协同理念为OA重新诠释应用价值

作者：泛微软件市场总监 王晨志

欢迎访问e展厅 展厅 2 OA办公自动化展厅 协同办公软件, 打印机, 投影机, 电子白板, 视频会议, ... 相比其他的信息化领域，OA的历史可谓“悠久”，甚至可以追溯到企业信息化建设的起步阶段。与ERP、CRM等轰轰烈烈的发展相比，OA在二十多年的发展历程中可谓“不温不火”，从某种角度来看更像是弃之可惜，食之无味的鸡肋。事实上，长期以来一直兢兢业业担负着“办公自动化”重任的OA，一方面帮助企业从传统的手工办公迅速迈向了无纸化办公，从而成为信息化建设道路上的一个里程碑标志；另一方面，随着市场大环境的变化，企业管理理念的不断更新，传统的OA由于其局限性已经越来越不能满足企业管理的需求。 然而OA并没有就此“沉沦”，继协同理念、协同应用产生之后，长期“疲软”的OA开始出现生机，并日益呈现出欣欣向荣的景象。透过现象看本质，当OA纳入了先进的理念，OA的体系架构发生着变化，承载的内涵正不断延伸的时候，我们认识到如果OA的定义和应用被重新诠释，也许在不久的将来，OA不仅不会日薄西山，相反还会成为信息化领域的一支强势的生力军。 在我们尝试对OA再一次审视和探求它的价值之前，有必要通过回顾OA的发展史来分析一下传统OA的应用特性。 应用的困惑：OA的专长是“文秘”？ 如果说以文档电子化为标志的OA为企业打开了一扇通向“无纸化办公”的大门；随后实现了工作流自动化阶段的OA则开始把企业各人员、各部门通过流程关联在一起；而从C/S结构全面转向B/S结构的OA从技术上解决了远程办公和移动办公的需求，并向互联网环境下的无障碍办公跨进了一步；那么同时我们也不得不注意到，尽管在发展过程中，新的技术、新的功能不断地在为OA“增加砝码”，起源于政府办公的OA却似乎一直没有跳脱出最初的模式。现在一提到OA，我们还是会很自然地把它与“公文管理”、“新闻通告”、“日程安排”等联系在一起，至于日后加入的一些功能，至多也只是将原来手工处理的事务进行了所谓的“电子化”。也许“办公自动化”固有的含意限定了我们对OA的“联想”―― “办公”是否就指公文流转、档案管理、人事信息、日程安排、通知公告；而把一些数据转换成电子的格式保存起来，用简单的工作流程、BBS或信息发布实现数据的共享和沟通是否就叫“自动化”呢？ 当企业业务流程日益复杂，业务与业务之间关联与交叉频繁；海量信息呈线性增长，知识共享和积累迫在眉睫；人与人之间，部门与部门之间，企业与企业之间的沟通和协作愈发凸现重要性的时候，我们发现，传统OA所处理的信息和涵盖的范围实在有限，而其在协同性和灵活性方面更无法满足企业的需求。“文秘”像是OA的专长，企业用它来进行一些基础的事务处理，甚至更多的时候，只是把它作为可以廉价获得的软件产品，可以摆脱一部分的手工办公并迈入信息化建设大门的“过渡性管理工具”。当企业需要进一步的信息化规划时，原有的OA系统常常被“冷落”在一边。 那么OA的定位是否只能是“文秘”，OA的价值到底在哪里？ 换个角度思考：寻求OA的价值 当我们把目光从“办公自动化”的固有定义中移开，更广泛的关注企业的管理和运营时，我们发现，从信息管理的角度来讲，企业的信息涵盖各个业务环节，并随日常工作不断的变化着，信息量也呈现线性的增长，这些信息包括企业的新闻、通知公告、企业内部积累或从外部获得的知识、企业的各种业务数据等, 同时，这些信息又以不同的结构（如EMAIL、备忘录、通讯、演示文档、扫描文档）在不同的数据库、主机、文件服务器、应用系统上存在，而成为孤岛式的分布，相互之间缺乏关联的通道，给企业获取、甄别和利用信息带来了障碍；从企业管理的角度来讲，日常的办公事务还涵盖了对人力资源、项目、资产、各种业务流程等方面的管理，而这些管理环节彼此关系紧密，环环相扣，每一个环节的因素变化都会对其他环节产生影响；从业务运作的角度来讲，企业中每项事务的进行都需要相关的人、财、物、信息、知识等各种资源的有效配合，如信息的共享，知识的积累和传播，人员、财力、物资的合理调配，人与人、部门与部门、企业与企业之间基于一致性的协作等。 而传统的信息化建设给企业带来便利的同时，也不可避免的产生了“信息孤岛”、“应用孤岛”和“资源孤岛”三大难题。很多时候，企业上了各种专业软件，却依然面临资源难以统一管理，信息系统各自为阵的情况，因而需要利用新的信息技术，打通这些资源之间的孤岛，从管理的局部优化进而到整体上的优化；同时，企业也从关注某方面的管理工具，到关注整体的应用，希望通过一个统一的平台来实现对各种运营环节的掌控、调配和协作。 由此我们发现，一方面是企业对整合资源的需求，另一方面是各种专业软件在凸现其局部管理优势的同时，在“协同和整合”上的不足。因此在传统的办公套件和各种专业软件之间还有一个重要的断层，就是协同应用。与关注局部管理的软件不同，协同应用更关注于对企业各种分散存在或被分隔的资源进行整合，从而发挥这些资源最大的价值。而协同理念的本质也正是在于打破资源（人、财、物、信息、流程）之间的各种壁垒和边界，使它们为共同的目标而进行协调的运作。 当协同理念、协同应用被纳入传统的OA系统中时，它就不再仅仅承担“文秘”的角色了，协同应用将帮助OA实现再一次的飞跃――从传统OA到协同OA的飞跃。 协同OA：把应用提升到新的高度 协同OA脱胎于传统OA，又摆脱了传统OA的局限，顾名思义，它实现了全面的协同性。这个协同性概括起来体现在三方面： “信息网状”，即打破信息孤岛，为原本割裂的信息节点提供立体化的“网状”关联通道，从任何一个信息节点都可以到达任意的相关信息节点，从而建立一个立体的、多维的信息获取、共享和使用的环境；“业务关联”，即提供对各个业务环节进行整合的方案，面向整个业务过程来进行管理。每个应用都可以自动启动其他的关联应用，并完成相关数据的更新；“随需而应”，企业的“人”、“财”、“物”、“信息”和“流程”进行了充分的整合并进行统一的管理。当企业触发一个业务过程的时候，相关资源可以随之被调动并被自动加入，从而进行紧密的协调和运作。 在协同的体系下，协同OA体现出更高层面上的应用价值和独有的特性： 关联：传统OA中的信息和应用往往是相互孤立的，而且由于其局限性，它们也难以与企业的其他资源进行互动。而协同OA更像是“管道工”、“编织工”，让企业更方便的建立各种资源之间的通道并形成逻辑上的关联。通过这样的关联，一方面企业可以更准确、全面的了解各种信息，为决策提供更科学的依据；另一方面也便于企业对人、财、物、信息和知识等进行集中的管理和优化的调配。 协作：传统OA的协作是浅层次的，一般多采用邮件、BBS、即时聊天工具、简单流程等方式来进行沟通，沟通的内容零散而有限，之后也很难对其结果进行进一步的整理。而协同OA中的协作则贯穿于管理的各个环节。从协作的内容来说，可以是企业积累的各种知识文档，或是项目进展中的某个任务，或是企业的一个合同会签流程；从协作的对象来说，可以是一人对一人，或多人对多人，可以发生在企业同一部门员工之间，也可以发生在跨部门员工之间，可以是总部与分支机构的协作，也可以是不同企业，企业与客户或合作伙伴之间的协作；从协作的方式来说，可以通过知识文档、主题讨论区、网上会议、即时聊天、任务分配等进行协作。同时，协作的过程和结果可以在系统中得到很好的管理，并最终形成知识体系的一部分。 灵活：协同OA 的灵活性一方面体现在其强大的可定制性和扩展性，可以满足不同企业的个性化需求，或者满足企业在不同发展阶段中由于组织结构、人员结构、业务流程变化等产生的需求。另一方面也体现在其帮助企业创造了一个开放的、灵活的、个性化的办公环境。 深化：传统OA的应用仅仅是从静态的、孤立的、浅层次的意义上实现办公自动化。而协同OA则大大扩展了它的内涵，加深了它的应用。它以“整合”为目标，以“协同”为手段，将触角延伸到企业管理和运营的各个环节中，例如知识文档、项目、资产、财务、客户、流程等，并以统一的界面为用户提供个性化的信息。同时，协同OA还将利用各种技术手段，进一步实现与各种专业软件间的对接。 总结来说，协同OA完全摆脱了“文秘”的角色，它不再是为企业提供信息发布和流程处理的工具，而是将先进的管理思想和业务模式融入产品的功能架构中，以更广阔的角度诠释 “办公自动化”的涵义，帮助企业搭建一个关联、协作、灵活、深化的管理平台，让企业可以将管理的视野延展到各个环节，并方便对各种资源进行整合和优化，实现集中、灵活和高效的管理，从而提升其竞争力。 协同应用市场现正高速度发展着，而其中最典型的，也是发展最快的领域便是协同OA。我们相信，随着协同应用的日趋成熟，协同OA给传统办公自动化带来的变革必将掀起信息化领域的新高潮。(end)

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