ERP物料编码

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欢迎访问e展厅 展厅 1 企业资源计划ERP展厅 企业资源计划ERP, 供应链管理SCM, 客户关系管理CRM... 众所周知，物料编码是ERP系统最基础的内容，其编制是否合理，直接关系到ERP项目能否成功。 现在对于物料编码的资料也比较多，对于原则性的问题，如一物一码等原则笔者在这里就不再阐述，笔者这里着重根据自己的工作经理，谈谈物料编码的十条经验，希望能够给大家有所帮助。 一、物料编码应反应分类。 编码的主要用途是帮助用户进行检索，如何才能在最短时间内，准确的找到自己所需要的内容呢?读书管读书的检索方法给了我们启示。他们检索时，都是按大类、中类、小类检索的。如要查询一本历史小说《康熙大帝》，可以通过文学(大类)、小说(中类)、古代(小类)找到对应的书架，然后在去找相应的读书，这大大的减少了我们检索的范围，提高检索的效率。 在ERP系统的物料编码中，我们可以成功的借鉴这种做法，把物料的分类信息加入到物料编码中。 根据企业的实际情况，可以只把物料的大类信息放入到编码中，如有的企业，因为物料比较少，只把物料分为包装材料、零件、成品三大类，则可以分别用B、L、P三个英文字符作为编码的第一位，用来区分物料编码的种类;而有的企业，因为原材料比较多，在管理中，分为了大中小类，如在零件这个大类下，又区分为木材制品、钢材制品，而在钢材制品下，又区分为螺丝套件、剪刀等小类，如何，就可以把大中小类的物料编码都放入到物料编码中去。 如此编码，当我们要知道所有的包装材料信息时，只要输入包装材料的分类码，如B，再加上一个通配符(有些ERP系统查询时，自动支持模糊查询，不需用户输入通配符)，则就可以找到所有的包装材料信息。编码原则如此设计，可以最大限度的满足用户查询的需要。 二、编码应考虑扩展性的需要。 企业不断的在发展，随着规模的扩大，产品的增加，其物料也会随之迅猛的增加。所以，杂设计物料编码时，也要考虑的未来的扩展性问题。 一般，最常见的手段，是通过利用流水码来解决扩展性的问题。如我们把产品分为大中小三类后，并通过两位流水码来表示具体的物料，如LGJ01表示某种款式的剪刀，但是，若现在企业中，剪刀已经有了90款，而未来预计还可能有20款剪刀，怎么办?若把最后的流水码设置成为2码的话，最多只能表示99种款式的剪刀(不考虑流水码00)，而实际有11种。遇到这种情况，我们就要把流水码的长度增加，增加到3位，这就可以表示999款剪刀。 同时，大中小类的类别也会遇到这种情况。如企业小类分的细的话，可能26个英文字符还用不够，怎么办呢?也通过流水号来实现，如可以用两位来表示小类，其中，第二位表示小类，如，LGJ1-001，第一位表示大类零件，第二类表示中类零件，第三类表示小类零件，如此，就能满足企业的需求。 三、多少有别，巧用“其他”分类。 在考虑到物料的分类过程中，有时候一个小类只有一个物料，甚至一个大类都只有一个物料，针对这种情况，若给其一个大类或小类编码的话，给人一种占着茅坑不拉屎的感觉。我们在编码时，没有必要为这种罕见的物料进行专门的编码。完全可以把这些罕见、少用的材料合并在一起，用其他类来表示。 一方面，可以减轻用户记忆的压力，毕竟要记住这些意义不大的字符，有点困难;另一方面，由于其物料比较少，而且不经常用，把他们归为一类，不会影响用户的查询效果。 利用其他分类，就给人一种“化腐朽为神奇”的感觉。企业若在物料编码时，给每个种类的物料都编一个其他的分类，则，把一些常用的零件按其正常情况分类，把罕见的材料、不经常用到的材料和很难分类的材料，都合并到其他类中，可以减少用户很多的工作量，并且使用效果不会受到影响，事半功倍，何乐而不为呢? 四、编码信息不能够反映材料的具体信息。 我们说的物料基本信息，一般包括两部分内容，一是物料的种类信息，如包装材料还是零件;另外一种是物料的具体信息，如其规格、尺寸、颜色、供应商等等。我们在物料编码中，要把种类信息纳入其中，而对于物料的具体信息不应该纳入其中。 有些用户，喜欢把物料的供应商放入到编码信息中去，如此的话，看到编码就知道该下个哪个供应商。这看起来是蛮方便的，但是，实际上，会产生其他很多的错误。 如当该零件有多个供应商时，则会需要编写多个编码，供应商越多，编码越多;其次，当该零件多个供应商没有区别，每个客户都可以使用时，则编写BOM会遇到麻烦，不知道用哪种零件为好，虽然，可以指定一个供应商为默认的供应商，其他的作为替代件来解决，但是，这也与企业实际管理有点差异，替代件的话，永远会只在被替代件无法满足需求的情况下，才会考虑。而有是企业需要进行供应商之间的平衡，若如此编码，ERP系统就无法满足企业的需要。 可见，若把物料的具体信息放入到物料编码信息中去，企业很可能会搬起石头，砸自己的脚。一般情况下，只有客户指定需要某个供应商的零件进行生产，才会考虑把这个供应商的信息放入到编码中去(有时候，有些客户会出于种种原因，如企业某个供应商是其子公司等原因，要求企业指定有某个供应商的零件)，遇到这种情况，企业为了管理上的准确问题，可以把这些材料分离出来，进行独立的编码，把供应商的代码也可加入到物料信息的编码中去，除此之外，不要尝试把供应商信息纳入到物料的编码规则中去。 物料的其他信息，如颜色、规格等，也如同上面的例子，一般也是不纳入物料编码的规则为好。 五、最好不使用中英文结合的编码方式。 打中文速度快，还是打英文速度快?当然是英文速度快。 打中文准确率高，还是打英文准确率高?当然是打英文准确率高。 中英文混输快，还是光输入英文或者中文速度快，并且准确呢?当然是后者快而准确。 既然如此，我们为什么要在编码中，加入几个中文汉字呢? 有些企业由于用户的文化水平普遍不高，平时不怎么接触英文，所以，在物料编码时，他们希望通过利用中文来进行表示。这在实际工作中，非常的不方便。 一是打汉字比较容易出错，如用拼音打字时，普通话不标准的话，把尺(chi)打成了ci，还找不到尺这个字呢。一不小心输入了次，还找不到对应的物料，那不麻烦。 二是速度慢，查询我们要求的就是快而准确，若我们在输入编码时，非常的费时，而且容易出错，那我们要物料编码还有什么意义呢 所以，在物料编码时，我们一般都不建议用户利用中文汉字来编码，这不是说我们鄙视汉字，而是因为汉字输入比较麻烦。 当然，若企业用户对于英文不是很熟悉，我们可以使用最原始的拼音来进行编码，取每个汉字的第一个字符，就可以进行编码。如包装材料，我们可以用拼音字符B来表示，辅助材料我们可以用F来进行表示等等。 其次，在进行物料编码时，我们若采用中英文或着汉字跟拼音结合的方式，更是大忌。切不说汉字输入麻烦，每次进行中英文或者汉字与拼音的切换，也是一件非常麻烦的事情。 六、在编码信息中，避免使用特殊符号。 有些人大概QQ等软件工具用习惯了，时不时的喜欢用特殊符号来进行说明，来强调某些东西。如有的用户喜欢利用@符号来进行区分相关信息，如零件的分类信息。有一家客户，其从事电子通讯产品的生产。他们在编写编码原则时，把其他难以分类的材料都归属到其他类，用@符号来进行表示。这个符号看起来很时髦，其实，输入起来比较麻烦，特别是，对于平时不怎么接触电脑的人来说，看看容易，输入难呀。 还好在键盘上还直接有，就是输入比较费力一点。有些客户在做表单时，更喜欢用希奇古怪的符号，如键盘上根本没有的符号，他们以前在利用WORD进行物料编码时，可以通过WORD的插入特殊符号时间，如上下标等来表示物料信息，而在ERP软件中，很难支持这一点。所以，企业在物料基本资料的整理时，要能够规范一下物料编码。把这些不规范、难以输入的编码，都剔除掉，用简单易行的编码，取而代之。 七、长短应适中。 物料编码不应该太长，若太长的话，一方面是不容易记忆，要用户记住一长串没有互相没有联系的字符，是一件痛苦的事情，我们千万不要把痛苦强加在用户身上，不然，到最后，他会加倍的还给他们。另一方面，进行输入查询也比较麻烦。 一般情况下，我们建议，编码长度最好不要超过12位，若像身份证这样18位的话，输起来够让人头疼的。 那如何能够使得长度不超过12位呢?用户可以从如下几个方面考虑： 1、在物料编码中，编码时，不要想把全部信息都纳入其中。在上篇文章中，笔者也强调过，在编码时，只要考虑物料的大中小类即可，如此的话，12位已经足够使用;若把物料的颜色、尺寸、供应商等信息都包括进去的话，20位都不够。 2、在物料编码时，每一为都要仔细考虑，这时候不要怕被别人说小鸡肚肠。在满足扩展性要求的基础上，位数越少越好，能够7位解决的，就不要用8位。别看只差一位数字，要知道物料编码在ERP各个功能中都要用到。根据有人统计，一个采购员用户在修改采购单、库存查询、对帐等操作时，平均每天需要用到的物料编码都是数以百计的，有的更达到千次的使用率，若这么累积下来，看看一天要多输多少字符，若每个编码都节省一个字符的话，一个月下来，可以节省多少时间。 3、可以为不同种类的物料设置不同的编码长度。企业在设置物料编码规则时，可以为不同的物料设置不同的长度，没有必要为了统一而把一些无用的编码加入其中。如企业某种物料的编码至少要11码，而有的物料只需要9码，则为了追求统一，把这种物料的编码加入两位没用的编码，而达到11码时，是没有必要的。 4、同类产品编码务求统一。对于同一种产品的编码，长度最好一致，这主要是出现在流水码的问题上。如把01简写成1等，这些做法不是很合适。因为若长度一致的话，可以一目了然的发现一些简单的错误，如漏写一码等明显错误。 八、应有防错功能。 各位对于身份证号码应该都比较熟悉，如身份证号码339005197805051818，18位为效验位(识别码)，通过复杂公式算出，普遍采用计算机自动生成。所以，在编码时，最好也能够具有自动防错功能。 1、能够根据类别等信息，自动判断物料编码的生成是否符合规则。这一般都是根据系统的功能加以区分。如把一材料分为零件、钢制品、螺丝大中小三类，分别为L、G、L代表，则人工输入编码后，系统就会帮助用户判断该材料的大中小类别分别是什么，提醒用户输入是否准确。 2、另外一种方法，就是根据身份证一样，只要用户按照前面的信息输入相关的内容，ERP系统就会根据某种算法，生成一个校验码，并依附在原由的编码后面，以保证物料编码的准确性。 ERP系统为什么要提供这个功能来保证物料编码的准确性呢?为什么其他的内容没有这个功能呢?其实很简单，因为他们都深刻了解物料编码准确性，对于ERP系统来说，是多么的重要。 九、应容易记忆。 物料编码是用来做什么的?是用来帮助用户快速的查找物料的，若用户不知道该编码代表什么产品、代表哪类产品，那物料编码也就失去了其意义。 所以，物料编码在编写时，要考虑其如何才能快速被用户了解并被他们接受。 有些企业喜欢用数字来进行编码，这我不是很赞成。如用10表示零件，20表示包装材料;10表示零件下面的一个小分类钢制品;最后两位流水码。如某个零件的编码即为101001。这个编码看起来比较难接受，也比较难理解，特别是刚到公司的新员工，到企业的材料多、众类细的时候，不好记，也就会影响其推广。 笔者喜欢利用英文字母或者拼音字母结合阿拉伯数字使用，如此即方便记忆、理解，输入又比较方便。如LG1001，第一位L表示零件，第二、三位表示钢材制品，001表示流水号。用了拼音后，只要对用户讲解每个字母代表的意思，一般就不用特别的去记忆，用户就会知道某个代码表示的是什么意思。 十、对于原先的编码，若发现问题时，要坚决抛弃。 在企业上ERP系统前，或多或少都有了自己的编码体制。但是，这些编码体制很多都是不符合信息化系统的要求的，或者说，不符合编码的原则。如对于同一种物料，不同的供应商就按不同的编码来管理;物料全部按流水号进行编写，没有分类，连最基本的原材料跟成品都没有区分，难以记忆;而因为没有通过信息化软件进行管理，导致的问题就是无法保证现有的物料编码都是准确的，如一物二码、二物一码的情况都存在，为此，企业要特别注意，即使企业已经拥有编码体系，对物料编码也要进行一一梳理，一一核对其准确性。这么做，虽然比较花时间，但是，确是比较值得的。 笔者曾经碰到过一家客户，其原先编码是通过流水号编码实现，即所有的编码都是通过流水号进行编码，其也有一套进销存系统。但是，其这套编码，后来核对存在一些问题。一是有一物多码的情况存在，这主要是因为在建立物料编码时，很多人不知道编码的具体含义，查询不到某种物料时，就以为系统里没有这个物料，就重新建，这就导致了物料编码的重复。二是有新人进入公司时，要一段很厂时间的适应期，才能通过编码进行查询，而更多的时候，都是通过规格等字段进行查询。这就失去了物料编码的意义。 更糟糕的是，在ERP实施时，他们不听顾问的建议，对物料进行重新编码;而认为重新编码要花费太多的时间跟精力，没有人愿意做这件事情，宁可让这些错误存在，也不愿意花力气去重新整理。 当这套编码原封不动的用到ERP系统中后，结果就可以遇见了。最后没办法，只好全部返工，重新修改了编码原则，并按新的编码原则对物料进行编码。(end)

文章内容仅供参考 (投稿) (如果您是本文作者，请点击此处) (11/29/2007)