奇正为SEAGATE提供人事薪资外包服务

newmaker

欢迎访问e展厅 展厅 3 管理咨询与服务展厅 企业文化, 战略管理, 生产管理/工业工程, 营销管理, 知识管理, ... 人事薪资外包服务（Payroll Outsourcing）是业务流程外包服务（Business Process Outsourcing）的一个重要组成部分，目前在欧美国家大型跨国企业十分流行。业务流程外包实际上是西方一种新的管理哲学和管理方式，强调企业只做自己最擅长、最核心的业务，同时从外部获取专业、高效、低成本的服务，从而实现企业精简和瘦身，更好适应迅速变化的市场环境。不久前，媒体报道了IBM公司通过信息化系统，为宝洁公司提供全球人事薪资外包服务的消息，整个合同为期10年，合同金额4亿美元。另据Garner Dataquest的报告，2003年全球HR外包服务市场是460亿美金，亚太地区HR外包市场达到25亿美金，年增长率为17.25%。 人事薪资外包服务在中国是一个相对新鲜的事物。由于历史和文化的原因，目前中国大中型企业采用人事薪资外包服务的还极少。不过，随着全球经济一体化及市场竞争的加剧，中国企业需要学习和借鉴跨国公司先进的经营管理理念和做法。本文介绍的是，跨国公司SEAGATE在中国的人事薪资外包服务案例，服务的提供商是中国本土HR应用供应商奇正软件系统公司。这是见诸报道的、发生在中国的最早的人事薪资外包服务成功案例之一。 公司背景 希捷国际（以下简称Seagate）成立于1979年，是世界上最大的硬盘、磁盘以及读写磁头生产商。Seagate国际于1992年进入中国，国内设有无锡、深圳两家生产工厂，主要生产硬盘等产品，并在上海、北京、香港设有相应机构。其中，仅无锡一地工厂就有员工近万人。在快速发展的亚太地区业务中，Seagate中国具有举足轻重的地位。 Seagate总部在美国，作为全球知名的跨国企业，Seagate集团有全球统一的管理平台，在财务、人力资源、业务等各个方面采用集团经过长期积累形成的、具有强大生命力的管理规范，高度整合全球性资源，以在高速增长的地区中赢得竞争优势。集团在管理信息化方面也是全球一体化的，在世界范围内有统一的应用规范，采用了国际先进的Oracle ERP应用系统。 北京奇正软件系统有限公司成立于1993年，是中国最早的管理软件厂商之一，主要产品ERP、E-HR、集团财务、外包服务，是中国管理软件市场最有影响力的产品之一。主要客户为国际大型外资企业的中国公司、大中型企业，拥有爱立信（中国）、OTIS、中国网通、中外运、国航、南航等大批大型知名企业用户。用户跟随周期长。 人事薪资外包服务需求 像其它跨国公司一样，Seagate在业务流程外包方面（Business Process Outsourcing）有良好的国际惯例。Seagate公司的原则是，专注于企业核心竞争力，只做自己最擅长的，其余的工作均交给专业服务公司，别人的钱让别人去赚。在无锡Seagate工厂，许多日常工作都已经外包，包括车队、环境绿化、食堂等。人事薪资外包也是顺理成章的事。 Seagate采用人事薪资外包服务的基本考虑是： （1）集中精力于公司的核心业务，即硬盘的设计、生产、销售； （2）降低系统软件硬件的设施开支，也减少IT应用复合人才的保留和管理成本； （3）寻找更加专业化、高质量的服务； （4）与总部的人事薪资外包政策相一致。 实际上，人事薪资外包是Seagate全球的统一政策，亚太地区15个国家和地区也不例外。中国等亚太地区国家的特殊性在于，亚太地区的文化差异性很大，很难像欧美国家一样，采用全球统一的政策和系统。亚太地区需要针对不同国家的特殊文化和人事薪资法规，由当地的软件厂商和服务商，提供符合全球管理要求的本地化产品和本地化服务。 人事薪资外包服务在中国还是一个新事物，在2001年底Seagate公司在中国寻求人事薪资外包服务时，中国市场以IT为基础的现代人事薪资外包服务案例还极少，也基本不存在正式的基于信息技术的人事薪资外包服务供应商。在法律法规方面，对于人事薪资外包服务还缺少规范，对于外包服务的质量和水平大家理解上有差异，出现问题时如何解决也没有先行案例可以参照。总体说来，企业客户在业务流程外包服务上会存在一些担心，如数据的安全性、企业对外包业务的控制能力、外包服务提供商的资质问题等。 对于跨国企业来说，人事薪资管理是一个相当复杂的事情。跨国企业通常组织机构复杂，人员构成多样，在人事管理及薪资福利政策上有相当差别。由于是大型制造企业，员工人数众多，尤其是一线工人较多，人员进出频繁，招聘和离职事务经常发生，人事薪资管理工作量大。对于中高层员工的管理，需要纳入全球一体的HR系统管理，遵循全球统一的员工职务分类和相应的薪资福利管理体系。这种人事薪资本地化管理及全球化体系约束的双重要求，为跨国企业在中国的人事薪资管理提出了挑战。 对于大型制造企业，人事薪资管理有许多基础性工作要完成。组织机构管理、职务管理、员工信息管理、时间考勤管理、休假管理、绩效考核和奖金、薪资管理、社保福利管理、人工成本核算等，占用了企业人力资源部门的大量时间，需要系统化的工具，提高工作效率，以便让HR专业人员将更多的时间和精力，投入更有价值的HR工作上，思考HR如何帮助企业更好实现战略目标及业务发展指标。 系统的集成性是Seagate中国人事薪资应用项目的一个特殊要求。 人事薪资事务处理涉及Seagate美国、新加坡、中国等三地的不同系统，在外包服务的过程中，又需要服务提供商在北京、上海两地的配合。数据传输和使用中的安全问题也是需要认真考虑的事项。要确保人事薪资数据在不同地点、不同使用者之间，在任何情况下的安全保密。要防止可能的非法越权行为。 人事薪资外包 为了控制项目风险、提高人事薪资外包系统的性能价格比，Seagate总部专门成立了一个亚太地区人事薪资外包工作指导小组，由总部的业务专家和IT专家领导，召集了包括中国财务部、系统部高层主管参加，在总部的统一指挥下，共同协商中国人事薪资外包服务方案。由于当时中国还缺少人事薪资外包服务的先例，Seagate在服务供应商选型上更加慎重，还专门聘请了国际五大之一的一家知名管理咨询公司，进行项目的风险评估，帮助企业从国内外有限的人事薪资外包服务商中，选择合格的软件及服务供应商。要求供应商具备长期发展的实力，有一个强大人事薪资软件平台作支撑，有在中国实施跨国公司大型人事薪资项目的成功经验，有能力实现很高的服务水平承诺（Service Level Agreement）。 在国际知名管理咨询公司的参与下，经过对国内外eHR软件厂商和外包服务商的评估、比较，Seagate公司最终选定了奇正软件系统有限公司，作为Seagate人事薪资外包服务的总承包商，提供从硬件、网络安全、HR软件到日常人事薪资事务处理的全程服务。奇正公司的优势在于拥有功能强大的人事薪资软件，为许多跨国公司及国内大中型企业集团提供过成功的HR应用服务，对大型应用项目的风险控制能力强。奇正公司成立了Seagate人事薪资外包服务小组，由公司HR专业咨询服务人员、软件开发人员、系统实施维护人员共同组成，同时与外部的硬件网络合作伙伴紧密联系。人事薪资外包服务的基础平台是奇正集团人事薪资软件，硬件和网络安全由上海一家专业IDC公司分包，日常的外包服务业务由奇正外包项目组人员完成。 项目实施 2002年初，Seagate中国人事薪资外包服务项目正式启动。首先，奇正项目组与Seagate中国及来自Seagate总部的全球薪资外包小组进行密切交流，深入了解Seagate项目的全球应用背景及在中国的特殊要求，形成周密的应用解决方案，包括集中式应用方案、薪资福利管理方案、与美国总部HR系统集成方案、与新加坡财务系统集成方案等一系列子方案。在美国总部、Seagate中国、奇正公司、国际管理咨询公司四方取得共识的基础上，Seagate薪资外包服务项目进展顺利，并在当年6月份进入日常薪资外包服务，奇正外包服务项目组全面接手Seagate薪资处理及发放工作。 Seagate的薪资系统与设在美国的HR服务器相连接，所有员工基本信息通过标准接口程序传入中国的薪资服务器中。同时，基于无缝集成的接口技术，所有的薪资管理系统每月自动生成凭证，传到设在新加坡的财务服务器。本土薪资系统与国外财务及ERP系统的高度集成是Seagate薪资外包服务的一大特色，不同系统之间数据的同步、流程的协调，是Seagate项目控制的难点所在，也是项目成功的基础之一。 每个月下旬，根据Seagate美国总部HR系统提供的员工基础信息，包括员工异动情况、考勤和休假记录、员工薪资政策规则调整等信息，处理所有员工的工资、补贴、资金、股票收益、福利保险和个人所得税等。奇正的薪酬系统可以灵活实现全球各地各种不同的制度工资、津贴和奖金的复杂设置和特别计算。也可在计算薪资前自动进行审查并提交相应的报告，从而确保了数据的准确性。由于系统对数据采取了异地管理、集中储存的方式，所以不管是Seagate，还是奇正工作小组任意一方对数据的修改，对方都可以及时的看到，从而提供了数据的及时性。奇正成功实现对Seagate薪酬外包工作，开创中国薪资外包应用服务先例。通过实施薪资外包，Seagate可以专注于企业核心竞争力，让HR专员把时间和精力放在如何配合公司制定HR的战略来帮助实现整个企业的战略目标。由奇正项目组打印工资单据，提供各种报表，包括税务处理及报表，以电子方式提供给税务部门。 Seagate公司人事薪资管理规则经常发生变化，这是企业适应劳动力市场变化的需要，但是也给奇正的外包服务带来很大压力。如Seagate员工类别很多，不同类别人员的薪资项目时常调整，计算规则经常变化，而且从提出变化需要到实际进行工资计算之间，留给奇正短短几天时间。奇正软件在人事薪资项目设置上有相当的灵活性，可以较好地适应用户需求多变的情况。在另一方面，一个薪资项目的变化，可能产生一系列的相关变化，如果处理不当，会带来一些意想不到的错误结果。为此，需要奇正外包服务人员有高度的责任心，在薪资项目调整的过程中，要熟悉用户人事薪资政策，可以对用户提出合理建议。同时要周密思考，对可能发生的影响有清晰的预见。 Seagate外包服务涉及客户、奇正、硬件合作伙伴等三方，在日常工作中有相当的交流沟通工作，以免出现工作中的失误。每月月底在计算工资之前，奇正服务组与用户之间进行沟通，制订工作安排和任务进度时间表，双方约定工作中的数据及流程配合。在工资计算完成后，双方就本月的外包服务情况进行总结，听取客户的意见，分析问题并提出系统化解决问题的方案。双方还就客户未来对人事薪资外包的新要求，提前交换意见，从而为提高服务质量事前做好充分准备。 对于大型制造企业，人事薪资管理要求完成许多基础性工作。通过实施薪酬外包服务，更好的解决了人事薪资本地化管理及全球化体系约束的双重要求，成功的完成了跨国企业在中国的人事薪资管理。 实施效果 实施后，Seagate公司的评价为：功能灵活；可以随时响应用户的需求变化，提供及时的功能调整；掌握历史档案，适应人员流动性大的变化；服务全面具体。 2年多来，随着服务的持续深入，奇正公司与Seagate一道，协商改进服务流程，从机制上保证人事薪资外包服务的质量，减少出错成本。奇正公司深入研究了国外成功的人事薪资外包服务案例，分析了国际标准的服务水平协议（Service Level Agreement），制订了符合Seagate中国外包服务实际的、用户可以接受的外包服务水准。双方以书面形式规定了服务水平，明确了项目的检查控制点，分析了主要的出错可能性，并开发相应的程序，以减少由于人为错误而带来的不必要的返工。 奇正公司为Seagate中国提供的人事薪资外包服务项目是国内第一个针对跨国公司的、以IT系统为基础的现代人事薪资外包服务项目。通过这一项目，中国的外包服务供应商及跨国企业客户都在积极尝试，不断积累经验。相信随着业务流程外包客户需求的增加，外包服务供应商的成熟，中国的人事薪资外包服务市场将在今后的几年中迎来一个高速发展的时期。中国本土的软件供应商和外包服务供应商将在激烈的市场竞争中不断发展壮大，将与国际知名的外包服务公司合作，进一步提高自身水平，由此进入全球的人事薪资外包服务领域。我们期待这一天的早日到来。(end)

文章内容仅供参考 (投稿) (如果您是本文作者，请点击此处) (12/31/2004)