ERP实施中销售期初资料不导入对系统实施的影响

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欢迎访问e展厅 展厅 1 企业资源计划ERP展厅 企业资源计划ERP, 供应链管理SCM, 客户关系管理CRM... 今天有一家客户，问我在ERP实施时，期初资料不导入有没有关系。为此，我总结了一下，把可能产生的问题以及注意的技巧，都罗列了一下。我想很多人也可能遇到类似的问题，故也在此分享一下。 在ERP实施过程中，有一件工作量非常大的工作，就是整理ERP系统上线前的资料。根据资料性质的不同，可以分为两类，一类是基本资料，如产品基本信息、物料清单、库存信息等，这些基本资料，是必须在ERP项目实施时，导入系统的。另一类是期初资料，如ERP上线前，未结案的销售定单，未收款的应收帐款等等。对于这一类，企业可以根据自己的实际情况，来决定是在ERP上线前导入呢，还是在ERP上线，用到后再导入。 作为ERP实施顾问，这里要强调的是，如果期初治疗不导入系统，可能会产生哪些“副作用”，用户要注意的。 笔者这里结合销售部门的情况，谈谈期初资料不导入时要注意的事项。 一、 期初资料不导入，要注意的问题。 这里讲的期初资料，指的是跟具体销售定单无关的资料。如产品的销售价格、优惠政策等等。为了避免这种错误的发生，用户最好能够遵守如下游戏规则。 1、更新商品的销售价格时，最好能够通过报价单进行更新。这主要是为了留下历史记录，以备查询。若通过销售定单更新，或者直接在产品信息处更新的话，若万一发生了错误，就无从查起。 2、当某个产品第一次销售时，在销售定单中是带不出相关的价格信息的，此时，审核人员在审核时，要特别注意。而在第二次销售时，会带出上次销售的相关信息，如价格等，此时，就有了参考的依据。故，在第一次审核时，要特别注意，否则，容易发生错误。 二、 期初余额不导入，要注意的问题。 期初余额是那些跟销售定单有关的资料，如销售未出货或者未付款的定单，如未处理的出货单，如一揽子合同等等。这些资料对与ERP后期实施的影响，要比前者大的多，因为其关系到多个部门。如销售未出货的定单跟销售部门、仓库部门、生产部门都有关系。 这些信息若不导入，可能会有以下影响： 1、 在一段时间内，出货的信息无法追踪。 当快到出货期时，系统会提醒相关的用户某个客户的某张销售定单快到交货期了，让业务员去追踪一下。若在ERP上线后，这些未出货的销售定单没有导入到系统时，系统就不会提示用户。对于这些未出货的销售定单，用户不得不手工的进行记录、查询，以防止错误。 2、 对所产生的生产计划或采购计划量将产生需求的低估。 有些销售定单在ERP上线前，可能生产部门还没有排生产计划，或者采购部门还没有安排采购。而ERP上线后，都通过系统来计算需求，排列计划。若销售定单没有导入的话，则无论是考虑计划，还是计算需求，都会不会未输入系统的销售定单考虑进去，就有可能导致某些定单没有考虑进去，到最后生产时，才发现这些问题。 所以，若期处没有导入的话，最好能考虑手工帐跟系统帐并行一段时间。 3、 某些单据将无法追溯。 一般情况下，ERP的单据之间都是互相联系的，从尾一直可以查到头。如从出货单可以追溯到生产定单、采购定单，也可以查到销售定单的信息。若销售定单在上线前不导入，直接入出货单时，就无法从出货单查到销售定单的信息了。日子久了，就会发生遗忘。 解决措施： 为了把期初资料不导入的影响减到最少，一般可以采取如下措施： 1、在系统上线的初期，如一个月内，系统帐和手工帐并行。这个时间，主要根据企业的生产周期考虑，最好是能够把未结案的销售定单都消化光为好。 2、在刚上线时，相关人员审核时，要特别留心。关于价格等敏感信息，要多长个心眼，多核对一次。这些内容若发生错误，根据ERP的修改原则，有错误从源头开始修改，到时候修改时，会比较麻烦。 3、对于一些断头的单据，即无来源的单据，要在相关单据中做好记录。如出货单没有销售定单时，在出货单的相关字段内，要注明对应的销售定单号等内容，以备后续的的查询。 4、相关的设置要进行调整。如在需求调研时，企业要求没有销售定单不准出货，顾问在初始系统设置时，可能在出货单单据性质上，设置了这个限制。所以，在ERP系统上线时，要把这个限制取消掉。等上线一段时间后，相关的定单处理完成了，再把他调整回来。(end)

文章内容仅供参考 (投稿) (如果您是本文作者，请点击此处) (11/29/2007)