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小松产业机械ERP自主平台解决方案 |
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作者：http://www.cts-lab.com |
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1 项目背景
1.1 企业概况
小松产业机械(以下简称“小松机械”)是日本株式会社小松制作所的全资子公司。公司成立于1921 年，注册资金为9亿9千万日元，主要是进行板金机械、锻压机械的开发、生产、销售和服务，在1964年、1981年分别荣获德明实施奖和日本质量管理奖，并在1994年通过ISO9001认证，在国际上有良好的信誉。作为国际机械制造业的龙头企业，小松机械在许多国家设有分支机构，建立了遍及世界的营销网络，进行整机的销售、服务及零配件供应。
经过80多年的成功经营管理，小松机械积累了大量独特的报表和单据，形成了独特的企业管理系统和业务流程，支撑着小松机械近年来业务节节攀升。但是随着业务急剧增长，企业原本极有特色的手工操作已难以适应业务的快速增长，企业迫切需要一套既能实现信息化建设，又能保持其企业特色的ERP系统。
1.2 进口内销型企业特点
小松机械国内分公司是典型的进口内销型企业。所谓“进口内销”企业是指专门从事进出口贸易业务并从事国内销售的企业，这种企业具有明显的特点:
关税交纳:产品从国外进口后一般保存在保税仓库。此时不需要交纳关税。产品从保税区仓库调拨到普通仓库时，需要交纳关税，而且关税需要买、卖双方按适当的比例分摊。
运费分摊:产品从仓库运往客户处的交通费，需要买、卖双方按适当的比例分摊。
佣金提取:代理商要按照协定获得业务佣金。
由于关税、运费等的分摊，以及代理商的佣金提取使单据、报表需求较普通企业更加复杂，且随企业不同而有很大差异。
2 企业症结
小松机械早在04年就采用了上海博科资讯有限责任公司(以下简称“博科资讯”)的财务软件对企业的财务管理进行了统一的整合和规划，但其业务主体一直是完全依赖手工操作，部门间数据的流转靠EXCEL报表进行传递，效率极低:
业务数据分散，耗费大量的时间，而且各个部门不一致的数据操作也使数据的精度难以控制。
单纯的EXCEL操作，不支持不同部门、不同单据数据之间的相互计算，使业务数据极为庞杂，业务操作效率低下，管理者也无法从杂芜的数据中得到有效的判断。
作为一个进口内销型企业关税、运费的分摊，以及佣金的提取，增加了单据的复杂性，增加了手工操作的复杂性和失误率，繁杂的单据处理流程需要大量人力的支撑。
财务系统和业务系统的不一致使企业的数据严重脱节，影响了企业的数据流通和业务效率。
各地分公司的库存信息不能及时交流，影响了定量库存器械的相互调用，妨碍了业务开展。
3 博科资讯ERP自主平台解决方案
作为博科资讯的老客户，小松机械一直十分信赖博科资讯的软件产品，博科资讯的新一代ERP自主平台 ——MyERP推出以后，无论产品的设计理念、技术架构还是从系统功能上都得到小松机械的高度认同。特别是MyERP自主配置的功能，对于小松机械这类行业个性化很强的外资企业来讲则显得尤为重要。在标准化ERP和ERP自主平台之间，小松机械毫不犹豫地选择了后者，力图通过MyERP打造一套具有“小松”特色的现代化信息化系统。
在ERP选型过程中，小松机械除考虑系统通用的功能模块外，还提出了许多日资企业普遍关注的特殊需求，来满足企业独特的管理方式和流程设置。因此，博科资讯对小松机械的信息化解决方案也基本上分两步走:首先通过ERP自主平台的标准模块整合小松机械业务系统和财务系统，完成手工处理向信息化自动处理的过渡;然后根据企业的特殊需求在MyERP扩展层上配置特殊的业务流程，满足企业的个性化要求。
3.1 系统总体特征
图形化的界面配置:平台能根据业务发展随需应变，满足单据、逻辑、流程、查询、报表的动态变更，保障业务发生变化时信息化系统的同步调整。
动态智能分析:实现科学、动态决策，实现多点智能分析，同时利用构成的综合查询、报表和OLAP为一体的智能决策信息，帮助企业家进行宏观决策和经营策略。
以工作流引擎作为核心的自动流程的业务驱动，让业务或待办事宜自动流向相关部门或业务操作人员的新型管理模式，保证企业内外部物流、信息流、价值流与责任流的有机集成。
可配置、多层次的功能扩展特性使用户能独立完成自主平台的维护、升级及开发工作，极大降低了ERP建设的投入成本，为用户节省了大量的软件后续服务费用。
系统把企业分散的信息系统连接起来，克服了单纯EXCEL操作造成的各个部门报表表单的不一致，并与以前的财务系统集成，形成系统、规范的操作。系统还支持不同报表，不同部门之间表单的相互计算。
全球化的多语言、多币种、多会计制度以及多种经营方式的应用。
3.2 特殊业务流程
小松机械特殊业务流程可以用如下图表示:
注:蓝色箭头表示分公司仓库之间按照货物入库的数量分摊关税和运费
红色箭头表示分公司仓库及客户之间按照货物入库的数量分摊关税和运费
3.2.1 费用分摊
在采购过程中,企业需要将采购过程中发生的关税、运费分摊计入产品成本，在单据表头，系统设置每笔业务具体发生的从保税区仓库到非保税区仓库的总关税额，以及从A仓库到B仓库的调拨，移仓过程中发生的运费。结合单据表体中具体的产品的数量及金额进行分摊。
3.2.2 产品订单成本表
鉴于业务特殊性的需要，公司需要在同一张单据里分类显示预计的成本(收益)和实际发生的成本(收益)，并结合费用、收入、毛利等字段，做具体的差异分析。系统通过在同一张单据里设置两个不同的取数模板，一部分调用预期成本各项因素，另一部分调用实际发生的各项成本因素，通过左右对称显示，使对比结果一目了然。
3.2.3 佣金提取
对于后期的产品维护，小松机械日方总部不直接驻人在国内，只通过国内分公司提供技术支持，因此国内公司要从利润中提取业务佣金。但佣金的提取又因国内分公司业务、日本总部业务不同的技术支持而略有差异。
MyERP根据实际发生的业务设置了两种不同的业务流程，当业务发生时，首先确认该业务合同是国内公司还是日本总部。国内业务按照正常的产品销售出库，开销售发票，确认应收款，对于服务产生的收入，将具体的服务项目细分后设置编码分别区分，按照实际的服务发生收取费用。如果是日本总部业务, 则主要收取项目佣金。客户与日本总部签好合同后，日本总部会根据合同标的，发计算书至国内公司，确定支付给国内公司的佣金，国内确认后回传请款书至日本总部作为结算依据。
3.2.4 特殊格式的报表、单据需求
多年的管理经验的积累使得小松机械内部产生了大量的个性化报表、单据，它们是小松机械管理思想的载体，也是小松机械在中国业务蓬勃发展的基石。MyERP通过系统的独特的配置功能为小松机械设置了独特的报表和单据，满足了企业需求。例如系统对部品订单的处理是这样的:如果某一张单据不仅需要在同一张订单里面确定该产品的常规信息，还要确定依照佣金率国内公司获得的佣金额，并预设付款日期，等该单据收到付款后，再将收款日回冲到本单据。系统会根据单据的自我配置功能，在同一张单据里设置特殊的格式和内容，不仅包含了普通单据的常规内容，也满足了对于付款日、付款预定日、佣金、税率等内容的特殊需求。如下图：
3.2.5 帐龄分析
作为贸易型企业，小松机械的客户群非常复杂，需要对不同的客户采取不同的帐龄分析，而传统的ERP 只能设定不同的帐龄分析期，却不能根据不同客户针对性的设置其帐龄分析期，MyERP通过自主化的配置，依照不同客户的资信水平针对性地设置帐龄分析期。如:A客户的帐龄设为60天，B客户的帐龄设为90天，则在相同的当前日期与付款日期之差的情况下，A客户，B客户列入不同的帐龄分析期。
3.3 标准模块
通过MyERP标准模块的建立，满足企业财务，工资、采购，销售、库存等业务流程的信息化需求，把企业原本分散的部门、流程管理系统有机的联系在一起，实现了企业从销售到财务的全程自动化管理，功能包括总帐管理、工资管理、采购管理、销售管理、仓储管理。
3.3.1 系统功能
1. 总帐管理
总账是财务系统的核心，它提供凭证处理，自动输出明细账、日记账及总分类账，编制主要的财务报表，进行期末结账和基本财务分析，完成凭证、账簿查询、打印等日常财务工作。还提供对个人、部门、客户、供应商、项目、产品等核算项目的专项核算，有助于管理者通过对资金使用的监控来实现对企业生产经营活动的综合管理。总账与其他系统无缝集成，保证了财务数据与业务数据的同步性，为企业的财务管理提供了准确、及时、全面的数据。
2. 工资系统
自动进行企业员工的工资结算、分配、核算以及各项相关经费的计提。它是根据员工的考勤记录、工资标准、各项应发的补贴、各项代扣款等原始资料来结算应付工资和实发工资，并进行计提、分配和结转，编制转账凭证。与总帐和成本模块集成，计算并计提各项与工资有关的费用，自动生成凭证，传递到总账。可以与人力资源管理系统集成应用，高度整合了工时、岗位和考勤的信息。
3. 采购管理
与物料需求计划、库存、应付、成本、生产等系统集成，工作内容包括货源调查、供应商评估、建立供应商档案记录、采购作业操作、采购订单跟踪、抽检货品质量、控制进度、安排运输、到货验收入库、验收报告登录、库存事务处理、退货、退款、补充货品、返工处理以及采购核算管理和发票校验。
4. 销售管理
以订单为核心，并对订单进行跟踪和管理。销售预测、销售计划和销售合同是主生产计划的需求来源，帮助企业完成客户档案及信用管理、产品销售价格管理、销售合同管理、提货、服务及发票管理等一系列事务。
5. 仓储管理
包括材料的入库、出库、转库、盘存调整和质量检验等工作内容，利用该系统，管理人员可以实时获得动态的物料库存状况信息，以便更好地控制库存及交货的及时性，改善客户服务水平。此外该系统还提供多地点库存业务处理的远程仓储管理，满足小松异地多点的库存管理。
4 案例评析
MyERP的可扩展性配置功能使项目实施能够按照企业的特殊流程进行设计，满足了企业报表、佣金、帐龄分析、业务流程等的特殊需求，真正做到了为小松机械 “量体裁衣”。
标准模块的实施彻底改变了小松机械手工操作费时、费力、错误率高、的弊端，使企业分散的业务流程变得统一有序;不同部门、表单的相互计算大大简化了基础业务的操作程序;系统强大的分析功能，提高了业务效率;远程控制的库存管理实现了异地库存信息的及时沟通和共享，为小松机械全国业务的统筹协调提供了实时的数据支持。
此外，通过对整个项目实施的全程参与，小松机械的技术人员已经基本掌握自主平台配置工具的配置功能，能够在无需软件厂商技术支持的情况下实现对单据、报表、业务流程的自主配置以及系统功能的扩展，独立完成日后系统的维护工作。(end)
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(6/29/2007) |
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