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升级管理 升级视野--实达外设成功应用大型ERP系统易拓
作者:DCMS
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2007年5月,实达集团旗下最主要的子公司实达电脑设备有限公司(简称实达外设),与神州数码管理系统有限公司(简称DCMS)正式签署合作协议,引入易拓ERP管理系统和工作流系统,推动企业信息化管理升级。期望通过新的ERP系统上线,带给实达外设新的发展动力,在规范企业管理、提高运营效率的同时进一步强化其在商用外设领域的竞争力。整个信息化建设的经济投入达到数百万元,显示了实达外设借助信息化管理求发展的决心和信心。

时至今日,易拓ERP在实达外设成功上线应用已逾一年,成为公司日常经营必不可少的一个强大工具。正如总经理曾凯忠所言,ERP固然不是万能的,但是没有ERP却是万万不能的。

信息化先锋老树开新花

1988年6月22日,实达电脑公司在福州成立。创业者们的三个初衷为:尝试一种体制,使知识分子通过自己劳动获得合理的报酬;创造一个机制,使科研成果迅速转化为商品;树立一个品牌,参与国际竞争。1996年8月8日,“实达电脑”股票(600734)在上海证交所挂牌上市,成为首家上市IT企业,集团也拥有实达外设,实达PC,实达网络,实达电子等二十多家子公司,成为福州市数一数二的经济支柱型企业。其中,实达外设又是集团的旗舰子公司。

实达外设历来重视企业的科学管理与自主创新,成立20年来,其各项业务始终保持高速稳健的增长,终端产品在市场中的占有率也一直保持在40%左右。其中,具有自主技术的打印机销量超过80%以上,技术创新也一直走在国内同行前列。在信息化建设方面,公司也算得上是业内先锋,1995年就用了用友财务,97年开始接触和使用开思ERP,99年自己开发了一套销售管理系统,2001年上了自行研发的客服管理系统,2003年实达被评为福建省制造业信息化应用示范企业。公司在信息化上面的投入迄今已达四五千万元,其中软件投入占到一半。

实达外设信息中心经理俞桥明介绍说,公司97年从实达电脑集团copy了开思的ERP系统在用,和销售、客服、财务等多套系统同时并行,各系统之间很难有数据交互,形成一个个信息孤岛。这些年,信息中心一直在做销售和客服系统的更新和调整。由于新会计准则的颁布实施,对上市公司的财务制度有了更严格的要求,因此财务信息系统及相对应的软硬件设施都有必要进行更换升级。基于这样一个契机,公司领导决定上一套大型ERP系统,为整个信息化搭一个整体平台。通过价格的比对,软件产品的功能、实施风险、成功案例等考察,DCMS的易拓ERP以其对电子制造业强大的管理功能,库存、财务、生产、采购、BI等模块齐全的优势,最终在竞标中胜出,同时实达外设还购买了神州数码的工作流系统。

付出与回报并存

在实达工作了六年多的俞经理,一直负责公司各信息系统的维护。作为CIO,主导实施ERP的重任自然落到了他的肩上,领导给了他足够的权限来推动项目的顺利进行。俞经理深知,IT和业务之间的衔接和协调,就是ERP项目经理要做的事情。IT主导往往会导致疏离业务而项目失败,业务主导也会让IT变成附庸失去价值,并且增加实施难度。因此成功的ERP实施需要项目负责人象润滑剂一样去协调各部门,同时也需要各部门的自主配合。

从2007年5月开始,俞经理带领着IT部门的同事,和DCMS的顾问人员为公司员工进行了60多个工作日的各类培训,包括针对性的岗位培训、系统功能培训、数据模拟培训。还专门为受训人员设置了考试,并公布考试成绩,跟效益直接挂钩。其中对于制造部分的培训所花时间最多,正因为如此,后来上线计算MRP(物料需求计划)的时候,准确率达到90%以上,大大减少了误差和调整误差所需的时间与人力,这一结果让IT部门准备好的应急预案没有了用武之地。

俞经理回忆那段难忘的实施经历时说,第一个月算MRP,两个计划人员不断调整。上线后第一天早上,他特意很早就来到岗位上,按照一般经验,第一天是问题出得最多的时候,本以为各部门的电话会让他应接不暇,但直到下班只接到两三个,而且都很顺利的就解决掉了,并没有出现想象的那么多问题。由于制造部门准备工作做得很充分很到位,并行19天后就全部切换到新系统上了。

财务部门在整个项目过程中是受冲击和变化最大的部门,也是受益最大的部门。据财务总监杨总介据,因为原来公司的信息化基础比较扎实,每个人都是会计电算化和计算机应用的高手,使用原来的用友财务系统很多年,早已习惯了原有的操作流程和原有的操作界面,因此对新系统有较大的抵触心理。尤其对于有十多年工作经验的老会计来说,当程序发生变化,所有的操作都需要重新熟悉和习惯,所以需要一个相对艰难的过程。前三个月是财务部门最困难的时期,成本计算出现了一些问题。那时候经常晚上十二点过了还在核对数据,培训之后财务室的灯也经常是十点多以后还亮着,那是财务人员在输单据,熟悉系统,总监催他们吃饭、赶他们回家,他们自己都不肯走。

所有的付出都得到了应有的回报。三个月过去以后,一位财务主管说,“刚开始觉得这个系统太难用了,但用起来以后发现还真的是很方便很好用。”现在通过系统可以实时监控到各分公司的财务状况,报表上可以自动完成集团报表的合并。以前需要对二十几家的数据一一进行人工复制、粘贴,六张表格就需要做一百二十多份,机械重复的工作量很大。而现在,财务人员的工作量要明显轻松很多。以前的报表是每月15号才加班加点才做出来,现在10号前就可以算出来了,提前了5天。

集成应用提升的不仅是效率

实达外设主要生产打印机和终端机,和其它按订单生产的电子制造企业不同,它主要是库存生产,一般存放着2到3个月的备货。因为一些进口配件的采购周期较长,通常需要提前3个月做销售预测,由各个分公司汇总到总部,然后由总部根据总量安排采购和生产。关键原材料和成品的库存量很大,达到一亿多元。通过现在的易拓系统设置,整个采购的可控性得到了规范和增强。

原来的采购流程在系统内只是下一张采购单,用纸单据在系统外核价,核价跟采购的管理不一致,采购环节的管理存在很大的漏洞。现在的易拓ERP系统内,核价是第一步,有了核价才能到下一步的买采,没有核价就不能进入下一步,也就无法进行采购。当价格发生变化,在系统里由采购部门的经理来审核,重新下订单。以前是由采购部门审核纸的核价单据,总经理签字,流程很长很繁琐,经常会有人拿着单据跑上跑下的到处找领导签字。现在核算单价格和采购单的价格做到了准确一致,更新的频率也比以前快了很多。

易拓对整个存货价值的预留分析有完善的设定,根据库存量等数据可以很快计算出原材料的需求量,采购单根据物料需求计划(MRP)来做,现在做MRP时考虑的因素也比原来更充分,增加了替代料的考虑和管理。此外,原来算MRP要48小时,现在只需半小时。成本计算以前需要2-3天,现在只需15分钟。现在BOM的管理源头是研发部门来负责,接到工程研发单和变更单就进行BOM配置,然后由生产部门根据BOM下生产任务,计算出来的结果更准确也更具参考性。

俞经理说,现在的优势在于集成,打破了过去多个系统间的信息孤岛,最明显的效果莫过于物流和财务的一体化。以前在旧的ERP系统内跑完了以后,还要手工录单据凭证,想要在系统内看多细,就必须录入多细。现在在统一的平台上,只需录一张凭证,其他部分就自动完成,显著减少了工作量。

特别值得一提的是,实施ERP系统对整个IT部门有一个提升,不仅提高了信息部门在企业内的地位,也帮助IT人员得以快速成长。以前IT部门只是一个后勤服务部门,很少参与公司运营规划,每年年终总结时都很雷同,很难有什么提高。现在基于ERP平台,IT人员对公司各业务部门的运作都有一个相对深入的了解,将会参与到公司的业务流程中去。包括CIO自己的视野也有了极大的拓宽,俞经理说,他在实施和应用ERP的过程中,对财务、销售也都有了比较深入和全面的了解,不仅仅是只懂IT了。

俞经理说,易拓ERP管理系统的上线与应用,将使实达外设的运筹管理进入一个全新的发展阶段。易拓可挖掘的功能还很多,在这个管理系统下,信息化手段会进一步深入到研发、生产、销售、物流、服务等各个环节。实达外设目前正在实施工作流系统,实现公司内的无纸化办公。在和易拓的集成完毕后,计划再上HR系统。未来三到四年内,将持续促进和推动管理系统升级,逐渐把信息化延伸到公司各个角落里去,为实达外设的永续经营提供强劲动力。(end)
文章内容仅供参考 (投稿) (11/19/2008)
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