思想结构设计--深层的组织结构

作者：    来源：中国人力资源开发网

欢迎访问e展厅 展厅 3 管理咨询与服务展厅 企业文化, 战略管理, 生产管理/工业工程, 营销管理, 知识管理, ... 未来的组织将是什么样子呢？有没有一种普遍适用的柔性组织呢？有没有能吸收所有组织的优点，又能避免所有组织的缺点的一种结构呢？如果有它要满足哪些特点呢？ 普遍的观点认为，优秀组织应具备的特点： （1）能够吸引与吸收所有的优秀人才。 （2）能够快速识别组织潜在的机遇与威胁。 （3）能够快速整合组织能力，富有效率。 （4）必须适应企业当前与短期未来生产技术与经营的需要。 （5）必须要能获得较高的利润或市场占有率或市场价值。 （6）能够充分有效的沟通，员工愉悦，而不需要领导激励。 （7）强调员工的自我管理与协作精神。 （8）组织既稳定，又充分灵活。 （9）不断创新的企业家精神。 （10）形成共同愿景，并产生一种催人奋进的精神张力。 （11）即使组织再大，用同一种价值体系评价企业也一样有效，组织业绩卓著。 但是我们应当看到这样一些现象： （1）市场全球化，使各国人民生活标准趋于一致，对需求的要求越来越高。一方面国际品牌需求量越来越大，另一方面需求趋向个性化与多样化，顾客定制成为一种趋势，对需求的时间要求越来越高。 （2）竞争越来越激烈，定价全球化，销售、推广、人事、生产、采购等成本越来越高。 （3）员工工作方式，个性特点能力差异等也越来越大，如多元化员工，职业途径的差异，激励方式多元化，价值观多元化等。 （4）大企业病。 因此企业需要从事的工作有： （1）组织需要强有力的精神支撑（共同愿景，目标）。 （2）组织员工之间需要密切沟通。 （3）组织需要能分割成有不同价值观，行为的小团体；同时也需要能服从大局的统一团体。 （4）组织成员需要连续，直接的激励与领导。 （5）企业内外的信息需要及时有效的收集与利用。 （6）企业需要培养全面优秀的未来领导。 （7）企业需要一种跨职能，跨专业，跨管理层的柔性团队。 （8）组织成员需要培训，教育，感化，关怀，需要有自调压力与心理诊断的知识。 （9）持续学习与创新。 （10）与其它企业联合生产，采购，开发新产品或共同开发渠道与顾客群的观念。 （11）品牌创建与保持。 （12）快速产销能力。 （13）其它相关要求。 由上面这些要求可以看出，企业需要一种柔性非常大的组织结构。我们应当看到无论那一种组织结构都是有其缺点的，最好的办法是设计出一个互补性结构与适应，并且随着时间的推移，组织结构能合适的从一种形式过度到另一种形式。这里我提出一种结构—思想任务结构。把一种不可捉摸的意识形态进行管理，或许会被某些西方管理学者讥笑，思想怎么管理，管理它有必要吗？成本怎么样？这里需要指出的是：思想意识从来就是一种强力，它的强度仅次于权力，所以它是有必要管理的，至于成本，是一类较难计算的问题，就象质量成本，人力成本一样，我们只能较精确的计算出它的支出成本而很难计算它的投资收效率。 1、思想任务结构首先是一个信息传输系统。需指出的是，企业信息系统主要是为解决企业日常的信息传输和为决策提供支持。同样思想工作和任务也可以通过信息系统传播，但它所收集的信息是比较特殊的，通常情况下可以解决其它职能机构的不足。如员工的另类新见解，企业外的新思想，新观念，新方法，新技术的识别与传输，最高决策信息的下传，非正式组织的动向，工会的情况等。思想结构作为特殊信息的传输工具，要求信息同步，完整与真实，因为有些特殊信息要即时利用，而有些信息只需保存。 2、它是一个跨层级，跨部门的结构与系统。现代企业面临的是，企业大，层次多，专业化的企业特点。这样存在是必要的，因为竞争越来越激烈。如果我们用完全流程化的组织结构的话，专业得不到保障，而采用专业化分工的话，企业又不能快速的适应市场，所以多功能，快速变化要求一种高度柔性的组织出现，它能从一种结构转换到另一个结构，既有硬结构又有软结构，而传统的结构形式并没有高度重视人的意识作用。欧洲国家的组织里，积极的改革多半以失败告终，如全面质量管理改革。所以有些管理学家提出了渐进式改革方案，但是这种改革是没有效果的，还有一个原因是改革总落后于变化。真正富有成效的改革是企业内有一个可坚固又可软化的结构，这个结构应当至始至终存在。无论企业现在运行的是哪一类结构，它都可以与思想任务结构互补而形成一个网络状结构。如图3-3-1可以看出，思想结构的成员分布面极为广泛，每一个职能部门都有，每一个层级都有，专业业绩优秀的知识工作者都被吸引到思想结构组织中。由此可见，虽然并非最优异者都能成为其成员，但所有思想结构的成员都是业务业绩突出贡献出者。思想结构成员的突出特点是：沟通专家，思想意识先进，是企业目标与共同愿景以及企业的守护神。他们无时无刻不监视着企业与环境，无时无刻不思考着本质工作与企业的未来。当企业在制定一个特殊的目标时，如产品开发，企业可以通过这个专业部门组织相关人员论证。在跨部门合作中，积极充当润滑剂，选择最优专业人员参加开发过程，在工作走向稳定与可预见未来发展趋势后，将工作转交给业务结构，而退居第二，在整个项目的进行中只起到持续激励与监控作用。 3、它是一个思想统一的结构，追求思想超前，追求创新，融合与统一。本节我们之所以以思想命名，无非是强调它的重要性，思想意识第一，行动其次是管理的基本思路。统一思想是高效率的保证，统一的思想能够使全体员工，自动的奉献最大能力，能使任务分配自动协调。能将摩擦减到最小，能促进组织中层级与部门更加紧密，能够增加员工满意感能够降低劳动力的相对成本，能使企业积极度过危难期，这样的例子多不胜举。统一思想需要有言简意赅，鼓舞人心的宣传口号。需要指出的是：让全体员工完全统一思想是一件不可能也不现实的事情。其一公司规模越大，员工的差异性越大，所以教育培训是必要的。其二业务的全球化，使企业面对多元文化的员工，最好的办法是“分而治之”，即在不同国家的子（分）公司中，培养既能认同企业价值观，目标，又能很好融合自己国家文化的优秀员工和管理人员，积极沟通。使他们成为子（分）公司员工的精神领袖。所有思想管理者都是追求新思想，新方法，新技术，的，他们积极交流，从不轻易否定某个看似不合理的方法或意见。他们有一可仁爱善良的心，他们时刻追求创新，只要发现，想到或查到对企业业务有用的资料，第一时间反回组织。 4、它是一个多任务，非稳定的任务结构，动态是它的生命。思想结构的主要工作是解决思想与精神这种非实物形态的组织。如图3-3-2，所以它不能过多的干涉业务任务或直接赢利性任务。但是我们知道要完全分割思想任务与业务任务是不可能，也不应该完全分割。思想任务的主体是引进，提出，宣传和统一思想。除此之外，思想结构为组织提供临时工作组的组建，特殊工作组的组建；提供咨询与引导。特殊，重大，探索，试验等非连续或一次性事件，变化快速不确定性高的事件，思想结构起主要领导与带头作用。直到可被组织多数人员接受，理解为止。在处理常规事件，如宣传、教育、沟通、学习、交流、讨论等时，它的结构灵活、松散；而在处理特殊、重大、紧迫等事件时，可以形成集中坚固的金字塔结构。对思想结构中的组员进行强制管理是可行的，因为组员的思想觉悟高，业务能力强，并且可以吸收入业务能力强的非组员参与，柔性极大。 在条件具备的情况下，要让思想结构中的组员有参加军训的机会，提高他们快速反应问题的能力。直接盈利性业务应与思想任务适当分开。通常情况下，业务结构应当等级分明，制度严格，程序顺畅，标准化程度要求高。而对远期产生重大利益关系的问题研究，应当通过思想结构达成一致，再通过业务结构中的专业人员共同研究确定。 5、它具有宣传，教育等功能。思想结构中的成员彼此间应当宣传、教化、学习、沟通；同样思想结构中的成员也应当向组织中所有成员进行主动宣传教化，沟通，使组织成员提高认识，提高对组织的归属感，使组织成员感觉到，自己与组织距离很近，与此相适应。思想结构中的成员更应以身作责，起到模范，先进作用，积极塑造企业形象，抓住关键事件，积极宣传。同时思想成员应积极与非正式组织交流意见，积极与工会沟通，积极发展企业内业务素质强，觉悟高的员工或管理者，做到上传下达，形成意见及时反应回馈的机制。 6、弱化与强化思想结构与企业绩效，员工对组织的认同感或对组织的评价结果有关。通常情况下企业绩效越显著，思想结构应当弱化。当企业绩效差时，有两种情况：第一企业的目标，方针或具体业务计划不能适应环境变化。第二执行机构或团认识不充分，积极性不高，此时应当加大思想结构的作用力与权力。通常情况下，企业文化对企业有积极促进作用，但需要指出的是：第一企业文化是过去企业形成的价值观与思维方式。第二企业内人员流动或组织庞大，员工之间彼此激励不够，或者是组织的业务结构设计不合理导制了员工对新工作认识不够，或者是信息与指令下达不及时，此种情况都需要加强精神结构的权力与工作量，反之应当弱化。组织的运行是需要持续监控与评价的，对组织的评价通常有三类标准：第一类是企业外同行业或先进企业的价值标准。第二类是顾客或客户的要求标准。第三类是企业自身设计的评价标准，可以是以往标准，也可以是创新标准。无论那类标准企业都会得出一个评价结果，如果结果令人满意，则需弱化思想结构的职能，反之则强化。 7、它能培养多才多能的现代化管理人才。作为思想结构的成员，需要面对更多的不确定性，快速反应，主动沟通，管理协调，他们在处理人际关系上高人一等。他们本身又是精通本职岗位的专业人员，而且思想结构的成员有许多优先权，在许多新业务方面都??才的专门机构。当然对人才的培训是不可或缺的，应形成系统，定期的培训计划。培养的专业知识包括管理技术，专业技术，思想素质，领导能力等。要持续保持理论的高度，要定期的考核。要树立多培养全面人才的思想。而且现代化管理要求组织的管理队伍年轻化，年轻化对培养全面素质的人才与管理提出了更高的要求。 8、定期的会议交流是必要的，即使企业有强大的信息系统支持，也是十分必要的。现代化并不能把人的社会属性减弱，而更应该促进人与人交流。交流会议并不只是让思想结构的成员定期接触，还要促进组织成员积极开会，彼此交流；交流的内容应该广泛：思想的，情感的，业务的，企业外部的，只要是新思想，新技术，新技巧，能够提高组织效率，能提高企业竞争力，能够增强凝聚力和团结的，都应当积极组织与支持。 9、思想小组内的每一个成员是完全平等的。这是组建思想结构的重要原则。它有别于等级分明的业务结构，平等不仅应从实际行动表现出来，而且应当在每一个组员心目中扎下根。有一点需要指出的是，思想结构是有结构的，可以是金字塔式，也可以扁平式。金字塔式的组织结构是根据成员的思想认识程度与业务水平而决定的。这两种结构通常都只是形式结构，即组员人人平等。但它有两个好处：第一为信息沟通与组织集会提供支持。第二它可以为企业处理非常规，紧急事务时服务；因为当企业遇到这类事件时常常会产生意想不到的混乱或无序，此时思想结构中的组员按照这个名义的形式结构，通过成员一致认同，快速形成等级严格组织有序的结构和形成一套合适的程序，帮助组织积极度过危难时期。 一般情况下：即非重要事件与任务时，领导者应是问题提出的关键者；即谁是此类专家谁作主，也就是说，领导是动态的，任务决定领导者。 10、思想任务结构与业务任务结构形成一个实实在在的网络结构。网络结构是这个世纪最核心的组织形式。其实就系统论来看：任何一个系统都是一个网络结构，但人们在长期实践中形成了金字塔或流程式的组织结构；并不是人们主动愿意这样设计，而是因为这样设计有三个好处：第一，能够降低问题的难度；第二，这样设计比较简单；第三，现实环境变化缓慢不必经常改动。这样设计组织结构不仅能提高效率，而且可以适应现实环境。但是现在我们不能这样了，因为环境变化越来越快，我们不能用一个固定不变的组织结构应对未来。未来环境对组织的要求是自动设计，自动适应环境。需要指出的是这个网络结构与其它学者所说的网络结构不同，其它学者所描述的网络结构有例特点：它包括两个层次：管理控制中心，集中了战略管理，人力资源和财务管理等功能；柔性的立体网络，它以合同管理为基础，根据需要组成业务班子，合同是机构的联系与纽带。①组织扁平化。②依靠互联网平台作支持。③整个组织分为技术与非技术两大部门，技术部门有研发、生产、市场营销、高新技术等；非技术部门包括战略，人力资源和财务等方面。④使得技术，资金信息三流程分离。⑤网络控制是合同制，这样使得各分部只有一个领导人，责权利任务分明。⑥结构灵合，各个单位都是一个实体，合作是以市为机制，利益取决于节点在价值链中的地位与对最终产品的附加价值的影响所决定，或者说组织无边界。从上面我们可以看到，这种超出组织内部结构的超组织，实际上是由组织内部能力素质决定的。组织内部能力素质高，组织自然能整合组织外的组织与资源。而我们这里所论述的结构是组织内结构，可以取名为“组织中的组织”，或者说是核心组织结构。因为它可以随意整合内部能力，能够再设计（自动）组织业务结构，如果组织有必要的话。 11、思想结构中的成员进出要求严格。这是由思想任务的高要求决定的，企业内部的业务尖子不一定是思想结构的组员，而组员一定是业务上出类拔萃的员工。组员一般情况下都是企业中的选进榜样，创新能手，领头兵，业务出色的管理者。概括起来组员要具备：①业务优秀；②觉悟高；③喜欢挑战，具奋强烈的自我实现与尊重需要；④学习能力强；⑤愿意与他人沟通或沟通能力强，能广泛的与内外部人员建立良好的友谊关系；⑥关键时刻，愿意无条件服从组织分配；⑦愿意为组织树立形象，并能融入团队；⑧独立意识强，自我管理能力强；⑨无官僚倾向等。总之要具备一定的领导能力。需要注意的是：应把思想结构塑造成组织中最具吸引力的团队，但又会让组织成员觉得遥远，相反应融入组织中。对思想结构的成员应进行经常培训与考核，培训是全方位的，任何时候思想观念必须放在第一位。对于积极不高，又不思进取的成员要坚决开除出思想结构组。要严格控制组员人数，在组织运行良好时可以少一些，而在组织业绩不好或需要变革时可以多一些。现在许多企业实形三三制：即三分之一的员工必须保留，三分之一的员工可以自由离开，三分之一的员工必须辞退，由此可以看出思想结构的组员必须从必须保留的三分之一的员工中发展，也不能超过三分之一，这样有利于提高员工之间的竞争意识与进取心。除此之外：要对思想结构中的组员一些额外的奖利，这种奖利必须有特色，必须多样化，不应以金钱为主，防止其成员“见钱眼开”。应当持续保持组员有实践的机会，这些机会可以从业务任务中分离一部分，用以保持组员的活力与思想结构的“战斗力”。 思想结构的领导者可以命名为思想经理或者委员组长，其它分部门的领导者可以命名为思想任务分经理或分委员长。 如营销部门中的成员可叫营销分部委员长，其它非领导组员统称为委员。如生产委员。另外在思想结构中任职的管理人员，可以在业务结构中担任正职与副职，如果是正职，你的工作可能会非常多，那么你必须学会授权艺术，这样做是必要的。 12、思想结构是一个情绪管理机构。它能第一时间识别到企业内部的情绪波动，并积极引导，保持企业成员在向共同目标与理想前进的过程中，始终保持精神张力；在组织员工压力过大时调节并减压，使组织能够更加有效的控制自己 13、对组织的预诊断功能。企业的任务结构是需要效率的，这种结构自然而然以现在为基础。象那些内外环境的隐因素，有时非常不起眼，但它在不远的将来可能对企业产生重大影响。思想结构的功能之一就是要诊断出这类因素的可能影响，所以它是一个预警机制。例如：非正式组织流传的消息。思想结构应当第一时间收集到并进行研讨，从而做出判断，有必要的话应当传输到高层，使高层做决策。思想结构发挥诊断功能的基础是在企业的各职能分部发展组员，这些组员都是业务精英，他们具有敏锐性与前瞻性。能够对企业内部优化与企业未来发展提供有效方案。 14、它是一个矛盾协调机制。企业内部的矛盾是不可避免的，有些矛盾并不是由于员工或部门的觉悟不高，而是由于企业临时改变计划，或企业内部需要部门或个人牺牲自己的业务业绩来保证组织整体利益最优，这种牺牲“小单位”保持“大公司”业绩的做法，往往会挫伤个别经理人与员工的积极性，也使业绩考核变得困难，这种牺牲比胜利更伟大，这时思想结构的成员应该积极协调，做好部门与员工的思想工作。 必须保证在任何时候思想结构是企业的火车头；必须保持对思想结构组员持续的培训与严格的考核；必须实现思想结构对企业内部精神的高度凝聚；必须保证思想结构对业务结构的有效整合和对企业竞争力的培养的有效贡献；必须能够持续有效的组织学习，与模范带头作用。 需要指出的是：企业需要建立一套合理的制度与组织程序，这是十分必要的。这套制度要能充分发挥组员的智力与积极性，共同起草，共同讨论，共同修改，共同订案，共同宣布生效是制定的方法。另外还要持续修改，保持制度与程序的先进性与组织制度的融合性等。 结论：把思想工作作为一项管理职能是本节提出的新观点之一。对意识形态的思想进行管理实际上早已有之，如封建时期的“君权神授”，现代企业愿景塑造等。作为管理者应当看到：任何一项决策都是与思想意识有密切的联系。思想适动是人类区别于其它生物实体的最主要活动。管理者之间最大的区别是：一般管理者管业务，优秀管理者管人，卓越管理者管思想。 (end)

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