ERP实务：业务流程之委外加工结帐流程

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欢迎访问e展厅 展厅 1 企业资源计划ERP展厅 企业资源计划ERP, 供应链管理SCM, 客户关系管理CRM... 对于生产企业来说，大部分时候委外加工生产是免不了的。如有时候自己生产任务来不及或者自己没有技术设备等等，都可能导致委外生产作业的发生。虽然委外生产的结帐流程跟采购部门供应商结帐流程有点类似，但是，其处理起来的话，也有其特殊性。所以，在ERP系统中，往往把委外加工结帐作业跟供应商结帐作业区分开来，从而让委外生产结帐流程更适应企业的实际情况。 如下图，就是一家自行车企业的委外加工结帐作业流程。自行车企业的轮盘有钢圈、钢丝、轮胎组成，企业有时候自己组装，但是，当企业生产任务比较紧的时候，他们的自行车轮盘就有委托外面的生产厂商组装，从而减轻自己企业的生产压力。下面我就结合这家企业的委外加工应付结帐流程来谈谈如何处理好这支作业。 第一步：确定委外加工应付需求。 1、 需求部门。不同的企业，可能委外生产加工复杂的部门不同。如我遇到过一个客户，当生产部门决定某张生产订单或者某个半成品生产需要委外时，他们就把这张单子转交给采购部门处理;接下去的追踪、结帐等作业都是由采购部门来负责。有的客户，如外包作业比较多的话，则在生管部门有一个专门的委外加工处理小组，专门负责委外加工的相关作业。无论最后具体是哪个部门负责，其本质是没有区别的。只是在实施委外加工作业的时候，先搞清楚具体的实施部门，这对于权限的相关设计是非常重要的。 2、 发生频率问题。有的客户如果委外加工比较少的话，则可能是逐笔结帐，也就是说，完成一笔委外加工作业，就是结帐一笔，当然条件是委外生产厂商及时送来发票。这家自行车企业由于批量大，一张订单往往设计到分批交货，为了处理的方便，也是采取逐笔结帐。这里的逐笔结帐不是针对委外生产进货单而言的，而是针对委外生产订单而言。当然，有的客户委外加工作业频繁的话，也可以采用月结的方式处理。 3、 前置单据。委外生产加工结帐作业的前置单据有两张，一张是委外加工生产单，另外一张是委外进货单。在做结帐作业的时候，可以在这两张单据中另选一张。不过这家自行车企业，他们采用的是根据委外生产加工单来生成应付凭单。这主要是因为他们的委外生产数量往往比较大，需要委外生产厂商进行分批交货，而他们结帐的时候，则是这张委外生产订单全部完工后再结帐。当委外生产进货单审核的时候，会更新委外生产订单中的完工数量。而结帐的时候，就是根据委外生产订单的加工价格与完工数量计算出应付的加工款。当分批交货时，这比一张张去统计委外进货单，显然要方便的多。这个处理方式，跟供应商进货结帐就有明显的区别。 明白以上这些概念之后，现在就可以进行第二步，根据前置单据进行结帐。由于这家客户是根据委外生产订单来进行结帐的，所以，在后续的描述中，我也是根据这个内容展开的。 第二步：根据委外加工单结帐。 委外加工单结帐的时候，企业可以根据委外进货单来进行结帐，也可以根据委外加工单来进行结帐。具体采用哪种方式，企业可以自己进行选择。一般来说，企业只能够选择一种处理方式。当企业决定了具体采用什么方式处理后，就需要在系统基本设置处，进行向管的设置。 当根据委外加工单生成委外加工应付凭单的时候，系统会做如下的处理。 一是根据相关的条件，计算相关的数据。如会根据委外加工单上的完工数量与加工价格计算所需要的委外加工费用;会根据这家供应商付款条件来推算应付帐款日期，等等。这里要注意，如果是根据委外加工单来生成加工应付帐款的话，则默认情况下，其开始计算的日期为这张委外加工单对应的委外进货单中最后一张进货单的日期。这跟实际作业的处理方式是相同的。 二是更新相关单据的信息，主要是更新委外加工单与委外进货单。在这两张单据上，都有结帐单号这个字段。当运行“根据委外加工单结帐”作业时，系统就会自动更新这两张前置单据这个字段的内容。当加工应付帐款单删除时，也同时会把这两张单据的结帐单号删除。如此的话，就可以保证单据前后之间的关联性，实现关联查询。 三是加工应付帐款单的单据性质。为了跟其他的应付帐款单区分开，我建议企业用户另外设置一张应付帐款单，如“委外加工应付帐款单”，用来独立统计委外生产的加工费用。为此，用户可以先在应付单据设置处，设置“委外加工应付帐款单”;然后在“根据委外加工单结帐”流程设置中，指定这张应付帐款单。如此，以后根据这支作业生成的应付帐款单的单据名称都为“委外加工应付帐款单”。 另外需要注意一点，就是应付帐款单到底有谁来做。在采购作业中，应付帐款单毋庸置疑，是需要财务部门来进行处理的。但是，委外生产所涉及到的应付帐款单，一般情况下是有委外生产作业的负责部门来生成的。因为往往在委外生产结帐的时候，所涉及到的因素比较多，如可能企业自己提供了部门的原材料或者其他的一些支出，需要在加工费用中扣减等等。而这些内容的话，委外生产作业的主管部门更加的清楚。为此，在实施这支作业的时候，一般都是由生管或者采购部门来生成应付帐款单，然后由财务部门进行审核。所以，需要把委外应付帐款单跟采购的应付帐款单区分开来，以利于后续的处理。 第三步：应付帐款单递交。 当委外生产负责部门建立好应付帐款单，并核对准确之后，就需要把这张单据转交给财务部门进行审核。一般来说，委外生产部门在转交应付帐款单的时候，还需要转交相关的一些单据。 常见的有对应的委外进货单、材料领用明细、委外生产订单、发票等等单据。为了处理方便，用户可以通过关联查询，把除发票之外的单据执行关联打印，如此的话，对于财务部门核对帐务的话，是比较方便的。在实际工作中，往往财务部门对帐的时候不需要这些单据上的所有内容，而只需要一些特定的数据。所以，有时候我们会为他们设置一份特殊的报表，报表中包含财务部门或者委外生产主管部门对帐所需要的相关信息。这对于提高他们的工作效率，是非常有帮助的。用户可以通过系统提供的“自定义报表”模块，设计自己所需要的报表。 当财务部门核对后，觉得帐目有问题时，就可以拒绝审核，把单据退回给责任部门，让他们重新核对;若帐目没有问题的话，就审核这张委外生产应付帐款单。如此的话，这比应付帐款就会正式考虑到应付帐款计划中去。 另外，在执行这支作业的时候，有以下这几个问题要引起我们的重视。 第一，有时候某个合作伙伴，即是企业的原材料供应商，又是我们的委外加工生产厂商。在这种情况下，该如何处理?我们实施顾问的意见是，最好分别处理。也就是说，当月到这种情况的时候，我们可以设置两个合作伙伴甲与乙。如这个合作伙伴承担原材料供应商的角色比较多，则就可以把甲设置为供应商，然后把乙设置为委外加工生产厂家，然后把甲设置为乙的总公司，并设置为甲公司付款与甲公司开发票。这么分开处理，对于业务的处理、归类、追踪以及数据分析，是非常有帮助的。否则的话，同一个合作伙伴不同业务混杂在一起的话，就会很难处理，如不同的业务可能对应的付款条件不同，若当同一个业务伙伴来说，就很难处理这类的业务，所以需要把一个合作伙伴虚拟成原材料供应商与委外加工生产厂商。当然，这要看这个业务发生的频率，若这种情况是偶尔发生的，那么也没有这么处理的必要。相反，若一个月要发生好多次，则笔者还是建议最好按这个方式处理。 第二，要注意处理原则的一致性。如是按委外生产订单结帐还是按委外进货单结帐的问题，最好需要进行明确。一般的情况下，最好只采用一种处理方式，否则的话，根据我项目实施的经验，用户比较容易搞错。虽然系统是支持一家企业采用多种处理方式的，但是我们在项目实施的时候往往不建议用户这么做。(end)

文章内容仅供参考 (投稿) (如果您是本文作者，请点击此处) (9/10/2008)