机车车辆厂ERP实施初探

作者：王焱 纪嘉伦

欢迎访问e展厅 展厅 1 企业资源计划ERP展厅 企业资源计划ERP, 供应链管理SCM, 客户关系管理CRM... 摘要：文章在全国高速铁路客运专线火热建设的大环境下，分析了国内企业ERP实施失败率高于国外企业的主要原因。在此基础上，阐述了机车车辆厂目前的现状，并对其实施ERP的需求进行了分析，其中针对机车车辆厂的物料管理提出问题以及解决方案。 关键词：ERP（企业资源计划）；机车车辆厂；动车组；物料管理 2005年11月，在中国国家主席胡锦涛访问德国期间，铁道部与德国西门子公司签订了合同，向西门子订购60列高速动车组。我国将向西门子进口整车3列，剩下的57列在国内生产，最终达到国产率70％的目的，建立自己的动车组品牌。要想在国内机车车辆厂进行动车组的生产，存在着很多困难。首先，目前机车车辆厂的管理模式已经不适应动车组的生产，必须引进先进的管理理念和管理模式；其次，目前的生产模式也不能满足300公里动车组的生产。所以机车车辆厂的企业管理再造和企业生产流程再造迫在眉睫，否则无法在2008年京津城际高速铁路建成之时，动车组投入使用。 1 机车车辆行业特点分析 机车车辆行业生产模式的主要特点是：典型的大批量流水线生产，按订单生产。机车行业生产具体特点有以下几个： 1.1 产品结构清晰明确 机车车辆制造企业的产品结构可以用机构树的概念来描述，最终产品一定是由固定个数的零件和部件组成，而且组成关系是非常明确和固定。 1.2 工艺流程比较复杂，工艺路线基本固定 机车车辆制造业的特点是结构复杂，品种有限和大批量，因此，每一种型号的车型都有着非常复杂的结构明细（近万件），但是有了一次生产经验，同型产品的工艺流程就完全可以依照以前的同型产品进行生产。 1.3 自动化水平高 由于机车车辆对产品的质量和精度要求非常高（尤其高速列车），所以，产品的部件生产很大程度上依赖于数控机床、柔性制造系统等。 1.4 生产计划的制订简单固定，生产任务的管理简便 机车车辆行业不像其它行业那样可以生产出一些成品以供未知需求。机车车辆厂只能根据铁道部、铁路局、机车公司等的订单来生产。接到订单后如果是老车型（生产过），就可以在以前的数据基础上做一些必要的修改，再下发到生产车间组织生产，这样使生产管理趋于简单化。（如图1所示） 1.5 物料采购难度大 机车构件繁多导致采购任务重、管理任务重、供应商管理难度大、周期把握不准、质量把关不到位等具体问题。 2 机车车辆厂ERP的实施 2.1 ERP在机车车辆厂存在业务需求问题 2.1.1 采购计划的编制。在机车车辆厂目前的管理条件与管理模式下，采购计划编制受到铁道部销售部门和生产部门的影响，往往不能够做到计划的科学性与合理性（有些供应商都是铁道部指定的固定供应商，供应商提供的零件的质量及周期不能满足生产的需求），没有建立科学的进货决策系统，手工分解各车间下达的物料需求工作量很大。 2.1.2 供应商的考核评价。比较感性的进行供应商订单下达，产生问题的原因是缺乏供应商评价体系，不能进行有效地性价比采购，以降低采购成本且提高产品质量。供应商的到货情况、质量情况、付款情况等没有一个统一的信息平台，无法进行全面的考量供应商。采购系统、财务系统、质量管理系统没有信息集成。 2.1.3 采购价格管理。供应商的价格变动较快，缺乏动态的价格参考与比较分析；采购的实际价格与财务部按计划核算相互没有统一的物料编码体系，部门之间信息无法实现信息协同。信息管理主要靠手工，缺乏采购有效地订单跟踪措施。库存摸不清家底，缺乏有效的存货控制策略。业务不规范，采购黑洞防不胜防。紧急采购、盲目采购、缺货现象、大量积压现象出现频繁。采购资金分配难。采购成本居高不下。应付账款难追踪、与财务部门的对账难。暂估采购业务多，冲账、查账工作量大。 2.1.4 财务管理问题。现有财务软件为核算型财务软件，只简单的使用账务报表，难以实现财务信息化集中管理。日常工作主要放在核算与各部门业务对账的事物中，无暇顾及财务部门的其他主要事物，如财务分析等财务管理决策的工作。存在大量的与其他部门重复的工作量，浪费了大量的人力、物力、财力。对资金运作情况没有进行监控，费用控制主要靠人工。财务与业务脱钩，无法对业务情况进行及时跟踪。没有完全做到事前预算，并在执行过程中加以控制。往来兑账工作量大，缺乏有效管理机制。采购核算困难，暂估核算复杂。 2.2 物料管理问题的需求 物料管理是ERP系统的核心之一，它将工厂的整个生产过程有机的结合在一起，使得工厂能够有效的降低库存，提高效率。同时各个原本分散的生产流程的自动连接，也使得生产流程能够前后连贯的进行，而不会出现生产脱节，耽误生产交货时间。 2.2.1 没有安全库存的界定。没有安全库存的界定，计划员总是凭着感觉计划采购申请，致使采购量不准确（或多或少），而且，总是造成车间怠工等料的情况。 2.2.2 仓库管理不到位。仓库的库存情况不上报或者不知道，等到车间要料时才发现库存不够或没有。这些同样影响了生产，使生产周期变大，实际生产时间变短导致生产质量不高。有时在库存有料的情况下库管失职上报缺料进行采购新料。 2.2.3 计划员凭感觉计划采购申请。由于不管有料无料总是出现车间领不到料的情况，计划员在下达采购申请时，私自下达相当于需求几倍的量，导致后来没有需求后仓库到处堆着积压的物料，占用了大量的资金和场地。有些过时的物料只能按照报废品处理，因为现在的车型根本用不上老车型的物料。 2.2.4 不合格品太多。另外一个非常严重的问题，就是物资部门提供给车间的物料有很多都是不合格品。比如：偏平圆销稍粗了0.03毫米，不能够插入均衡托梁，二次加工后能够插入后却发现均衡托梁厚了7毫米，只能二次加工均衡托梁，两个转向架上的重要部件的二次加工用了将近7个小时，其间工人就只能在车间停工等料。这样无形中也使得4个小时完成的工作在下班前1个小时左右完成，可以想象完成的质量如何。 2.3 物料管理存在问题的几个关键因素 2.3.1 业务流程控制点多，面向职能化缺乏有效的部门协调。机车车辆厂现有的业务流程其实已经具有较完善的体系，在十几年前工厂工作流程相当顺畅。但是在目前新形势下用原来的手工管理方式，由于受到人的管理能力局限性约束，一般必须采用授权分工管理。授权分工管理必然会在一定程度上导致决策分散化，影响决策的有效性。如物资供应部不能实时地了解跟合同相关的财务、生产等信息，需要耗费时间和精力去各部门了解。因此要重视现代化计算机信息技术的应用，以便协调业务分散和管理集中之间的矛盾。 2.3.2 管理手段有待提高，缺乏信息共享机制。机车车辆厂部分地使用财务电算化软件，整个系统之间财务业务信息不共享，导致大量的重复劳动。缺乏业务信息共享平台，各部门容易做到信息流的单方面、正向传递、单项孤立的管理，难以实现逆向反馈与双向监控。例如，生产部门下达采购需求，生产部门如果想了解计划的执行情况，知道哪一笔货已经办理采购、究竟已到货多少，就不得不向具体采购员进行咨询。由于手工采购管理、财务系统、质量管理没有信息集成，造成供应商的供货过程无法进行跟踪，没有实现有效的供应商的评价体系。 2.3.3 信息流不够畅通，影响市场响应。信息流的不畅通，事实上已经严重影响了机车车辆厂各职能部门的工作效率，同时，也使物流和资金流的运转出现习惯性脱节。 2.4 物料管理问题的解决方案 对于现代企业而言，良好的库存管理不仅是“进—销—存”物流管理的重要环节，也是降低经营管理费用的关键。采用SAP的物料管理（MM）模块中的库存管理（IM）子系统来建立一套集成的库存和物流管理平台，支持机车车辆厂物流中心以及各仓库、油罐中，工程物资、MRO备件、原油、化工产品等的库存管理。 库存系统提供集中储备的物流中心运作模式，也支持二三级单位自有仓库的库存管理。SAP的库存管理同时支持大型立体仓库的仓储管理（Warehouse Management）。SAP系统库存管理子系统能够实现按数量和金额管理库存，完成所有物流事务的计划、数据录入和文档编制，支持不同的物料盘点方法如周期盘点、连续盘点和抽样盘点。 系统不仅进行物料的数量和库存管理，还可以反映物料的各种状态，包括物料库存中的在检数量、在途库存、已订购未交货数量、客户特定库存、项目预留库存等。可以使企业方便地区分库存中物料的不同情况。 2.5 库存事务管理 2.5.1 到货检验管理。机车车辆厂质量部门能够根据工厂的业务需求冻结供应商所交付的物料。系统也能够管理供应商的交付技术条款和质量担保协议。在采购验收处理时，系统自动将准备检验的物料收到检验状态的库存。当质量检查部门对该批物料做出检验合格的决策后，这批物料将被存放在自有非限制库中。但物料需求计划可以考虑这类库存的可用性。只要物料被存放在检验库里，系统将自动地冻结发票与付款。 2.5.2 入库管理。在未来系统中，SAP支持各种收货流程，系统可以设定货物接收后是否应先放入质检状态，合格后再放入非限制使用库存。由于未来系统是一个整合的系统，所以以上各种流程的收货处理，不仅会产生物料的收货凭证，同时还会产生相应的财务凭证，影响相应的总账科目。系统用不同的物料移动类型及其相关的参考凭证来控制不同形式的货物接收过程。收货时，需要先检查有无对于此类收货的预定存在。如有预定存在，则参照预定收货。系统支持采购订单的收货、生产订单的收货以及其它方式的收货。 2.5.3 库存调拨。库存调拨指机车内部的平库与调拨。库存调拨可以采用一步法和两步法进行管理。一步法使用库存转移单，库存从发出地发出的同时记入接收方的库存。两步法使用库存调拨订单进行：发料时，零部件从发料库中移出。运输途中，系统中显示其为在途库存。收料库经检测后，收料入库。用户可以在系统的库存浏览中看到所有库存状态的情况和数量金额。 2.5.4 出库管理。SAP提供了很多形式的发货出库。对生产订单的发货、对销售订单的发货、对预留的发货、对维修的发货以及对项目的发货等，这些都可以看作是计划性发货；部门的领用、质量部门的样品抽样检验、物料的报废出库等，可以看作是非计划发货，在系统中执行发货，系统立刻会更新库存数据，同时相应的财务数据也将被更新。如果缺货，系统可以查询采购订单，在途库存，从而给出可发货的建议日期。 2.5.5 库存盘点。由于SAP支持多种策略的物料库存盘点，在库存管理系统中，为了保证库存信息的准确，库存盘点是系统中重要的一个步骤。可以使用SAP系统的期间盘点、循环盘点和抽样盘点等方法进行盘点。循环盘点区别对待A、B、C类不同类型的物料，规定不同的盘点间隔周期和允许的盘点误差，系统会自动检查出需要盘点的物料，进行轮番的盘点。同时，企业可以根据具体情况，选择在任意时间比如月末盘点某些仓库，某些库存地，某些类型的物料或某一物料。使用抽样盘点的方法可以节省盘点的数量和时间，通过一定数量的盘点结果推断总体的盘点差异。 在盘点处理中，当需要盘点时，由财务和仓库管理人员选择盘点的方法和盘点的范围，在SAP中对需要盘点的仓库和盘点项进行选择，打印盘点表。同时可以冻结盘点表内选定范围的库存事务处理，防止此时发生出入库业务。然后在SAP系统中逐步将实际盘点的结果输入系统，并进行差异分析，打印差异分析报表。如果差异被审批后，可以在系统中将差异记帐，将库存数量和资金调整到真实的水平。 2.5.6 退库管理。SAP库存管理系统能够对物料进行多种库存状态的管理，如质量检验状态、冻结状态和可使用状态；此外，根据业务的需求，还可以实现对零价值采购库存（寄存库存）、客户退货库存、销售订单库存、外协加工库存、在途库存、收货冻结库存进行分别管理和信息统计。 对于供应商的退货管理退货可以针对采购订单直接做。将冻结、质检、非限制的库存退给供应商，也可以使用销售模块的功能，创建交货单的方式，视为销售给供应商。 对于客户的退回作为特殊库存管理，当商品退回到仓库后该商品处于客户退回状态，只有当确认了退货原因和责任后才将此商品转为自有商品，此时商品才处于可用状态。 2.5.7 报废管理。SAP库存管理系统能够对物料进行多种库存状态的管理，当物料由于意外损坏或已超过质保期后就可考虑报废掉该物料。如果进行货架有效期的管理，当商品快超过商品保质期时系统会提示相应的警告信息。一旦决定报废该物料后就可通过系统报废出库将此物料报废。 SAP系统支持资产的购置、报废、转移（在集团内部转移到其它公司）和使用部门的变化的管理。固定资产购置可实现有采购订单和无采购订单两种方式。可满足企业统一采购管理和由不同部门自行采购的多方面的需求。有采购订单的购置是与采购模块集成的。在资产验收入库时，系统按照会计记账的要求自动记账到资产明细账同时更新总账。系统还支持资产的完全和部分报废功能。 参考文献： [1] 陈勇. MRP、MRPⅡ及ERP的发展过程及在企业中的应用[J]. 计算机与网络，2005,17:43-45. [2] 陆炳辉. ERP热点展望[J]. 中国制造业信息化，2004(3):37-38. [3] 许杨，王福重. ERP系统实施中存在的问题、应用效果和技术经济效益分析[J]. 现代管理，2004(12):90-92. (end)

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