿真执行可以用来比较多种经营过程的设计方案，从而找出最优的方案。通过修改工作流模型中的瓶颈环节，并分析对比，就可以有效地定量地评价不同的方案，从中选出最优方案。另一方面，优化企业流程可以有很多的方法，如:改变事务处理的路径、改变流程中某个或某些活动的执行时间，改变组织的结构，修改资源的数量等等。做出这样的改变后再仿真执行就可以很轻易地得出该修改方案的可行性。通过多次的修改工作流模型就可以达到优化流程的目的。而优化后的工作流模型是改进企业实际业务流程的基础。 因此，从以上分析可以看出，运用工作流技术进行流程管理具有很多方面的优势: 首先，工作流技术具有强大的图形语言功能来描述定义工作流。运用图形语言或者文本描述流程，使得员工在运用系统时易于理解，一目了然。可以方便地分析企业的业务流程，找出不合理之处，并且可以通过工作流定义工具，自主组织流程。其次，工作流技术可以优化原有的流程，提高企业运营效率。流程管理其中一个层面就是优化流程。工作流技术的应用可以使流程的许多步骤在后台由系统自动并行执行，大大减少了人员的劳动，并且合并删除一些冗余的流程，从而优化了流程，提高了效率。最后，工作流无需编码即可支持快速的流程开发和部署。 流程管理正是企业面对以消费者为主导的变动市场环境而产生的，这样的环境决定了企业的流程也必须不断地变动，企业只有具有快速改变的能力，才能适应市场的变化。而工作流设计无需编写代码，因此能在不影响其他流程的情况下，升级和部署业务流程。这样的优势也符合流程管理是一个循环、反复过程的特点。 五、总 结 由于新的市场环境挑战，导致企业原有的竞争优势不复存在，要求企业去寻找新的优势。因此，流程，特别是卓越的业务流程越来越受到关注，卓越的核心业务流程成为企业获得持续的竞争优势的关键。这就是流程管理这种思想产生的必然性。应用这样的管理思想就要用一些支持端对端的业务流程的工具，工作流技术正是这样的技术工具。而工作流技术只是一种应用手段，在进行流程描述的时候需要对流程描述等数据与信息的收集，这就要求有流程管理的思想作保证。集现代信息技术和管理技术于一身，是未来企业的理想组织模式。在企业现代化管理中，理论与技术是相辅相成的。一方面，好的管理思想必须借助好的技术平台来实现;另一方面，好的技术平台可以将好的管理思想淋漓尽致地展现出来。工作流技术无疑是进行流程管理的重要和有效的工具。 因此，工作流技术与流程管理相结合能够更好地适应企业组织新的发展需要，为使企业从传统组织形式彻底转变为流程型组织形式提供了可能，从而使企业更好地适应市场的变化，在新形势中长久保持竞争优势。(end)

文章内容仅供参考 (投稿) (如果您是本文作者，请点击此处) (11/13/2008)