SAP ERP主数据管理

作者：岳俊玲 梁风功 王奉良

欢迎访问e展厅 展厅 1 企业资源计划ERP展厅 企业资源计划ERP, 供应链管理SCM, 客户关系管理CRM... SAP ERP系统是世界先进的管理系统，因其先进的管理理念和系统设计，被越来越多的企业所接受。该系统完善的功能和业务设计基于纷繁的系统主数据。该系统的主数据，种类多，字段繁，数量大，对数据人员素质要求高，并且需要较高的数据管理水平才能确保系统运行顺畅。青岛卷烟厂于2003年12月起实施SAP ERP项目，已有多年系统运行和管理经验。主数据是系统运行的基础，只有确保主数据的准确性、维护的及时性和严谨性，才能确保SAP系统的正常运行。 一、确保主数据的准确性 SAP ERP基础数据主要包括系统用户、财务、部门及人员、薪资、物料、生产、设备、客户和供应商主数据等。各数据的准确性是系统有效运行的基础。薪资和财务主数据，对数据准确性的要求显而易见。物料、生产、客户、供应商主数据的关键字段，同样直接影响系统内外业务是否能顺利进行，甚至会影响财务统计。 二、确保主数据维护的及时性和严谨性 主数据维护的特点是自身的及时性和严谨性。销售部门经常在下订单时提出新增或修改需求，下订单和发货几乎是同时进行，对系统维护人员来讲，时间很紧急；类似的数据还有供应商主数据、成品主数据等。这种情况下，要想保证数据的维护效率，只能先维护必输入的、基本的主数据字段，满足用户需求，让用户的系统业务先运行起来。然后，主数据人员再收集、录入次要的、非必填的字段。总的原则是，时间再紧迫，也要确保数据的准确性和严谨性。数据错误不仅影响业务或财务工作，还会引起用户对系统准确性、严谨性的怀疑，这对任何信息系统来讲，后果都是致命的。 三、主数据维护和管理过程中必须关注的几方面内容 主数据维护和管理，除了要求主数据维护人员按用户提供的数据模板，正确录入或导入ERP系统以外，还要要求其关注以下几方面的内容。只有切实关注到了这些内容，才能真正做好主数据维护和管理。 1．关注系统内业务流程及其功能改变 因为ERP主数据的关键字段是与系统业务流程和功能相关的，体现了系统设计的要求，所以必须关注系统内业务流程设计及其功能变化。以笔者所在单位的成品主数据的生产版本为例，成品正常生产和中试生产，所需的生产版本编码不同，需分别编码。数据维护人员只有理解正常生产和中试的内涵，了解生产版本的编码原则，才能根据生产性质正确维护成品的生产版本主数据。 在系统运行过程中，系统功能会被优化或改进。这时，通常会对主数据的维护提出新要求。主数据维护人员须关注这些变化，确保主数据随时更改。因此，从管理上应该增加这样的要求：在系统设计、配置发生变化时，各模块程序维护和开发人员要及时和主数据维护人员沟通，而主数据人员一定要将这些转化为主数据具体维护要求。 2．关注系统外业务流程调整及人员调整 企业机构和部门职能的调整、企业政策变化等，都可能引起系统外业务流程的变化或主数据收集人员的岗位变化。主数据人员必须关注这方面的信息，及时调整主数据维护流程或者对新员工进行相应的培训，保证数据维护效率和质量，防止出现系统内外业务混乱和造成不可逆的错误动态业务数据。如部门数据收集人员的出差与归期，是否有替代人员代职，都应该是主数据维护人员关注的。 3．关注主数据发布，建立主数据发布制度，确保主数据与各项系统外业务的衔接 主数据维护完成后，并不意味着主数据维护流程已经结束。如系统内新增了材料主数据，有了新的物料号和编码，除设计人员与采购人员知道外，还应在主数据维护流程中增加主数据信息发布这一环节，明确主数据发布的时间、地点、发布的部门、发布范围、如何发布等，并建立企业主数据发布制度。经过了这样的调整，业务部门对新增主数据的用途不再有疑惑，而且可以及时地做出业务反应。 4．关注数据工作标准的建立和动态维护，确保数据组每个成员的数据维护质量 主数据维护是随着模块功能要求、系统外流程要求、维护方法的变化而变化的，是动态的业务。为此，建立了《SAP ERP主数据维护指南》，它是一套动态的、共享的工作标准，起到了保证数据质量的重要作用。该工作标准的形成和共享过程是这样的：数据主管编制《SAP ERP主数据维护指南》，并将该指南在数据组内共享。数据组里的人员在工作中谁先遇到变化，谁就可以去改指南，并将新改的内容发送给数据主管。主管审核通过后，转发数据组全体人员，指南就能及时的更新，又实现了信息共享。 四、做好主数据维护知识和技能培训。提高主数据维护水平 SAP ERP对主数据维护人员的要求比较高，要求数据维护人员不仅要懂ERP，会维护数据，还要会纠错，会导入导出数据，会用EXCEL表格处理大量数据。 1．加强主数据纠偏方法的收集和培训，提高纠偏效率 有这样一个实例，有人员把100多条主数据的评估类搞错了，由于这批主数据已发生了实际业务，不能进行修改。只能新建主数据。这次数据纠错付出了4人／天的代价。事情过后，找到了修改评估的办法，并且测试成功，为今后出现此类数据问题提供了纠错方案。有了这些宝贵的纠错方法和技巧，会大大提高主数据纠错效率。所以，这些纠错知识的积累和培训很重要。 2．加强主数据批导程序和主数据报表开发知识的培训 主数据维护重要的一项技能就是数据批导入。常用的批导程序通常是在上线初期就由开发人员准备好的。可是日常维护过程中，时常会有新的批导入任务，不可能只等待开发人员来处理。所以主数据维护人员应该能够熟练地掌握制作CATT和LSMW批导程序。另外，平时检查主数据质量或者批量导出主数据，需要展现相关主数据的所有字段，这时开发报表程序或QUERY报表是最有利的工具。 3．加强EXCEL数据处理技能培训 数据人员经常面对上千、万条的数据，经常需要Excel辅助进行大量数据整理。掌握了Excel使用技能，会大大提高数据整理的质量和效率。 有了以上这些技能，主数据维护人员就可以从容面对维护工作，优质高效地完成各项任务。(end)

文章内容仅供参考 (投稿) (如果您是本文作者，请点击此处) (5/23/2012)