走向知识管理的新一代办公自动化

作者：泛微软件市场总监 王晨志

欢迎访问e展厅 展厅 2 OA办公自动化展厅 协同办公软件, 打印机, 投影机, 电子白板, 视频会议, ... 传统的办公自动化以日常的信息和事务处理为重点，而知识管理则以智力资本的生产及利用为核心，两者看似完全不同的概念，实际上却有着紧密的联系。当知识管理越来越多的融入到办公自动化系统中，OA的价值随之发生根本性的改变，由此传统OA必将走上一条变革之路。 知识管理与OA的关系 事实上，我们很难从单纯的技术体系角度来区分两者，它们的关系更多的是基于管理理念和实际应用层面上的，两者之间既有区别，也有交叉和关联，还有一个谁超越谁的层面。 从既有的概念上来说，OA是办公自动化的英文简称，从字面上理解，它至少包含两层意思：第一层是“办公”，我们首先想到的是“公文流转”、“档案管理”，这也是起源于政府收发文的OA的典型特征，也可以说是OA的主要管理对象；第二层是“自动化”，即将一些原有的纸张信息和手工工作进行电子化，目标是提升企业办公的效率。 而知识管理相对于OA而言算是新概念，尽管在中国也经历了一个不短的发展时期。它的产生一方面是由于外部环境的变化，即工业经济时代向知识经济时代的转变；另一方面是企业认识到知识作为智力资本，将带来可观的效益，并成为企业持续性发展的重要动力。从斯维拜（Karl E Sverby）对知识管理的定义“利用组织的无形资产创造价值的艺术。”上来看，知识管理也至少包含了两层意思：第一层是“无形资产”，这就是说知识往往以无形的形态存在，本质是内化的智力和能力，因而知识管理的对象区别于有形的传统资源管理；第二层是“创造价值”，知识管理正是要将知识作为特殊的产品，进行开发、利用和增值，目标是通过知识管理提升企业发展的内动力。 如上所述，OA和知识管理的区别首先在于两者的管理核心和范围不同，前者是对企业办公过程中产生的一些有形的信息和日常的办公流程进行管理，以提升办公的效率和企业管理的规范性，因此它更多的关注既有的文档、资产等这样一些有形物质资源，强调的是“有序化和规范化”；后者是对企业的知识，也就是智力资本（包括以各种有形形态存在的显性知识和存在于人头脑中的隐性知识）进行管理，以通过对其的最大化开发和利用提升企业的能力，它关注的是知识的载体（人）和知识的利用（过程），强调的是“灵活性、关联性和可转化性”。其次，两者的区别还在于OA更多的是一种技术手段，一种信息平台，而知识管理除了技术之外，还包含了企业更高层面的管理体系和方法论。从这个意义上来看，知识管理又是超越于OA的。OA管理的对象是单纯的信息，而知识管理的对象则上升到知识，即智力资本，它能更有力的支持企业的运营和发展。 另外，我们还可以看出，知识管理和OA又是紧密联系、相辅相成的。首先，知识来源于信息，但又高于信息，它能够更为有效的凝聚个体和组织的智慧，是信息的一个质的飞跃；而信息是知识产生的土壤，知识从信息中被识别、提取和加工。因此知识管理首先应该基于信息的管理；其次，OA是支持员工工作的办公平台，而无论从知识的来源来看（企业中既有的资料、人头脑中的知识、工作过程中产生的知识），还是从知识的利用来看（取之于工作中，应用于工作中），知识管理的实现都需要具体的办公平台作为支撑。因此我们说知识管理作为更高层面的管理方法论，将提升OA的应用价值；而OA也将为知识管理的实现提供实际层面的平台支撑。 知识管理导向的新一代OA 新一代OA以知识管理为导向，这就意味着对传统的OA进行变革，纳入先进的管理理念和体系架构，以更好的符合知识管理的要求。概括而言，它在以下几个方面区别于传统OA： 信息管理到知识管理 传统OA的目标是支持企业日常办公事务的处理和管理的规范化，它的核心是“信息管理”，体现在：更多时候是关注可视化的文档、数据等，是对“显化的、静态的”既有内容进行管理，所作的工作是将原有分散和凌乱的信息进行重新的组织、展现，而往往缺乏对这些信息之间的关联，信息背后的价值进行进一步的挖掘；而新一代OA的目标是提取组织的智力资本并对其进行利用，它的核心是“知识管理”，除了对信息的整理之外，还关注对信息价值的挖掘及利用，同时，相比较传统OA，它更多的强调对“显性和隐性的、动态的”知识进行管理，所以新一代OA除了建设静态的知识库外，还包括对动态的知识过程的管理，如知识内容组织、知识生产活动、业务过程中的知识运用等。 孤岛式环境到协同式环境 知识管理的一个重要基础便是创建高度协同的环境，包括知识获取的环境、知识共享的环境、知识创新的环境等。传统OA由于自身的局限性难以做到这点，例如传统OA中的绝大部分信息是孤岛式和静态的，相互之间缺乏应有的关联，并且信息的广度和深度也十分有限，与企业的业务也没有进行很好的对接，办公环境更多的呈现封闭和孤岛式，不利于知识的建设；而新一代OA创建的是开放的协同式环境，信息与信息、人与人、业务节点与业务节点等都进行了紧密的联结和充分的整合，使得协同工作可以跨越地理边界和组织边界随时随地的进行，并呈现相当的灵活性和互动性，在这样一个协同式的环境下，知识管理工作可以更为有效的进行。 信息技术平台到知识文化平台 知识管理不仅意味着提供信息管理的平台，更多的是在理念上和功能体系上倡导一种知识文化的建设。传统OA更多的是承担信息技术平台的角色，尽管它也提供一些讨论组、文档库等功能，但并没有形成完整的知识管理体系；新一代OA则以知识管理为指导思想，将知识的获取、整理、分发、共享、积累、创新等贯穿到各个环节中，并提供相应的工具进行支持。同时由于其各部分应用都鲜明的体现出知识管理的思想，例如以人为本、重视对过程的管理和动态的管理等，因而更有利于帮助企业建立知识管理的体系，包括知识的组织、知识的制度、知识的仓库、知识的流程等。换言之，新一代OA致力于将原有的文档管理、人事管理、流程管理等进行重新整合，以适应整个知识体系环境建设的需求。 新一代OA给企业带来更多价值 当OA的功能由传统的信息发布、公文流转、日常办公平台变为以知识管理、组织文化、协同工作时，一方面，企业可以利用办公平台所积累的信息及提供的管理环境便利的进行更高层面的知识建设，并将知识及时的应用于日常的事务中，形成相互促进的良性循环；另一方面，企业也必将从这样的OA中获益，在规范企业管理，提高办公效率的基础上，进一步从无形的智力资本中获取企业发展的动力，从智力资产中获得最大的利益。(end)

文章内容仅供参考 (投稿) (如果您是本文作者，请点击此处) (4/22/2005)