ERP实务：业务流程评述之销售退货折让流程

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欢迎访问e展厅 展厅 1 企业资源计划ERP展厅 企业资源计划ERP, 供应链管理SCM, 客户关系管理CRM... 当我们的产品遇到质量问题，该如何处理呢?一般来说，现在有两种处理方法。一是若质量问题不严重的话，跟客户协商，可以不退货，只是在货款上给予一定的折让;二是问题严重的话，那只能允许客户退货，并根据实际情况，决定是返工呢还是放弃这张销售定单。今天，我就给大家谈谈这个货款折让流程。 其实，货款折让在很多场合都会用到，如： 1、 当质量发生问题时，一是跟客户协商一致，直接在应收帐款上进行折让。 2、 当有质量瑕疵时，有时候可能只是一些外观上的质量瑕疵，如商标贴错了等等。遇到这种瑕疵时，有可能会要求客户自己安排人员进行返工。只是我们企业要支付一定的返工费用。这种情况，也可以通过货款折让作业处理。 3、 有时候，出于一些特殊的需要，还可以通过货款折让作业，来对应收帐款进行调整。 总之，货款折让在企业中应用的还是比较多的流程。不过，有些企业可能在ERP使用之前，对于货款折让作业管理比较松散，导致在利用系统管理货款折让作业的时候，有点力不从心。下面，我就结合我的一个客户的案例，谈谈货款折让作业在ERP系统中运行的注意点。 下图，是我一个客户的货款折让流程。 第一步：业务员对客户提出的货款折让请求进行审核。 当客户遇到质量问题时，他会跟企业的业务员进行协商处理的方法，看看到底是进行货款折让呢，还是退货处理。因为企业的客户觉得这笔货时间比较急，若再退回去进行返工处理的话，可能会赶不上交期。而且，该批产品只是商标出现了问题，客户企业可以自己进行返工处理。但是，必须向企业收取一定的返工费用。后来，企业客户经过核算，该笔产品总共价款为100万，返工费用预计为1万。企业的客户就向企业提出了折让1万元货款的折让申请书。 企业收到这1万元的货款折让书的时候，就要对该申请书进行审核。若企业同意的话，则就在系统里审核折让申请书，并通知财务与客户。 最佳应用： 1、在建立折让申请书的时候，可以跟销售定单关联，也可以不进行关联。是否要进行关联，主要是根据企业的管理要求来定的。若企业对于应收帐款的管理要求比较严格，为了日后稽核的方便，则最好把折让申请书跟销售定单关联起来。如此的话，在后面冲销应收帐款的话(如果该张应收帐款还没有付款的话)，就会直接冲减该张销售定单对应的应收帐款，而不用用户手工的去选择，到底要冲销哪一笔应收款项。若不进行关联，则财务在操作的时候，就比较有灵活性，可以跟任何一笔应收帐款，只要应收帐款还没有付款，就可以进行冲销。但是，很明显，如此做的话，对于以后的查询与稽核会比较麻烦。而且，财务每次冲销作业完成后，还需要特别的向业务员强调，冲销了哪笔应收帐款。处理起来，就相对的麻烦一点。所以，我在系统实施的时候，还是建议用户要跟具体的销售定单，甚至是销售定单中的行项目进行关联。是否要进行关联可以通过系统单据设置，进行强制的控制。控制的级别有不予关联、关联警告、强制关联等等，用户可以根据自己的需要进行配置。 2、折让申请书在建立的时候，会去判断某个特定的销售定单循环有否关闭。一般来说，销售循环的话，要经过如下环节，销售定单-销售出货-销售结帐-销售付款。若某张销售定单出货了，或者产生了应收帐款，该张销售定单的销售循环还没有关闭。只有到销售定单对应的款项已经付清的话，系统才会认为该笔销售定单循环已经结束了。企业用户在系统里开立货款折让书、进行定单关联的时候，系统会去判断关联的销售定单(甚至是某个特定的行项目)，货款是否已经付清。若已经付清了，则在单据审核的时候，系统会提醒用户，该销售定单已经付清款项了，在冲销应收帐款的时候，不能对应销售定单关联的应收帐款了。 第二步：财务进行折让作业。 若业务员经过一定的审核程序，同意客户的货款折让申请书之后，就要把处理的结合告诉客户以及财务。企业客户会根据这个进行应收帐款的处理;而企业的财务则会根据这个进行相关的折让作业。 1、财务部门收到销售部门的货款折让通知书之后，首先，会在系统中做相关的凭证。凭证的制作方法也有两种。一是手工开凭证，如此的话，凭证就没有前置单据，就无法跟销售定单、货款折让通知单进行关联;在凭证审核的时候，也不会更新货款折让通知单的状态。二是进行由货款折让通知书转换折让凭证作业。在系统中，运行这支作业，可以根据货款折让通知书自动生成折让凭证。用户可以根据需要，一次性转换多张货款折让单。系统会根据客户及所关联的销售定单的不同，产生不同的折让凭证。这显然大大提高了财务用户的工作效率，而且，单据的准确性也会高许多。在转换过程中，要注意一个选项-合并折让单选项。这个选项，不要随便用。他的设计是为那些不需要销售定单、货款折让通知书、折让凭证一一对应的话，就可以采用此功能。选种这个选项后，系统在转换的时候，会把同一个客户的折让通知书，即使其关联到不同的销售定单，把他们合并成一张折让凭证。如此的话，在冲销应收帐款时，就不能够对应到具体的销售定单。 2、财务部门把折让凭证制作好之后，由相关人员进行审核。审核完毕后，就需要做一个判断，如何去冲销应收帐款。上面我们提到够，冲销应收帐款有两种方法。一是冲销特定的应收帐款。也就是说，在折让通知书或者折让凭证上，有销售定单或者出货单的关联，则系统会根据这些信息去冲销对应的应收帐款，当然，前期是该应收帐款还没有收款。若该应收帐款的收款状态为已经收款，则系统会提示用户，这笔应收帐款已经关闭，不能再冲销。遇到这种情况的话，则财务人员只能采取第二种冲销方式。二是财务随意选择一张应收帐款进行冲销。当某个特定的应收帐宽已经收完款，或者企业对于货款折让控制的不强的话，则可以采用这种方式进行冲销。不过，为了以后查询的方便，即使采用这种冲销方式，我还是觉得用户最好在冲销的时候，能够在备注中注明一下。我在项目实施的时候，一般都是建议用户按照第一种方式进行冲销，如此的话，单据的前后关联性就会很强。 最佳应用： 1、单据的传递，如货款折让通知书，若手工去传递的话，显然会很麻烦。我们能否在货款折让通知书审核的时候，系统自动把该通知发送给客户及财务人员呢?其实，这是可行的。我现在使用的ERP系统已经有了跟邮件系统的集成接口。只需要这个接口，就可以跟企业内部的邮箱服务器进行集成。当货款折让书进行审核的时候，系统会根据相关设置，自动把货款折让书发送给财务与客户，如此的话，就方便了相关人员的工作。不过，这里也要注意一点，我们发给客户与发给企业内部用户，如财务其货款折让通知书的格式与内容可能是有差异的。企业要先根据实际情况，把格式定义出来，免得到时候出洋相。为了保险起见利用这个功能之前，最好先进行测试，以保证设置的准确性。若现在你们使用的这个软件，没有这个功能的话，其实，只要通过数据库的触发器，也是很容易实现这个功能。 2、货款折让书的来源。我们不仅可以根据销售定单生成货款折让单，也可以根据出货单生成货款折让单。具体货款折让书采用哪种来源，企业用户根据自己的需要进行选择。两者的流程与操作，没有本质的区别，都是换汤不换药的。主要是考虑用户自己的操作习惯。 3、强调单据之间的关联性。ERP系统中，各种单据的前后关联性很强，而且，后面的单据往往会对来源单据进行一些状态的更新操作。如在货款折让书生成折让凭证的作业，系统就会在货款折让书上，自动更新折让凭证的号码，如此的话，在货款折让书上，就可以关联查询到折让凭证;同时，当折让凭证审核之后，在货款折让通知书上，就会显示该折让凭证的运行状态，还会自动关闭折让折让通知书，表示该折让通知书已经生成了凭证，并且，该凭证已经审核完毕。如此的话，对于用户进行查询及转换作业的时候，就非常的方便。在转换的时候，就不会显示已经转换过的折让通知书，也就不会发生重复转换的情况。所以，我在项目的实施过程中，多次强调单据之间要相互关联，尽量采用系统自带的转换功能，而不要手动的开立单据。

文章内容仅供参考 (投稿) (如果您是本文作者，请点击此处) (5/23/2008)