采购管理信息化的发展与应用

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欢迎访问e展厅 展厅 1 企业资源计划ERP展厅 企业资源计划ERP, 供应链管理SCM, 客户关系管理CRM... 一、采购业务管理和采购管理信息化 采购业务是供应链上的一个关键业务环节，也是最基本的活动之一。在当代人类社会中，任何国家、企业、社团、机构、甚至个人，都离不开采购活动。采购的对象既可以是实物，如原材料、零部件等，也可以是非实物，如服务、知识、设计、标准、想法、创意等。因此，我们说采购管理就是一个组织将要采购的对象经过一系列的安排和行动从广义的供应商那里获取到自己的组织内部、同时对相应伴随的商流、资金流、物流、信息流、知识流、服务流等的全部管理过程。 采购管理的信息化源于制造业，在产品生产的过程中，物料采购的成本所占比例相当之高，而且在许多行业中这种比例是不断呈上升趋势的。据统计，美国制造业的物料采购成本占其销售额的比重从20世纪40年代的40% 增加到60年代的50%、90年代的60%以上，到了21世纪后，有些企业的采购额竟高达80%，特别是在最近的能源与原材料价格不断上涨的形式下，这种趋势更加明显。为此，采购业务管理被人们列为获取竞争优势的根本能力之一。 由于采购业务对国家、行业及企业的重要性，以美国为代表的欧美国家还专门设立了采购经理人指数PMI（Purchase Management Index），作为家国制造业的体检表，它除了用来衡量本国制造业在采购与生产的主要状况外，还对新订单、商品价格、存货、雇员、订单交货、新出口订单和进口等八个范围进行了表述。2005年4月底，我国在北京和香港两地发布了中国的采购经理人指数PMI，它包括了制造业和非制造业采购经理指数，并与GDP一同构成我国宏观经济的重要指标体系。 采购业务管理的演变是随着市场的变化和采购业务需求的不断发展而逐渐推进的，因此来实现供应链上动态的需求与供给的匹配与平衡，完成供应链上的加工、制造、批发、零售等的业务运营。而采购管理信息化的作用就是利用信息技术、特别是计算机软件技术来实现更多的采购流程计算机化管理和完成采购业务各层面的优化，因此为了适应采购业务发展的步伐，采购管理信息化也在不断地完善与发展，在不同的时段以不同的方式来支持采购管理业务的运作，同时也促进了采购业务的进一步向前发展。 二、采购管理信息化的发展阶段与演变过程 采购管理信息化的起源是从制造业开始的，最初是由于物料的供给无法满足生产制造的需求而萌发的，经过不断地演变与发展至今，其历程大致可分为以下五个阶段。 1．采购管理信息化的第一阶段 物料需求计划MRP阶段：从20世纪60年代期至80 年代初。当时的市场是处于卖方市场，只要生产出产品就不愁卖不出去，制造业管理的重心是如何生产出更多的产品，因此采购业务的主要任务是如何买到尽量多的物料来保证完成生产，因为只要买进原材料并生产出产品就保证能够卖出去。该阶段是采购管理信息化的初始阶段，当时MRP是为了解决订货点法的不足而产生的，由于MRP运算的数据量很大，靠手工计算非常困难，所以随着计算机技术的发展，MRP得到了快速发展和广泛的应用，并一直延用至今，仍然是ERP计算物料需求的核心部分。MRP结合了生产订单对产品的构成进行管理，按照产品的BOM展开、并对照现有库存的可用量，利用计算机软件来计算物料需求，计算出某个订单什么时候需要什么物料，实现对“何时购买”、“购买多少”等进行管理。同时还实现了用计算机对仓库物料的库存进行记录，并把采购与生产业务联系在了一起，以及实现了从采购订单的申请、审核、批准一直到发给供应商和部分物料接受、入库的信息化管理。 2．采购管理信息化的第二阶段 制造资源规划MRPII阶段：从20世纪80年代至90年代初。由于市场的竞争，从卖方市场逐渐转向了买方市场，企业必须要考虑生产什么才能更好地卖出去，因此采购业务不再是简单的买进，而是融入了“采”，首先要精心挑选，然后再“购”进。在管理“采”与“购”的同时还要考虑在系统内管理其他因素，如供应商信息、采购流程中的财务信息，物料质量信息等。此时的采购管理信息化上升为MRP II，但它在此阶段仅是被那些行业中的领军企业所采用，而在我国，更是起步较晚。MRP II将与制造相关的一些业务集成在一起，形成一个以制造为中心的系统整体，提高了生产效率。 在采购业务方面，MRP II除了MRP的管理功能外，还形成了其他几条采购管理信息化主线，如：①实现了对供应商的管理，包括供应商的各种相关信息、记录了供应商在供货与交付中的表现，如价格、质量、准时交货率三项指标；②对物料交付的整个接收过程进行管理，根据原始采购订单上的各项条款，检查接收的货物是否一致，并将其入库；③仓库的信息化管理，包括了出入库、库内的盘点、移库、库存查询等作业的信息化管理；④全部采购业务过程的财务信息化管理，包括库存出入库时在财务帐上的体现、固定资产的财务管理、与物料成本相关的财务管理、物料验收后的发票管理、以及与付款相关的AP管理等，都实现了计算机化的管理过程；⑤物料接受时的质量管理，如果质量不合格，则无法进行正式入库、生成发票和入财务帐等业务；等等。 MRP-II的创始人之一，Oliver Wright 曾对美国成功运用MRP的企业所获得的效益进行了调查，结果表明，企业实施MRP-II之后，在采购方面取得的效益有：采购成本下降了5%、库存成本下降 0-30%、库存水平反映良好（库存正确率提高），报表数字合理而迅速。 3．采购管理信息化的第三阶段 企业资源规划ERP阶段：ERP从20世纪90年代开始一直到沿用至今，该阶段的采购信息化管理进入了大面积的普及阶段，ERP已逐渐被众多的企业所接受，并普遍采用ERP来完成对采购业务的管理。此时的市场竞争已经相当的激烈，一方面在市场上随着业务外包的不断增多，采购的目标已从单纯的物资扩大到了非实物对象，企业对采购业务除了即“采”又“购”之外，还增加了许多功能与流程，如：对供应商的供货质量进行严格的控制：接收货物时在流程中设定了免检与非免检的子流程，免检的货物必须要事先进行不同等级的认证，而非免检货物如时无法通过质检要求，在系统中就无法接收入库；对供应商进行了某些指标的评估（如质量、价格和交货时间三项指标）；对采购成本的控制也有所加强，以及增加了许多业务执行过程中的策略（如仓库作业业务的出入库策略与盘点策略）；等等。 ERP 已不再是以生产为中心的系统，它对企业各项业务进行了较全面的管理，采购系统则成为ERP的一个模块或子系统、与其他如生产、财务、销售与分销、质量控制、HR等子系统集成为一个整体，共同发挥作用，特别是将企业的采购业务与企业内部的生产制造以及财务业务紧密联接，形成了业务互联的统一体。 这时的采购信息化覆盖几乎所有企业内部关于采购的业务，管理包括了对采购物资在时间、数量和质量上的确定，如：①采购订单的申请、审核、批准全部流程的管理，②生成采购订单并选择供应商，③采购订单状态与进度的查询、处理和监控，④货物的接受、质检与校验，⑤供应商质检的认证、免检与监督，⑥出入库作业流程，⑦库存分类，⑧批次（batch）处理，库存成本管理，⑨仓库作业管理，⑩发票检查和确认、过帐至财务系统（财务向供应商支付货款），⑾以及与采购相关的业务等。采购订单可以利用系统中已有的数据生成，这可以减轻数据输入的工作量和尽量减少发生错误的可能性，并保证数据的一致性，而所有管理是根据工作流的进程由系统自动触发。 4．采购管理信息化的第四阶段 ERP＋电子采购e- Procurement阶段：从20世纪90年代后期一直至今。90年代后期，由于市场竞争更加激烈，企业必须从更宽广的范围内获取更物美价廉的资源，因此人们已不仅仅局限在本土获得资源，而是将眼光拓展到了全球范围，因此采购要有全球化的视野，才能有效发掘出更具竞争优势的货源。新形势与新思维引导企业开始了国际化的采购观，突破了闭锁的地域观念。 这时，Internet的出现和开始应用，也为人们创造了跨时空与跨地域采购的机会，开启了 e-Procurement的应用。逐渐地，越来越多的企业开始利用e-Procurement，使许多企业形成了由ERP“主内”（做后台处理），e- Procurement“主外”（做前台处理）的局面，即在企业内部的采购业务管理采用ERP来完成，而在外部、特别是资源的寻找和跨地域的交易则采用 e-Procurement来完成。 作为采购后台业务处理的ERP仍然承担了前一阶段中的业务处理任务，由于ERP是面向事务的管理，它更多的是立足与业务的执行层（内部采购流程的作业与业务管理）和部分战术层（如确定采购时间、数量与质量，制定出入库、移库、盘库策略等）。但为了支持前台的业务，它在技术上变得更开放，以便与e-Procurement更好地实现对接，如引入了Web和更加灵活易用的接口技术等；在业务处理上也逐渐向互联网靠拢，并更多地利用业务数据来支持采购业务的商务智能分析与优化。 管理采购前台业务运营的e-Procurement随着互联网的迅猛发展，在上世纪末取得了很大的进展，著名研究机构 Aberdeen Group 在1999年的一篇研究报告中证实，实施了电子采购企业的产品成本下降了5% - 15%、业务处理成本减少了70% 、整个业务周期缩短了50 - 70 %。它在这一阶段的应用主要是在供求信息的发布，所需资源的搜寻，交易的撮合，询价报价，洽谈协商，招投标管理，合同签订，订单状态查询与跟踪，相关业务信息的查询，以及所有业务的数据交换、存储与文档管理等。它加快了采购业务的速度和提高了效率，降低了采购成本，扩大了采购范围，将使企业的业务流程发生了巨变，原来必须在物质世界里完成的工作现在可以诉诸于网络上实现，为企业和社会带来了巨大的价值。 5．采购管理信息化的第五阶段 ERP＋e- Procurement＋供应商关系管理SRM(Supplier Relationship Management)阶段：从21世纪起至今。进入21世纪，经济全球化进程明显加快，在全球范围内配置资源已成为一种巨潮，这直接推动了全球采购的发展。信息技术将成为全球采购的关键，采购信息化管理将实现从执行层、战术层向战略层转变。以前，采购信息化管理的多是属于事务性的管理，随着ERP、电子采购的发展，特别是SRM的出现，使采购信息化管理逐渐向战略层发展。 SRM还为采购管理信息化提供了新的支持功能，例如：①全球化资源的获取，②供应网络基础的构建与优化，③采购战略的规划，④物料与零部件采购的战略与战术性分析与优化，⑤采购基础数据的优化（如一致化、规范化、标准化、丰富化等），⑥采购内容与结构的优化分类与处理，⑦策略性资源获取的成本分析与优化，⑧关键性供给资源的风险分析与控制，⑨寻找、开发和培养有竞争力的供应伙伴、以及队供应伙伴的策略管理，⑩对供应商的从搜寻、开发、引入、培育、认证、投资、评估、建议、考核、或一直到被剔除等全生命周期的管理，⑾在新品研发过程的早期就引入采购业务部门的参与（既提供充分及时的支持与配合，又包含严格规范的限制和控制），⑿帮助和引导技术成熟的供应商更早地参与新品的设计工作，⒀与生产制造、研发、销售等业务环节开展更多的协同，特别是与供应商开展实时协同运作来保证供给的完美可靠，等等。这些都是在新世纪中的新需求和采购业务的新发展，因此在采购管理信息化逐步完善过程中，也使采购业务上升到一个战略性资源获取的新高度。 在这种新的环境与需求下，ERP＋e-Procurement＋SRM模式则被认为是目前供应链上对上游业务管理的最佳组合模式。而该组合模式的分工为： 1．ERP：它仍然作为采购后台的业务处理，主要是管理企业内部采购业务的执行（Execution）或操作（Operation）层面，即完成企业内部采购业务中日常面向事务的处理工作； 2．e- Procurement：面向前台采购业务运营的e-Procurement更多地是发挥电子商务的作用，完成对外部供应商和更好更廉的资源实现在全球范围内的搜寻，以及前面介绍过的所有外部采购业务的电子化运作，完成互联网在线采购业务的操作。此外，在它的支持下，使SRM能够更好地完成其与供应商的协同和对供应商的优化管理等的工作，也促进了采购业务电子化的进一步实施； 3．SRM：许多人误认为SRM仅仅是对供应商进行管理的系统或工具，其实它更多的是提供战略与战术层的优化、对供应商更深入的管理、以及与供应商和企业各相关部门与环节的协同，由于它具备了许多新的管理与优化功能，因此与ERP和e-Procurement一同，完成了将从普通层面的采购提升为战略层面的资源获取。特别是SRM还将企业的采购业务与新品的研发业务、销售与订单管理业务等紧密联接在一起，帮助企业充分实现了信息共享和协同运作。 由此可见，采购管理信息系统完全是市场变化和采购业务需求发展的产物，它通过不断演变与发展来增加自身的功能和完善执行力，帮助和支持采购业务更好地运行。然而，它不仅是在实际应用上满足市场与采购业务发展的需求，而且甚至在某些情况下在管理理念上引导采购业务去不断适应市场的变革、而不断地向前发展。因此，采购信息化管理的模式将会继续随着社会的不断前进、科技的不断发展而向前发展，以不断地完善和发挥它对整个社会应有的作用与功效。(end)

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