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OA软件选型常见的六大误区
作者:九思软件
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协同办公软件, 打印机, 投影机, 电子白板, 视频会议, ...
随着信息化进程的加速,OA软件迅速普及,媒体和厂商都在大力宣传,各种概念、观点、产品纷至沓来。国内很多企业实施了OA软件,相关产品也应接不暇,但在选与被选之间总有诸多"不对称",以致背道而驰,难于"双赢"。那么企业如何正确认识OA软件?在OA选型中存在哪些误区呢?本文我们有幸与OA软件的领军企业九思软件做了互动和交流,采集了一些常见误区与用户分享:

O误区一:认为OA软件就是行政办公,就是收发文。

在OA软件出现初期,OA办公软件的主要用户是政府和事业单位。但是伴随着OA软件的逐步发展,目前企业也成为了OA软件应用的广泛对象,OA软件也不再停留在传统的收发文系统或行政办公系统,OA软件发生了质的变化。OA作为办公系统,它需要结合不同的部门和岗位、人员,成为他们的个性化的办公系统才有生命力。除日常行政办公支持外,更有效规范业务流程的审批(如采购流程,合同审批,出差,借款,资金的审批)等。

误区二:认为OA软件只是文件的审批和管理。

OA软件不仅仅是文件的审批和管理,关键是作为企业管理软件进行企业管理最终一定要跟财务发生关联,才能最大化发生作用。比如:在OA软件的应用企业中,很少企业抛弃报销,借款,付款等审批流程,传统手工审批各审批环节都需要手工签字才能走下一个审批。而电子化报销流程的好处,是把管理和财务的职能进行了区分,快速解决员工财务费用报销流程处理复杂困难的问题

误区三:认为OA软件很简单,是ERP的一部分,从属于其他系统。

OA软件的管理思想与ERP完全不一样,ERP主要注重在物料,物流,资金的管理,是以结果为导向。OA软件注重对人和过程的管理,强调灵活性和协同性!OA软件以工作流为血脉的核心,在OA软件平台上再搭建其他的应用功能模块。同时OA软件的牵涉的范围比ERP要广得多,涉及到各个部门的应用,可以将不同的信息按照部门、权限推送给有用的人。所以OA软件现在的发展趋势是成为协同管理平台,作为管控内部资源和外部信息交流的平台与ERP构成了企业信息化的基石。

误区四:认为OA软件的终极目标就是手工转为电子化。

对于OA软件来说,手工转为电子化只是OA软件的第一步。OA软件的关键是对管理进行变革以适应外部的竞争和企业发展。所以OA对企业管理核心有几方面:

第一:电子化的流程审批,提升企业办公效率和执行力;
第二:OA软件的终极目的最终是为企业战略发展和管理服务;
第三:规范公司的管理,避免人为的因素;
第四:部门与部门,员工与员工之间信息的沟通和共享;
第五:知识的沉淀和痕迹的保留;
第六:加强对员工日常行为的考核;

误区五:认为OA软件实施很简单,只是信息部门的事情。

OA作为管理软件,最终应用到企业。OA软件是否能真正提高且的执行力度,关键在于是否能得到全员化的应用。软件只是一个工具,关键靠人去用,企业应用深度与否取决于企业领导层重视程度,以及配套的管理制度保证和供应商的服务能力,两者缺一不可。仅仅通过信息部门或者某一个部门去推动,最终只会导致在整个公司应用的失败。

误区六:认为OA软件马上就可见到效果、一蹴而就。

OA软件是一个系统工程,需要整体规划、分步实施,关键是企业需要把目前最迫切,最关键,见效最快的需求先提炼出来,在此基础上逐渐加深应用,然后在扩展新的需求。OA软件的深度和广度可以很深很广,很多企业因为对OA的规划不了解,所以导致OA软件在应用过一段时间以后遇到瓶颈。

企业信息化是企业发展的必经之路,推广和实施OA软件,根本目的不仅是帮助企业建立一套完整的信息化管理系统,更重要的是透过先进的管理思想和方法实现管理的提升、业务的改善,促进企业制度与文化、人与组织的和谐发展。这就决定了企业在OA软件或OA软件的选型过程中必须立足企业的实际需求,转变以往的思维方式和观点,从OA软件真正在企业信息化过程中发挥的重要作用出发,从企业战略出发,选择企业所需要的OA系统。(end)
文章内容仅供参考 (投稿) (如果您是本文作者,请点击此处) (9/15/2011)
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