如何实施企业的财务信息化项目

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欢迎访问e展厅 展厅 1 企业资源计划ERP展厅 企业资源计划ERP, 供应链管理SCM, 客户关系管理CRM... 我们CIO在企业实施内部负责信息化项目的时候，估计最怕的就是财务信息化项目。为什么呢？因为很多CIO可能都没有财务管理的经验，而且财务管理的话，又是一门比较 专业的学科，虽然CIO在负责财务信息化项目的时候，就有点力不从心的感觉。所以，很多CIO在企业实施财务信息化的时候，他们都选择回避，让外部实施顾问全权负责财务信息化项目。 笔者就认识这么一位CIO。他是一家外资企业的CIO，各个方面的能力都比较强。他们企业上集团财务信息化系统的时候，这位CIO由于没有财务管理的相关经验，不知道如何参与到财务信息化管理的项目中去。所以，当外部实施公司在企业内部实施项目的时候，CIO选择了回避。他只是提供了一些技术上的支持，如网络布置、服务器部署等等，而没有参与到具体的项目工作中去。如在项目需求调研、软件培训等等环节，他都是有意识的回避的。这会导致什么结果呢？现在企业已经使用这个集团化财务信息管理系统已经快三年了，还是没有培养出一个合格的内部项目管理人员。遇到一些业务上的问题时，CIO还是找外部的实施顾问进行解决；每年还要请他们为公司的新员工进行培训，等等。为此企业付出的代价，就是每天都要为此向对方支付昂贵的软件维护成本。这个成本远远要高于企业正在使用的客户管理管理系统的维护成本。 可能，财务信息化正在成为很多CIO的软肋。针对这种情况，我们CIO该如何克服呢？笔者自己也是这么一步步走过来的。笔者以前也没有接触过财务管理，只是在学校里，读大一学基础课程的时候，有一门会计的课程，对财务管理有一个大致的印象。但是，后来都没有接触过财务管理的相关工作。但是，到现在我对财务管理信息化项目虽然说不能算是这方面的专家，但是，在企业中进行财务管理信息化项目的维护，如新员工的培训、业务问题的处理、系统的配置等方面，处理起来也是游刃有余。笔者是如何从对财务管理一窍不通，到成为一名合格的财务信息化管理项目的管理员的呢？下面，笔者就把这些经验分享一下。或许，对大家有所帮助。 一、要立足于业务，熟悉常规业务的流程。 为什么财务信息化管理会成为我们CIO的软肋呢？笔者认为，最主要的是我们不熟悉财务管理的具体业务。平时，财务部门也都是在独立的一个办公室里，给人以中讳莫如深的感觉。财务管理的业务真的有这么高深吗？刚开始，也给我这么一种错觉。但是，后来当我真的试着去了解它的时候，发现其病没有这么的难。 为什么呢？其实，财务管理是入门容易精通难。但是，对于我们信息化管理项目管理员来说，需要掌握的就是入门知识而已。因为我们毕竟不是财务管理系统的实施顾问或者财务经理，需要利用财务管理系统进行数据分析等等。我们作为项目管理员，只需要了解，一些业务的具体处理方式，如采购进货成本是如何结算的；先进先出、移动加权平均成本、月加权平均成本核算方法有什么区别，该怎么操作；凭证的填制规则以及凭证更改的流程等等。只要把企业的这些财务管理的日常业务搞清楚了，那么我们CIO就能够了解财务信息化管理系统的来龙去脉。至于其他的数据分析等等高级功能的应用，其实，我们CIO不必要了解的这么细，这些基本上是财务经理或者财务总监的工作。而在实际项目管理中，我们服务的对象基本上是财务部门的一般员工。 所以，我们CIO要承担起财务管理信息化项目挂你的重任的话，就需要了解财务管理核算的日常业务以及处理方式。只要了解了这个，我们才有这个基础，去了解财务信息化管理系统的运行机制；才能维护好财务信息化管理系统。 二、结合系统，熟悉系统操作流程。 我们CIO熟悉财务核算的日常业务，只是一个基础性的工作，毕竟我们又不是从事财务工作，若只是熟悉他们的业务，对我们来说，也没有过多的帮助。我们的目的是，在了解财务日常处理业务的基础上，我们知道，如何在财务管理系统中进行核算。 如到月底，财务需要进行结帐动作。我们就需要知道，在系统中对这个业务该如何操作，该注意点什么。如对于月末结帐业务，我们作为CIO，财务管理信息化项目的管理员，我们至少要知道，在财务管理系统中月末结帐的处理流程，如要先核对各种相关的单据，有没有输入、审核完毕；然后，需要核对单据的内容是否有错误，因为结帐以后再发现错误进行更改的时候，处理非常的麻烦，所以，需要在结帐之前，先在系统中或者把资料导出来核核对单据的准确性，从而尽量减少过账后因为发现错误而进行过多的调整动作。这些动作完成后，财务人员还需要选择一个合适的时间，进行过账动作，因为在结帐作业运行的时候，最好是其他系统使用人员没有对财务系统进行其他的操作。 所以，作为CIO，只有洞的这个系统处理的基本流程之后，才能够当财务用户在处理这支作业时，遇到问题的时候，给与他们帮助。而不需要去请教外部的实施顾问。 故，我们CIO可能对于财务管理不是很内行，如不知道财务报表中某个数字是什么含意，但是，我们至少要知道这个数字是怎么计算出来的。因为这是我们对系统进行维护与测试的前提条件。而要了解这方面的内容，那么我们CIO就需要知道，在财务管理系统中，实际业务的处理流程。 三、总结常见问题，以后遇到类似问题，就可以自力更生的解决。 其实，笔者在财务系统管理维护中，发现很多用户碰到的问题，其实都是类似的。如可能用 户在每个月中都回碰到已经过账的凭证发现错误，需要采用红字冲销。而用户不知道该如何冲销，或者在冲销的时候会担心会不会出现问题等等。类似的问题可能每个月都会碰到。若我们在第一次处理问题的时候，就能够了解这个问题发生的原因以及处理的方法，并且能够利用图形、文字等手段记录下来，如此的话，下次遇到类似的问题时，我们就可以轻松的解决了。 这个处理方法，笔者认为在财务信息化管理项目中特别实用。其实财务管理中，每个月的工作是很类似的。曾经有一个财务专家讲了一个笑话，长期做财务管理工作的人，脑子可能会越来越笨。因为其每个月的工作，都是类似的、重复的。故，今天员工在工作中遇到的问题，在下个月中可能还会遇到。所以，我们第一次碰到问题时，可能还不会解决，需要在实施顾问的帮助下才能够处理；但是，当我们第二次遇到问题时，就知道该如何处理了。 同时，这些问题也是我们以后进行软件培训的资料。因为我们CIO相关的专业知识有限，我们不能向实施顾问那样，从宏观上向财务人员讲财务管理、讲解相关的模型。我们能够做的就是结合财务管理系统，向他们讲述相关的操作技巧。而这其中很重要的一部分，就是结合财务用户以前在系统中操作业务时所产生的问题，告诉他们以后再遇到类似的问题，如财务凭证红字冲销，该如何处理。如此的话，以后遇到类似的问题的话，员工自己也知道该如何处理，而不用再请教我们。 笔者曾在三家企业负责过财务信息化项目的内部实施工作，以上的这些项目管理的心得，可以说是我工作经验的总结。最后，笔者要送正在为财务信息化管理项目烦恼的CIO们，两句话。 一是要做好财务信息化项目管理不难，只需要自己结合公司实际财务处理流程，在系统中跑个十遍流程基本上可以掌握；难的是要把这个处理过程中经常会发生的错误进行总结，这是我们以后财务信息化管理软件维护的重点。 二是我们CIO在财务管理系统中不能财务部作为的方式，因为，我们若采取这种工作方式的话，则企业要为其付出昂贵的系统维护成本，同时，这也会降低我们CIO在企业管理者眼中的地位，我们CIO在企业中，将永远只是一个技术员的角色。(end)

文章内容仅供参考 (投稿) (如果您是本文作者，请点击此处) (7/7/2008)