ERP实务：业务流程评述之采购变更流程

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欢迎访问e展厅 展厅 1 企业资源计划ERP展厅 企业资源计划ERP, 供应链管理SCM, 客户关系管理CRM... 采购订单的变更流程是采购订单管理的一个补充功能。虽然其只是对采购管理的一个补充，但是，个人认为，其设计的好坏，可以反映出一个ERP系统的灵活程度。因为往往考验一个ERP系统是否成熟，不是看其正常流程是否走得通，而是看其在处理意外事件时的能力。而采购订单的变更刚好是考验ERP系统应变能力的一个重要手段。 采购订单变更包括很多方面的内容，如有需求部门提出的变更需求，也有采购部门自己提出的变更需求;有对于采购交期的更改，也有对采购价格的更改;甚至可能也会有采购订单作废的情况;同时，在采购订单变更的过程中，可能会有已经收货或者部分收货的情况;最后还涉及到变更损失的统计等等。所以说，采购订单变更管理比采购订单本身来说，可能还会更加的复杂。 下面笔者将结合一家企业的具体管理流程，来归纳总结一下采购订单变更管理中的一些技巧。 第一步： 需求部门提出变更的需求。这里的需求部门，即可以是生产部门，也可能是采购员自己。一般在做采购订单变更单的时候，最好能够注明变更的申请单位。这主要是用来后续的分析及变更损失成本的归集等等。 变更的对象也可以分为很多种，如采购订单价格的变更、交货日期的变更、采购订单的作废等等。因为变更原因的不同，其对应的采购订单变更流程也可能不同。 假设现在有一张采购订单，其需要采购A、B两种原材料。具体情况如下： 原材料A 交期2008年6月30日;数量 1000套;价格10元;供应商 龙发。 原材料B 交期 2008年7月10日;数量500套;价格 9元;供应商龙发。 第二步：采购部门需要判断，变更的采购单是否已经收货? 一般情况下，对于已经收过货的采购订单，不能再做一些变更。如假设现在这张采购订单的其中一项原材料A已经收了500套。为此，在做采购订单管理的时候，就会有一些限制。如不能对采购交期进行变更;也不能对采购价格进行变更;更不能对采购数量进行变更。 不过，在实际工作中，有时候也会遇到需要变更的时候。如由于供应商送来的这批货质量差等原因，采购部门决定不接受其接下来送过来的货物等等。为此，在ERP系统设计中，还是考虑了这些方面的因素。对于已经收过货的项目，允许其进行部分内容的变更。一般来说，像我现在在使用的ERP系统，其对于已经收过货的采购订单项目，只允许一个变更动作，就是“指定结束”。当用户不需要供应商剩下来没有交期的货物时，可以通过采购订单变更单，把这个项目“指定结束”掉。 采购订单变更单指定结束功能，还有一个非常现实的应用，解决采购订单的尾数问题。如需求部门在实际请购时，可能考虑了损耗率的因素。如在生产的时候可能真正的需求量只是980套，但是，生产部门可能考虑到需要备30套损耗，所以，在请购的时候，请购数量即为1010套。但是，供应商只送过来1000套，剩下来的10套如何处理呢?一般情况下，若不影响生产部门实际生产的话，则采购部门是允许供应商不送这些货物的。毕竟，这些材料若供应商送过来的话，在企业中也只能作为呆滞品了。此时，因为采购项目已经收过货，所有，已经不能通过采购订单变更单变更采购数量。但是，也不能一直这么放着，因为若不加改动的话，在采购订单未结案明细表中，将会永远存在这个尾数。故，遇到这种情况，我们就可以通过采购订单变更单，把这个项目指定结束掉。如此的话，我们就不会再被这个烦人的尾数问题所困扰。 顾问总结： 对于采购变更单来说，在做这支作业之前，采购订单需要对采购订单的收货情况进行判断。一般来说，若采购订单已经收了货，则变更的内容就会受到很大的限制。有些ERP系统设计的比较死，只要采购订单收了货了，不管其只是收了其中的一项，还是部分收货，通通不允许用户进行任何的更改。 但是，有些ERP系统在这个方面设计的比较人性化，考虑到企业的实际需求。若采购订单已经收过货的话，可以进行一定程度的更改，当然，这个更改的前期，使不会造成业务的混乱。 第三步：跟供应商进行协商。 当企业受到采购订单变更申请的时候，除了要判断物料的收货情况之外，还需要跟供应商协调，看看其是否接受变更后的采购订单。 如对于原材料B，其采购订单的交期是7月10日。但是，客户可能由于种种原因，如生产计划的变更或者客户销售订单交期的变更等等，需要变更这个订单交期，希望把交期从7月10日变更为7月1日。这往往不是说企业想变更就可以变更的。而是需要企业先跟供应商协商好，看供应商是否会同意。若供应商同意了，则再在ERP系统中做采购变更单，变更这个采购交期。若在没有跟供应商协商一致的情况下，擅自变更采购订单，有时候往往是无用功。 同时，有些变更的话，可能还会导致一些损失。如企业要把交期从7月10日变更为7月1日。供应商表示同意，但是，因为供应商那时没有车，需要企业自己去提货。所以，这个交期的变更，就还涉及到一些损失。我们在项目的实施过程中，一般都是要求在采购订单的变更过程中，把这个损失能够在采购订单变更中反映出来。因为这关系到以后订单成本的计算等等。若不在这里进行反应的话，则这个因为订单变更造成的损失，将不会再后续订单成本计算的过程中体现出来。 顾问总结： 供应商的协商过程，基本上是一个用户手工操作的过程，ERP系统不能提供多少的帮助。不过，在ERP系统，有一张采购订单变更明细表，可以查询出某个供应商的历史变更记录。这份资料，或许对于采购员在跟供应商协商采购订单变更事宜的时候，有点作用。 第四步：采购订单变更单的开立。 首先要强调的是，对于采购订单的变更，我们强调都需要通过采购订单变更单作业来处理。而尽量不要采用把原有采购订单撤销审核，然后直接在采购订单上变更。因为通过这种方式的话，不会再留下任何的变更记录，也不能预计采购订单的变更损失。以后出现问题时，就很难查询采购订单的原始记录。 虽然，虽然在系统设计的时候，提供了撤销审核的功能。一般这个功能，是在采购订单还没有传真给供应商的时候，我们可以通过撤销审核对订单直接进行更改。但是，若采购订单已经发给供应商了，则后续的采购订单的更改最好通过采购订单变更单来处理。 在采购订单变更处理的时候，我们具体要注意以下几个问题。 一是系统对于该采购订单是否收货会有一个核对与控制的过程。如一张采购订单若有两个条目，分别采购原材料A与原材料B。当原材料A收货了，则不会影响原材料B的更改。也就是说，这个收货对采购变更的限制，是针对采购订单的具体项目，而不是整张采购订单。 二是要合理利用指定结束功能。指定结束，使指把采购订单结束掉，也就是说，指定结束后的采购订单，将视同已经收货完成的采购单。在根据采购订单生成收货单的时候，将不会显示着张采购订单;同时，在采购订单未结案明细表中，也不会看到这张采购订单的踪影。另外，采购订单的指定结束又包含两个具体的内容，一是可以对整张采购单指定结束;二是也可以把采购订单中的具体项目指定结束掉。如可以把采购订单中原材料B这个项目指定结束。其实，把整张采购单指定结束的话，系统也是通过指定结束采购订单下面的具体项目来完成的。也就是说，采购订单的指定结束都是针对具体的行项目来实现的。 三是在采购订单变更过程中，还有一个比较特殊的常见业务。为什么说起特殊呢，因为其会涉及到比较多的连锁反应;而为什么说起常见呢，因为这个业务在采购部门的实际运作中，会经常碰到。这个业务就是供应商的变更业务。也就是说，企业在下单的时候，供应商选择的是龙发，但是，后来由于种种原因，这张采购订单又改下顺发了。我们都知道，采购订单的很多因素都是根据供应商的不同而有所不同。如采购订单提前期，因为各个供应商的位置不同，其送货所需要的时间也不同，故在采购基本信息中，需要为不同的供应商设置不同的提前期;如采购订单的价格与交易币种，有的供应商可能是人民币采购，但也有的供应商则可能是美元采购;还有数量折扣、付款条件等等。所以，若供应商变更的话，会引起一连串的反应。故，在ERP系统中，对于供应商的变更也作了比较严格的限制。如只有采购单中的所有项目都没有进过货，此时，才能够进行供应商的变更。若其中有一项物料已经收货了，即使只是部分收货，则都不允许进行采购订单供应商的变更。这是一个死关卡，不允许用户违背。若企业确实需要变更某项物料的供应商，那该如何处理呢?在ERP系统中，只能先通过采购订单变更单的指定结束功能，把该项物料指定结束掉。然后，再下新的采购订单。如此的话，就可以保留必要的变更历史记录。 四是上面我们多次强调，在采购订单变更的时候，最好能够在采购订单变更中，注明采购订单的变更损失。如由于客户采购订单的变更，可能导致物料A的需求量从1000套变为800套。经过跟供应商的协商，虽然供应商同意客户的变更请求，但是，他们要求企业需要承担500元的变更损失。此时，这个500元损失就应该反应在采购订单变更单中。也就是说，到时候该张生产订单的生产成本也将会提高500元。只有如此，生产订单的成本才能够计算的准确。(end)

文章内容仅供参考 (投稿) (如果您是本文作者，请点击此处) (8/7/2008)