库卡中国：如何管理持续一两年的项目

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欢迎访问e展厅 展厅 1 企业资源计划ERP展厅 企业资源计划ERP, 供应链管理SCM, 客户关系管理CRM... 库卡柔性公司的一个柔性生产线项目需要持续一年半到两年半的时间，而且一条大的生产线中又有很多小的生产线。那么复杂的项目怎么来管理呢？ 您也许没有听说过德国库卡公司，但是不可能没有听说过由库卡提供的工业机器人或柔性生产线生产的一汽大众、上海大众、长安福特、武汉神龙等汽车产品。 Excel不能承受之重 德国库卡集团是世界几家顶级的为自动化生产行业提供柔性生产系统、机器人、夹具、模具及备件的供应商之一。库卡的客户几乎遍及所有汽车生产厂家。库卡产品在中国市场已经活跃了20多年。2000年9月，库卡自动化设备(上海)有限公司正式成立。最初，中国客户都是与德国库卡直接签订合同，而库卡中国只是为客户提供本地化的售后服务。 伴随着汽车工业的迅猛发展，我国对汽车生产设备的本土化需求越来越高，政策也向本地采购倾斜。于是在2004年7月，库卡集团在上海青浦工业园成立了第二家子公司—库卡柔性系统制造(上海)有限公司。库卡柔性公司除了做客服和销售外，还为企业提供柔性生产线的设计、建造和安装。随着企业业务的不断扩展和规模的不断扩大，库卡中国也从一个只有12个人的小型销售服务公司变成一个具有80多人的项目型公司。 所谓柔性生产线，举例来说，就是生产某种车型的汽车生产线，能够通过改造生产另一种车型的汽车。我国汽车行业对车型变化的需求越来越大，给库卡在中国的业务带来了巨大的发展空间。与此同时，为了满足业务的需求，库卡中国的业务范围从原来的汽车制造行业不断扩大，拓展到汽配、烟草等行业。 但是，业务的飞速增长，也给库卡中国的管理带来了很大的难度。承接柔性生产线的设计、建造和安装业务的库卡成为一个项目型的公司：几乎每个销售订单都不一样，需要进行完全的客户化。比如说，有的生产线每天只生产20辆汽车，有的却要生产200辆，还有的生产线生产的可能是拖拉机。而且，柔性生产线项目非常复杂，通常是在一条大的生产线上还有很多小的生产线。完成一条生产线的周期也非常长，一个项目通常要持续一年半到两年半时间。因此，已经在库卡中国工作了5年时间的库卡财务经理兼行政总监林玛丽告诉记者，良好的项目管理，特别是精确的项目成本核算对库卡中国来说是管理的一个关键。 林玛丽回忆说，过去库卡的管理靠的是很多Excel表。销售有销售管理的Excel表，采购有采购管理的Excel表，设计有设计管理的Excel表，只有财务用了一套本土的财务软件。那时候，计算项目成本时需要整合诸多Excel表，非常复杂，而且还很难将人工成本算入其中。 而且由于库卡集团是上市公司，为满足股东的要求，库卡中国每个月都要向总部提供20多个报表。在没有一个有效的工具提供帮助的情况下，这20多个报表让林玛丽和她的财务部门非常头疼。 小历波折走上ERP坦途 为了精确地核算出每个项目的成本，及时提供集团所需的报表，同时把整个公司管理得更好，林玛丽开始牵头进行超越Excel的信息化建设工作。刚开始，林玛丽希望建设一个能够整合所有Excel表的数据库来解决问题。但是调研后她发现，只有包含销售订单、采购订单、收发货、发票结算、应收应付管理、费用预算、总账管理等所有与项目进程相关的业务在内的ERP系统，才能真正帮助库卡中国实现科学的项目管理、严格的费用控制和精确的财务结算，才能真正满足库卡中国的业务需求。 说到上ERP系统，很多人立刻会想，库卡总部上什么系统库卡中国就上什么系统，是最理想的选择。库卡总部上的是一套SAP系统，但是那套系统没有中文语言版，如果要用中文，就要上一个新的版本。“那我们要等到哪年啊？”所以林玛丽认为，当务之急是要选择一套比SAP小巧的系统来满足库卡中国的业务需求。 于是，以前很少接触软件系统的林玛丽开始考察市场上各ERP供应商的方案，并最终选择了赛捷公司的Sage X3 ERP产品。选择X3，还有一个非常重要的原因，是因为林玛丽考察了一些企业后发现，有两个企业都对赛捷负责库卡项目的实施经理赞不绝口。而林玛丽自己觉得，一个ERP项目实施的成功与否，与实施经理的好坏有很大的关系。 2006年8月，库卡开始全面实施ERP项目。2007年1月，系统和旧财务系统、手工操作并行。2007年4月1日，库卡中国彻底停掉了旧系统，新系统开始全面运行。 除去中间德国总部审计人员过来审计耽误了一段时间，整个项目实施时间实际持续了半年左右。虽然对ERP实施来说，半年时间已经不算长，但期间还是有些波折。这就是最根本的基础数据不准确、不完整所造成的后果。众所周知，如果基础数据不准确，ERP就完全失去了意义，最后只好重新整理。 林玛丽后来提到这个情况时说，在她过去在国外的工作经验中，ERP的应用对几乎所有人来说都是习以为常的，大家都非常重视基础数据，当时没有想到很多国内员工对ERP都还比较陌生，才导致了问题的出现。因此她提醒说，在中国实施ERP时，首先要让员工了解数据完整性、准确性的重要性。 系统并行也让库卡中国的员工很不理解：系统并行增加了他们很多额外的工作量，而他们却看不到结果。 精确计算项目成本 值得庆幸的是，尽管ERP的实施颇费周折，但是应用起来是让人开心的。 首先，通过系统可以轻松地核算出精确的项目成本。像库卡这样一个项目型的公司，项目复杂且耗时长，项目成本的核算是最让人头疼的。应用ERP后，在库卡中国的日常管理中，项目号是最重要的。库卡员工每天的工作时间都跟某个项目号挂钩。这样，困扰很多制造企业的员工成本问题，在库卡中国就能非常细致地计算出来。此外，采购部进行物料采购时，入库的每个采购件也跟项目号挂钩。其他的，如外协件、销售费用等与项目相关的费用，也都与项目号挂钩。如此核算出来项目成本，就变得非常精确。 其次，财务预算效率大大提高。林玛丽透露，系统应用以后，库卡中国的财务预算效率要比以往高50%以上。通过系统，库卡中国可以非常清楚地了解每个项目的进展情况，汇总出每个项目已经发生的销售、采购等费用。更为重要的是，库卡中国还可以通过汇总表将实际发生的费用与预算成本进行对比，计算出每个项目还有多少费用可以用，从而决定该项目下一步该怎么走。 再次，系统的应用让财务人员的工作轻松了不少。过去，每个月底向库卡总部上报时，林玛丽他们的工作量都非常大。现在，德国总部对库卡中国的要求越来越高，要求提供的报表越来越多。如果还像以往那样通过一个一个Excel表来合并，工作量是难以想象的。而现在，林玛丽他们基本上可以从系统中直接倒出所需的所有汇总报表，重新录入后发给总部就可以了。据了解，下一步库卡中国希望系统能自动将报表倒到网上。 最后，在系统的帮助下，库卡中国可以把中国的两个公司统一管理起来。正如前文所言，为满足客户的需求，库卡在中国设立了两个公司：负责贸易业务的库卡自动化，主要负责贸易业务和柔性生产线设计、建造和安装。通常客户与库卡合作设计一条生产线时，分别和库卡自动化和库卡柔性进行合作。而库卡总部是将两个公司看成是一个公司，库卡需要将两个公司的账套合并起来向总部汇报。同样，通过Excel表合并的工作量是不言而喻的。通过X3系统，库卡中国就可以自动将两个账套整合起来，工作变得非常轻松。 记者了解到，鉴于当前的市场态势，未来库卡在中国的业务将持续快速增长。据了解，2007年，库卡的业务收入可能在2006年的2亿元的基础上翻一番，业务范围也将向航空、烟草、铸造等领域扩展。ERP系统的应用，为库卡中国的健康快速发展打下了坚实的基础。 (end)

文章内容仅供参考 (投稿) (如果您是本文作者，请点击此处) (8/13/2007)