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ERP实施中销售期初资料不导入对系统实施的影响
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今天有一家客户,问我在ERP实施时,期初资料不导入有没有关系。为此,我总结了一下,把可能产生的问题以及注意的技巧,都罗列了一下。我想很多人也可能遇到类似的问题,故也在此分享一下。

在ERP实施过程中,有一件工作量非常大的工作,就是整理ERP系统上线前的资料。根据资料性质的不同,可以分为两类,一类是基本资料,如产品基本信息、物料清单、库存信息等,这些基本资料,是必须在ERP项目实施时,导入系统的。另一类是期初资料,如ERP上线前,未结案的销售定单,未收款的应收帐款等等。对于这一类,企业可以根据自己的实际情况,来决定是在ERP上线前导入呢,还是在ERP上线,用到后再导入。

作为ERP实施顾问,这里要强调的是,如果期初治疗不导入系统,可能会产生哪些“副作用”,用户要注意的。

笔者这里结合销售部门的情况,谈谈期初资料不导入时要注意的事项。

一、 期初资料不导入,要注意的问题。

这里讲的期初资料,指的是跟具体销售定单无关的资料。如产品的销售价格、优惠政策等等。为了避免这种错误的发生,用户最好能够遵守如下游戏规则。

1、更新商品的销售价格时,最好能够通过报价单进行更新。这主要是为了留下历史记录,以备查询。若通过销售定单更新,或者直接在产品信息处更新的话,若万一发生了错误,就无从查起。

2、当某个产品第一次销售时,在销售定单中是带不出相关的价格信息的,此时,审核人员在审核时,要特别注意。而在第二次销售时,会带出上次销售的相关信息,如价格等,此时,就有了参考的依据。故,在第一次审核时,要特别注意,否则,容易发生错误。

二、 期初余额不导入,要注意的问题。

期初余额是那些跟销售定单有关的资料,如销售未出货或者未付款的定单,如未处理的出货单,如一揽子合同等等。这些资料对与ERP后期实施的影响,要比前者大的多,因为其关系到多个部门。如销售未出货的定单跟销售部门、仓库部门、生产部门都有关系。

这些信息若不导入,可能会有以下影响:

1、 在一段时间内,出货的信息无法追踪。

当快到出货期时,系统会提醒相关的用户某个客户的某张销售定单快到交货期了,让业务员去追踪一下。若在ERP上线后,这些未出货的销售定单没有导入到系统时,系统就不会提示用户。对于这些未出货的销售定单,用户不得不手工的进行记录、查询,以防止错误。

2、 对所产生的生产计划或采购计划量将产生需求的低估。

有些销售定单在ERP上线前,可能生产部门还没有排生产计划,或者采购部门还没有安排采购。而ERP上线后,都通过系统来计算需求,排列计划。若销售定单没有导入的话,则无论是考虑计划,还是计算需求,都会不会未输入系统的销售定单考虑进去,就有可能导致某些定单没有考虑进去,到最后生产时,才发现这些问题。

所以,若期处没有导入的话,最好能考虑手工帐跟系统帐并行一段时间。

3、 某些单据将无法追溯。

一般情况下,ERP的单据之间都是互相联系的,从尾一直可以查到头。如从出货单可以追溯到生产定单、采购定单,也可以查到销售定单的信息。若销售定单在上线前不导入,直接入出货单时,就无法从出货单查到销售定单的信息了。日子久了,就会发生遗忘。

解决措施:

为了把期初资料不导入的影响减到最少,一般可以采取如下措施:

1、在系统上线的初期,如一个月内,系统帐和手工帐并行。这个时间,主要根据企业的生产周期考虑,最好是能够把未结案的销售定单都消化光为好。

2、在刚上线时,相关人员审核时,要特别留心。关于价格等敏感信息,要多长个心眼,多核对一次。这些内容若发生错误,根据ERP的修改原则,有错误从源头开始修改,到时候修改时,会比较麻烦。

3、对于一些断头的单据,即无来源的单据,要在相关单据中做好记录。如出货单没有销售定单时,在出货单的相关字段内,要注明对应的销售定单号等内容,以备后续的的查询。

4、相关的设置要进行调整。如在需求调研时,企业要求没有销售定单不准出货,顾问在初始系统设置时,可能在出货单单据性质上,设置了这个限制。所以,在ERP系统上线时,要把这个限制取消掉。等上线一段时间后,相关的定单处理完成了,再把他调整回来。(end)
文章内容仅供参考 (投稿) (如果您是本文作者,请点击此处) (11/29/2007)
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