实施ERP：挖掘企业的“金矿”

作者：江苏海四达集团企划部 袁卫仁

欢迎访问e展厅 展厅 1 企业资源计划ERP展厅 企业资源计划ERP, 供应链管理SCM, 客户关系管理CRM... 海四达不选“一次性袜子” 江苏海四达集团公司是一家集电子、化工、机械、医药、建材于一体的国家重点高新技术企业。集团核心企业——海四达化学电源有限公司是目前国内最大的烧结式镉镍电池、氢镍电池生产厂，中国重要的电池出口基地。 企业原有的信息化基础并不让人乐观。当时，整个集团才有30多台PC机，相关文件资料主要通过软盘和单据进行传递。信息化走在最前面的是财务部，1995年就开始应用了电算化管理系统。不过，该系统功能单一，只能实现了简单的记账管理，根本不能完成成本核算、成本分析等功能。而且，原先的财务软件多年没有升级，财务与采购、仓储、销售、生产等脱节。后来，其它部门也逐步应用了辅助子系统，比如库存管理、资金使用管理等，但由于各系统“各自为政”，信息不能共享，在整个集团层面上管理信息化系统仍是空白。 信息孤岛的存在，制约了企业进一步发展的步伐。为了弥补企业管理中的“短板”，海四达决定进行信息化建设。当时，南通的一家企业也在ERP选型。这家企业最后找了一家软件公司进行开发。海四达是否也走“开发”之路？董事长兼总经理沈涛认为,“针对性开发风险太大，ERP不是一次性袜子，不好可以扔掉，项目失败必然会给企业带来拖累。企业既然决定花时间、花精力、花资金实施ERP，就要让ERP真正为企业所用。” 作为中国重要的电池出口基地，海四达ERP项目自然吸引了众多软件厂商。海四达的要求：ERP产品本身要成熟，有成功案例，实施服务有保障。经过比选，金思维的产品及服务给企业留下深刻印象。金思维ERP(JSERP)产品功能强大，业务流程精细，实施服务到位，客户反映良好。事实证明，海四达的选择完全正确，走软件开发的那家企业的系统后来基本上没用起来。不同的信息化道路，导致大相径庭的结果。 冲破观念转变中的重重迷障 海四达ERP项目范围广、业务深，覆盖采购、销售、生产、财务、库存、人事、薪资、设备、质量、安全等几乎企业所有的业务部门。如此大规模建设企业信息化，在海四达的发展史上还是第一次。ERP倡导的是透明管理、规范管理、科学管理，必然会涉及到原有的工作习惯、人际关系和利益结构等格局的调整。当时的海四达刚刚完成国有企业的转制，长期以来大家已经习惯了原有的工作模式，在“破旧立新”的更替过程中，势必在心理、习惯和做法上产生畏难与抵触情绪。 * 依赖思想。项目初期，不少人并没有意识到ERP实施主体是企业本身，对实施小组存在很大的依赖思想。大家希望实施顾问们把什么事都事先做好，自己拿来用就好了。对此，实施小组采取了“以点带面”的策略。首先，在各业务部门选出一名业务骨干作为ERP“关键用户”，重点培训他们。“关键用户”起着应用ERP“示范标兵”的作用。当他们对系统比较熟悉之后，再由他们指导本部门的ERP应用。这样“以点带面”，逐步树立企业独立应用ERP的能力。 * 畏难与抵触情绪。海四达员工中九成以上都是生产人员，不少人连最基本的计算机操作都不会。接受ERP，吸收新知识对他们来说是个挑战。针对这点，实施小组采取了“加大培训力度，先易后难”的策略。为了推动员工们的思想转变，实施小组决定在企业最薄弱、最核心、最急需的财务环节着手，初战务求见效，让企业迅速尝到信息化的甜头，树立大家的信心和决心。 * 把ERP当成“辅业”。项目初期，有些业务人员把ERP看成是额外工作，有空则录入几条数据，如果工作忙，ERP就搁置一旁。为此，海四达建立的ERP应用考核制度，对数据输入的及时性、准确性进行监督。通过考核，让大家明白ERP是大家今后工作的平台与工具，不能把它当成“辅业”，应该完成工作的同时就完成相关数据的输入。 * 对信息化不理解。项目初期，有些人认为企业各方面运行都很正常，没必要“多此一举”搞信息化。实施过程中，还有些人还担心ERP会抢了自己的饭碗。为此，实施小组进行了培训与开导。信息化是每个成长性企业的必由之路。“逆水行舟不进则退”，市场竞争日趋激烈的情况下，海四达必须规范自己的管理，提高工作效率。企业的管理效率提高了，经济效益才会增加，而企业经济效益提高了，不但不会裁员，反而会扩大再生产。因此，ERP将增加更多的就业机会。思想通了，ERP项目的阻力自然小了。 用ERP严堵管理漏洞 * 内部银行管理 海四达集团拥有电源公司、化肥厂、煤气公司、药用玻璃厂、特种气体厂、新能源公司、工程技术研究中心、包装材料厂等十多个控股子公司，行业类型各异。所有子公司都具有法人资格，每个子公司都有独立的帐套，但只有电源公司单独对外报送报表、纳税申报。其余子公司以总公司名义对外提供一套合并报表并统一纳税申报。每月月底财务部都要对十多个帐套进行对账，工作量极大。虽然企业使用了会计电算化软件，但由于软件功能单一，很多环节无法控制，许多信息只有靠单据和软盘传递，财务人员不得不从事大量重复性工作。 实施JSERP后，各子公司之间、子公司与集团之间的经济往来全部通过“内部银行”进行调拨处理，实现了整个集团“统一会计核算、资金集中控制、统一会计报告、全面预算管理、统一决策支持分析。”ERP系统中“内部银行”系统不需要财务人员逐笔核算收付。接收业务和财务数据后，自动核算存贷款余额和利息。“内部银行”还可以自动核算资金占用的成本，为企业内部绩效考评和各种决策提供准确信息。通过“内部银行”管理，保证了财务信息的及时性与一致性，既避免了大量的对账工作，也加强了对整个集团财务的管理与控制。 * 成本管理 电池是企业的主导产品，其生产过程基本上分为配件、准备、极板、冲剪、装配、检测、成品等7个步骤。每个步骤成本统计内容及方式都不相同。原材料、半成品、产成品、废品等频繁出入库，需要针对成本对象在生产过程中的不同阶段进行成本的归集和分配，计算方式非常复杂。而且，海四达采取计件工资，由于每个人的工作岗位并不是始终不变的，可能根据生产情况从事不同工序的工作，工资计算也很繁琐。虽然企业安排了多人专门核算生产过程的料工费，但在手工方式下，不仅工作量大，而且很难确保数据的准确性。 JSERP成本管理系统包括成本核算、成本预测、成本计划、成本控制和成本考核。通过JSERP，实现了多步骤、分项目结转成本核算法，即可以详细统计每道加工步骤及部门的材料费用、人工费用、制造费用、燃料及动力等情况。JSERP采用图形方式直观地对各产品的成本项目构成比例进行分析，可以帮助企业找出降低成本的可操作因素，挖掘降低成本的潜力。科学的成本管理，对全面提高企业管理水平，落实企业各部门经济责任制都具有很大的推动作用。同时，解决了成本核算难题也使海四达向“精细化”管理迈进了一大步。 * 车间作业管理 海四达主要是以化工原料生产出电子产品，类似于离散型制造。企业生产计划的制订复杂，生产过程控制很困难而且能力需求很难预测。生产任务多，生产数据的收集、维护和检索工作量大。以前，车间每天的生产报表只能反映前一天的生产状况。如何及时了解车间各工段在制品的品种、数量、质量？生产计划已经安排好，临时插进的加急订单如何处理？制造部做半成品生产计划时需要查询最新的半成品库存数量，这就要求仓库部门及时提供准确的库存信息。但实际情况是，往往当某些品种低于最低库存甚至告罄时仓库人员仍不能及时发现，造成生产停顿。 JSERP从主生产计划和能力需求计划两个层次对能力与负荷进行调整。若发现能力与负荷不平衡时，可通过对该车间或工段的能力、负荷进行调整，使能力与负荷趋于平衡。两层调整方法削弱了“插单”引起的困扰，有利于计划人员控制生产计划，把握好交货期。JSERP在制定主生产计划时，自动查询销售、库存的数据，确保主生产计划的准确性。实施JSERP后，企业实现了车间定额领料管理，大大强化了内部考核。 * 销售管理 电源公司是海四达集团的核心企业，电源公司下设商务部和客户部具体负责销售工作。客户是企业的利润点，掌握客户才能赢得市场。以前，由于没有制定系统的客户挖掘与跟踪体系，客户基本掌握在每个销售员手中。企业对客户信用也缺乏考核机制，仅通过商务部掌握的客户的经营项目、企业规模、营业执照等对客户考核，很难对客户情况进行全面了解。公司为了加强管理，只好采取找客户和签单分开操作，但始终不能“标本兼冶。” JSERP明确并且固化销售业务的工作流程，包括销售发货、开票、收款、退货、退票和售后服务，并结合ISO9001质量体系实现对销售合同审过程的管理。JSERP还提供完整的客户信息管理，除了记录客户的一般信息外，还可以记录客户需求、客户需求的处理以及市场、客户关系等信息。企业可以从客户订货、销售发货、销售开票、结算收款等环节提供对客户信用控制。销售主管能够及时查询与业务有关的客户信息，全面掌握客户的销售情况，避免了由于个别员工离开带走客户的现象。JSERP中不仅能够管理现有客户，还能够帮助企业挖掘潜在客户，为开拓市场提供信息。 挖掘ERP“金矿” 成功应用JSERP后，海四达的库存减少了，工作规范了，效率提高了，数据可靠了，业务流程合理了,反应速度加快了。虽然每个管理细节的改善并不会直接增加企业的销售收入，但是却可以帮助企业树立良好的产品、服务和品牌形象，从而增强企业的综合竞争力。在后期持续经营过程中间接地帮助企业提高市场占有率。因此，信息化对企业管理的改善是一种“水到渠成”的结果。正如运动员，只有平时练好基本功，才能在比赛中取得好成绩。 现在，各部门负责人每天上班第一件事就是打开JSERP，查看本部门的运营情况。利用JSERP系统中丰富的数据分析和预警工具，比如采购分析、销售分析、库存分析、应收/应付账款到期预警、销售订单发货预警、呆滞物料预警、库存低限/高限预警等，就可以全面地把握业务中的关键点，不必要每次都要“跑仓库,下车间,查单据”，样样“亲临现场，事必躬亲”。对于ERP的作用，沈总有句话很精辟：“ERP是一座金矿，只有不断挖掘，才能发挥更大的价值”。企业下一步打算：在继续挖掘“ERP金矿”的基础上，还将引入其它系统。对海四达而言，信息化建设还只是一个开始。(end)

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