用ERP管理出货 六种策略减困扰

作者：

欢迎访问e展厅 展厅 1 企业资源计划ERP展厅 企业资源计划ERP, 供应链管理SCM, 客户关系管理CRM... 企业产品从企业仓库中流出去，这支作业可说可小。但是，若对于产品出货不进行有效的管理的话，会给企业管理带来不少的困扰。 如客户要求一次性到货，但是，由于企业出货管理员的疏忽，订单只完成部分的情况下，就匆匆忙忙把货物发给客户企业了。从而，导致了客户的投诉。 如企业规定，该笔货是预收款业务，企业的客户只有付清款项的情况下，才能够发货。但是，若不在系统里加以控制的话，仓库管理员很可能因一时的疏漏，就把货给客户了。当货给客户后，什么时候付款就掌握在企业的手里了。若该客户是预收款客户，则在出货时，要在系统里进行控制，让系统帮助用户来判断客户是否已经付款，没付款就不能出货。 另外，在一些特殊的情况下，企业可能还允许在没有销售订单的原始单据的情况下，也允许出货。但是，在大多数情况下，为了企业资产的安全，企业还是要求所有的出货必须都有对应的销售订单。无论哪种情况，在ERP系统中都要能够通过配置进行灵活的控制。以最大程度的保障企业资产的安全。 为了实现以上目标，ERP系统在出货时，提供了多种控制方式。这里我以当今最大的开源ERP系统“compiere”为例，介绍其出货的六种控制方式。 第一种出货规则：有效。 若在系统中，把出货单的出货规则设置为有效的话，则表示“不允许负库存出货”。也就是说，若库存只有50套，而若销售订单要出的话有100套的话，则根据销售订单生成出货单时，就会产生错误，提示“库存不足不能保存”。 系统为何要进行如此控制呢?这主要是考虑企业实际管理的需要。我们一般在仓库管理上，是不允许负库存的出现。若出现负库存，要么说明企业库存帐有错误，要么就说明库存数量还达不到要出货的数量。无论从哪一种情况出发，都要企业再回去进行检查，做出相应的调整。所以，系统为了防止负库存的出现，在根据销售订单转换为出货单的时候，会进行库存是否足额的判断，若库存不够的话，就不会生成相关的出货单，会提示“库存不足”的错误。 若我们把出货规则设置为有效的话，则其必须要有原始单据，也就是说，其出货单一定要根据销售订单转换过来，否则的话，其就没有参考的依据了。同时，若采用这个出货规则的话，还要注意一个问题，就是若要正确生成出货单，则必须要保证订单中所有的项目都有足够的库存。如一张销售订单中有两个产品，一个产品的订单量为100套，另一个产品为200套。若采取这个规则的话，则在生成出货单的时候，要保证这两个产品都有足够的库存数量，否则的话，就会出现错误提示，不能生成出货单。 第二种出货规则：强制。 有时候，可能企业库存中，确实有这么多的实物，但是由于库存帐方面的原因，导致系统帐上没有这么多的数量，此时，因为时间关系，企业来不及去查找错误了。客户想先把货物发出去，然后再寻找错误，并进行相应的帐务处理。 遇到这种情况，企业就可以擦球第二种出货规则，强制。若在系统中，设置这一种出货规则的话，则系统不管有没有足够的库存，都会强制生成一张出货单。这里要注意的是，就是根据这种规则生成的出货单，其库存往往会出现负数。 一般遇到库存是负数时，月底结算成本的时候，就会麻烦一点。因为若库存是负数的话，就会影响产品的库存金额，从而影响产品的发料成本，最终影响产品的实际生产成本。所以，我在实施项目的时候，一般会提醒用户，在月底进行成本结转作业的时候，最好在这支作业进行之前，先检查一下库存，若发现库存数量有异常，特别是存在负数的情况，要先进行调整。把库存数量调整以后，再进行成本结转的相关工作。 第三种出货规则：完成行。 若我们现在销售订单中有两个项目，一个产品是17寸显示器，其预计出货日期为4月20日;另一个是15寸液晶显示器，其交货日期是5月5日。此时，在根据销售订单生成出货单时，若按以上两种规则，“有效”或者“强制”的话，就不行了。因为以上两种方式，在生成的出货单中，包括销售订单中的所有行，即使销售订单的交货日期不同，也会在同一张出货单上显示。所以，这就不符合企业运作的要求。 我们希望，能够按行来进行出货。当销售订单的某一行生产完成后，我们生成出货单的时候，已经完工的销售订单的行项目，就可以生成销售订单了;而没有完工的销售订单项目，不会影响出货单的正常生成。到以后销售订单其余项目完成时，再根据销售订单转换出货单时，就可以把剩余的行项目生成对应的出货单了。 这里要注意一点，如上面的一个例子中，即使销售订单中两个行项目交货日期不同，但是，在我们企业交货的时候，如果在4月25日进行交货的时候，这两个项目已经都完成了，那我们根据这张销售订单生成出货单的时候，生成的出货单上，会带出这张订单的两个项目，而不是已经到期的一个项目。 也就是说，若采取“完成行”的出货政策的时候，其考虑的是该销售订单行的库存数量，而不会考虑你具体行的交货日期。只要库存数量足够了，即使交货日期还没有到期，也会生成对应的出货单。反过来，若交货日期到了，库存里没有足够多的发货数量，其仍然不能生成出货项目。 所以，若要根据销售订单行的交货日期来生成出货单的话，利用这个出货政策还是不可行的。 第四种出货规则：完成订单。 完成订单跟上面的完成行出货规则相对应。完成行是基于销售订单行项目的判断，而完成订单则是基于整张销售订单的判断。若我们采取“完成订单”的出货政策的话，则其在根据销售订单生成出货单的时候，不管该销售订单中有多少项目，都要求其所有的项目完工后，才能生成对应的出货单。 一般情况下，这种出货规则不怎么使用。但是，有一种情况下，这种出货政策非常有用。如我们有一个产品发货给客户时，不仅是产品本身，有时候还要提供安装。而安装的话，可能需要一些安装辅料。为了保证安装辅料能够随同客户的产品一同发过去，则我们就必要在销售订单中，建立多个项目。然后最重要的是，在出货时，要保证主产品跟安装可能需要用到的辅料，一同发出去。而不是先发一个出去。 同时，还有的客户，把安装员也当作企业的一个特殊产品来管理。如果企业要求安装员随同产品一起出去，也就是说，产品送到客户那边，安装员也要随同过去进行安装调试。针对这种情况，销售订单行中就有两个项目，一个是产品本身，另外一个就是安装员，无论是产品本身没有完成，还是安装员没有时间，则这张销售订单都无法生成出货单。这就保证了产品同服务一起到位。 所以，这种出货政策，虽然不常用，但是在某些方面，还是有其独到的用处。 第五种出货规则：收款后。 “收款后”这种出货政策，顾名思义，就是这张销售订单的款项收到后，销售订单才能出货。有人可能会说，那通过预收订单单据就可以实现呀。其实，两者还是有差异的。 若把销售订单的单据类型选择预收订单的话，其控制的级别在于销售订单，而不是出货单。也就是说，若销售订单单据类型为预收订单的话，则表示只有在款项收到以后，才能把订单下发出去;客户企业其他部门，如采购部门与生产部门，才能看到这张销售订单，才能为此安排采购计划与生产计划。 而若把出货政策设置为“收款后”，这个销售订单是没关系的。也就是说，销售订单一完成后，客户不用付款，企业其他部门就可以看到这张销售订单，也可以为此安排相关的采购计划与生产计划。而只有在出货的时候，系统才去判断该张销售订单有没有付清款项。若付清了，允许生成出货单;但是，若钱没有付的话，则出货单就无法生成了。 通过以上的描述，我们可以看到，这两者的差异主要在于控制的级别不同。前者是在销售订单上进行控制，后者则在出货的时候进行控制。 不同的企业，可能会采取不同的预收款政策。企业可以根据自己的需求，灵活的进行选择。 第六种出货规则：手工。 不知道大家有否发现，以上五种出货政策都是直接跟销售订单挂钩的。在生成出货单的时候，会去判断相关的销售订单的情况。也就是说，前面五种处理方式，出货单必须具有前置单据销售订单，否则的话，无法运行。 但是，企业有时候，可能出现没有销售订单而出货的情况。在这种情况下，难道不能出货了吗?其实不然。遇到这种情况，企业就要手工开出货单。为了满足客户这个需求，ERP系统在出货政策上，提供了一种“手工”的出货政策。若我们采用这种出货政策的话，系统就不会考虑销售订单的相关情况。 不过，系统在设计的时候，这方面有一个考虑不全面的地方。就是当我们把出货政策选择“手工”的时候，其也不考虑库存是否有足够的数量。这方面，个人认为，可能是系统本身的一个漏洞，需要改善。 以上我简单的介绍了COMPIERE- ERP系统中对于出货的六种控制策略。可以说，这六种出货策略，基本上涵盖了企业在出货方面的需求。(end)

文章内容仅供参考 (投稿) (如果您是本文作者，请点击此处) (5/2/2008)