信息化起步型泵企业ERP实施模式探讨

作者：广州天剑计算机系统工程有限公司 龚华兵

欢迎访问e展厅 展厅 1 企业资源计划ERP展厅 企业资源计划ERP, 供应链管理SCM, 客户关系管理CRM... 摘要：泵企业间的信息化水平是千差万别的，为了提高ERP实施的成功率，需要针对不同企业的情况采取对路的实施模式。本文从企业管理诊断与流程优化、物料编码与配置制定、基础数据准备以及仓库系统优先等方面详细分析了信息化起步型泵企业ERP稳妥上线的分步实施体系。 关键词：实施模式；流程优化；规划；数据准备 1、引言 目前，我国泵行业的集中度不高，全行业还没有形成有绝对优势的企业，企业之间的竞争非常激烈，而且竞争在企业全方位展开，从成本到质量，从技术、市场到管理等等。很多企业的决策层已深深意识到企业管理的信息化是科学技术进步的结果，更是市场激烈竞争的客观要求，为了在良好的行业前景下图谋更大的发展，引入以ERP为核心的现代管理工具刻不容缓。 计划实施ERP系统的泵企业中，信息化基础参差不齐，大致可分为下面两种情况： (1) 信息化已有一定基础的企业，比如企业以前上过ERP、PDM、财务系统，甚至有些企业还引入了客户关系管理系统(CRM)、立体仓管理系统(WMS)，由于原有的旧系统现在不能适应竞争环境变化的需求，所以这类企业现在也需要对ERP等系统进行更新换代。 (2) 信息化起步型的企业，这类企业信息化基础比较薄弱：①已有系统的数量较少，比如企业目前仅有财务和设计部门分别有一些管理软件辅助处理相应业务，甚至这些软件还没有或正准备上线；②企业信息化方面的人才缺乏，电脑等硬件少，很多人对电脑的操作不熟；③企业从管理层到下面的业务人员对ERP缺乏认识，甚至有些人从未听说过ERP。 客观的讲，上述第二类企业的数量还为数不少，他们有上ERP的强烈需求，但相关基础工作以及认识方面的不足束缚了他们引入ERP的步伐；若匆忙上线ERP系统，很容易导致失败的结果，对企业的打击可想而知。 所以，在信息化起步型的泵企业实施ERP确实需要探索新的模式，需要在ERP全面上线之前，夯实管理工作基础，这样才能提高实施的成功率。下文在“总体规划、分步实施”的思想指引下，从企业管理诊断与流程优化、物料编码与配置制定、基础数据准备以及仓库系统优先上线这一整套体系出发，探讨信息化起步型泵企业ERP实施的创新模式，从而规避风险，提高上线的成功率。 2、企业管理诊断与流程优化 信息化起步型泵企业在上ERP之前基础性的准备工作非常重要，其中很重要的一个方面就是要通过管理诊断，暴露企业目前存在的问题以及流程方面亟待简化、优化的部门或环节。由于企业对ERP软件中的业务处理目标流程是不清楚的，同样，软件公司或顾问咨询公司也需要利用自己丰富的同类案例经验为企业发现问题、解决问题，所以实施前的诊断和优化工作是一个知己知彼与铺垫的过程。 企业管理诊断也是一个发现企业管理瓶颈环节以及找到对路的解决方案的过程。可从数字化设计、市场响应能力、生产管理控制、车间管理以及精细成本核算等几个方面对管理的瓶颈逐一诊断。 流程优化首要的不是走几步达到目的，而是要通过诊断判断这个流程有无必要存在，这个流程和其他流程之间的流转关系是否合理。流程优化的目的是要提高效率与降低成本。流程的合理与否，首先取决于为达到企业战略目标，所设计的组织结构、部门和各个岗位职能是否合理。部门与岗位的设置要遵循“精益生产”的原则，以整体优化的观点合理地配置和利用企业拥有的生产要素，消除生产全过程一切不产生价值的环节，追求尽善尽美。其次，流程的长短和路线要与组织职能明确后的绩效直接相关。再其次，流程优化时，要充分考虑实施ERP之后的目标流程，对于企业原有的一些不合理流程、部门、岗位等，该取消或合并的要建议进行相应的处理。 下面举几个常见的泵企业流程问题：（1）生产上先领料再补开领料单，有时不告诉仓管员，从而出现漏单的现象；销售出门需求急时，存在先发货，再补办入库、出库手续的现象，显然这类问题是必须要规范的，而且要在上ERP前就形成规范的意识；（2）采购定单和价格的下达审批有重复现象，一定程度上延长了采购周期，带来的后果直接影响采购物的交货期，直至影响生产。这就涉及到审批流程的长短和路线问题，也需要提前处理；（3）有一些领料单、入库单上没有计划单号，成本核算过程中很多产品已经领用或出售，相关费用无法按计划单号对应的产品进行分摊，导致一些直接材料、加工费用不能合理地分摊到相应的定单上，也导致成本差异偏大。上述种种流程或制度上的问题都需要在诊断时及时发现，并制定相应的改进措施。 ERP系统以规范化、标准化业务流程为前提，因此若想成功应用ERP系统，就必须对企业业务流程进行改进重新设计和优化。然而，任何业务流程的改造（或调整）对于企业来说都是要付出代价的，所以，要求将软件产品的功能设置调整与企业的流程改造相结合，选择一个最佳的结合点，在满足双方要求的前提下，使企业的成本降为最低。当然，考虑到企业未来发展需求的必要重组还是要坚决力推的。 最后，需要强调的是，如果企业有条件的话，可以聘请优秀的顾问咨询公司或直接找软件厂商做一份全面的信息化总体规划。规划中，ERP建设方面的内容包括现有职能部门及主要业务流程的描述、企业管理诊断与改进建议、ERP总体目标分析、各功能模块的需求分析以及实施计划等等。另外，总体规划除了包括ERP外，还可包括PDM、CRM、WMS等信息化系统，这样也可以避免出现缺乏规划的“信息孤岛”，便于日后各个应用系统之间的统一集成。 3、物料编码与配置制定 泵企业在上ERP的时候物料编码工作通常交由软件实施方来指导完成，包括物料的分类、物料编码与配置编码分段规则的制定等等。 泵产品结构的复杂性给泵企业ERP实施物料分类增加了一定的难度。可以按照产品系列分类，在各系列下细分产成品、零部件、毛坯，在零部件下再分通用零部件与非通用零部件等；也可以直接将产成品、半成品、毛坯等划分为物料大类，然后在各个大类中再具体细分中类和小类。总之物料分类要根据企业物料的实际情况，也要考虑到将来系统中物料类别授权、财务科目设置等因素，同时分类要早点确定下来，否则后面的编码工作无法开展。 另外，物料分段规则里面并非包括的信息越多越好，在讨论物料分段规则时，要综合技术部、仓管员及其他部门的意见。不妨先从技术部着手，因为他们代表了公司的物料标准，技术部提供的分段信息会比较丰富、权威；然而，仓管员毕竟每天都与实物打交道，所以他们对技术部列出的规则也有一定的发言权。 比如我们为一家企业制订产成品和电机的分段规则过程中，仓管员从物料的实际属性出发，对完善产成品和电机的分段规则提出了宝贵意见，并最终得到了技术部的确认，使得分段规则少了几个不必要的分段，从而缩短了物料编码的长度，达到了物料分段信息简明、完整的目的。 由于泵企业主要是按订单生产，所以产品以及对应的编码很多都是一次性的，而且随着客户需求的变化，很多外购零部件的编码需要在后续不断添加，企业需要安排相关部门的人员尽快精通编码维护工作。 另外，对于一些经常变化的物料相关信息可以不放在编码中，而放到配置信息中，比如调整扬水管、调整护管的长度、电机与轴承的厂商、油漆的颜色等等。 对于产成品中零部件的材质组合信息，要视具体情况而定。有些泵产成品中材质经常发生变化的零部件通常有六七种，而且每种零部件的材质变化有三四种情况，通过排列组合，一种泵里面可能出现的零部件材质组合信息可达上千种，其中，里面有很多组合是根本不会出现的。若将材质组合信息放入编码，就会生成大量永远都用不到的编码，而且需要花费精力给它们做BOM；若将材质组合信息放入配置中，物料编码的数量会大量减少，事先也不需要录入大量无用的BOM数据，只是后期的BOM维护有些工作量。 4、基础数据准备 “三分技术，七分管理，十二分数据”，在ERP业内流行的这句至理名言充分说明了数据在ERP实施过程中的重要性，而基础数据的准备工作更是重中之重，因为前期的基础数据准备是保证系统正确运行的关键。 除了上面提到的物料编码外，ERP中的基础数据还包括： （1）全局性的基础数据，比如核算单位、核算期间、部门、岗位、职员、订货方式、交货方式、运输方式、付款方式、发票类型等等；（2）各应用模块对应的基础数据，比如仓库模块对应的仓库名称、货位、进出库方式等；计划模块对应的物料清单BOM、工艺路线、工时定额、工作中心、工作日历等；采购模块对应的供应商档案以及销售模块对应的客户档案等等。 在基础数据准备之前，务必要在相关业务部门和信息中心实施小组人员中充分灌输基础数据准备工作的重要性。另外，数据准备过程中，要突出强调工作的效率和数据准确性两方面。每项基础数据准备要事先确定完成时间，并对执行的时间和准确性方面进行相应考核。 从笔者的经验来看，物料编码、物料清单、工艺路线、工时定额这几类数据是最难准备的，要花费大量的人力和精力。而且由于这几类数据的特殊性，需要企业的设计部门全力配合，但由于设计部门人员有其本职的工作，在涉及到原工作与ERP工作时间上相冲突时，往往顾不上，这就需要项目领导小组加大协调力度。在物料编码阶段，这一问题体现的非常明显，控制不好就会导致项目工作一再后推，影响了后面系统的实施，并直接导致了整个项目进度的延迟。 本文实施模式的指导思想是“总体规划，分步实施”，而且分步实施的首要实施模块强调的是仓库管理，所以在基础数据准备环节需要准备好下列数据：（1）全局性的基础数据； （2）物料编码数据，至少上线前所有仓库库存中有数量的物料需要有物料编码；（3）供应商档案与客户档案，便于仓库系统上线时录入仓库单据使用；（4）所有仓库的月末盘点数据，要求数据完整与准确，它作为仓库系统期初的数据来源。 5、仓库系统优先上线 库存管理是企业管理的重要组成部分，库存的主要功能是在供给和需求之间建立缓冲，减缓供需矛盾，其他模块比如采购、销售、计划、生产等上线前都需要有准确的仓库库存数据作为支撑，所以针对信息化刚起步的泵企业，提倡在管理诊断与流程优化、物料编码、基础数据后优先上线仓库管理系统，待仓库系统运行顺畅后，再逐步平滑过渡到其他系统。 根据笔者以前在泵行业库存管理的上线经验，现提炼出一些相关实施要点供企业参考，通过预先意识到这些问题，可以很大程度上提高上线的成功率。 （1）预先设置好物料的计价方式 物料的计价方式包括先进先出、后进先出、个别计价、移动加权平均、全月平均等。如果在物料编码中没有预先将计价方式设置好，比如本来是个别计价的物料，设置成了移动平均，当此物料入库两次后，系统就会自动计算单价，并保存在库存中且由出库单带出，而且往往出现出库时单价*数量之后金额四舍五入的情况，当意识到这个问题时，金额已经有点出入，月末对账也会不准。再将计价方式改回来也不能解决问题，除非将之前发生的入库单反记账再记账，然后重新选择批次出库。所以应该尽量避免这种问题发生。 另外，当物料的计价方式为个别计价、先进先出时，对于同一编码的物料入库处理，可以通过货位、配置、批次、销售订单号字段加以区分，但只需要这几个字段中某一个字段与之前库存中的记录不同就可以。 如果忽视了上述问题，则系统会将入库物料视为完全相同的东西进行价格平均计算，导致出库价格与入库价格不等的情况发生，个别计价也就失去了存在的意义。 （2）物料的多单位处理 泵的零部件中涉及到多单位的主要有钢材、筒料毛坯、橡胶条等，但使用多单位却有不同之处，比如钢材、橡胶条的主单位和次单位之间有稳定的换算关系，可以预先设置次系数加以控制，而筒料毛坯的主单位和次单位换算系数是变化的，一筒料可以分割成几个毛坯用于机加工形成半成品是不确定的，所以只能手工录入主数量与次数量。 另外，钢材又包括圆钢、槽钢、扁钢、钢管、钢板等种类，计算换算系数时有不同的公式，而且普通材质与不锈钢材质的比重也不同，这些都是要注意的。 （3）帐存的运用 账存即账面上的库存，与实存是一组对应的概念。账存数量为实存数量与已做入库单还未入库数量的合计，再扣除已做出库单还未出库数量后的总差额。由于在日常的仓库领料过程中，常发生领料前查询库存有物料，而去领料的时候却又发现没有的现象，原来在你开领料单的同时，另一个人也在开该物料的领料单，而且他在你之前就将仓库中的该物料领走了，所以账存主要是为了克服上述问题的发生，为先开的领料单锁定库存的一种处理方法。 当然，企业日常生产过程中常会出现急单、插单现象，锁定的库存要求能够灵活释放，毕竟订单的重要程度远比开单的时间顺序优先级别高得多。 上面提到的仅仅是几个常见的库存上线问题，还有一些比如导入期初库存时物料属性的区分（自制、外购）、零部件间毛坯的借用等问题就不一一赘述了。当然，总的目标是要保证仓库系统的正常上线，只有仓库系统的数据准了，其他相关系统与仓库集成时才能得到保证。 6、结束语 泵企业有其行业化的共性特点，不同的泵企业信息化水平又有着参差不齐的个性特点，在为信息化起步型的泵企业规划、实施ERP系统时，要充分考虑这些共性与个性的属性，有针对性的采用适合它们的实施模式，下大力气夯实管理工作基础，这样才能最大限度的提高ERP成功实施的概率，使企业借助ERP的“东风”在良好的市场前景下更好的发展。(end)

文章内容仅供参考 (投稿) (如果您是本文作者，请点击此处) (8/7/2008)