二十一世纪的电子化采购

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欢迎访问e展厅 展厅 1 企业资源计划ERP展厅 企业资源计划ERP, 供应链管理SCM, 客户关系管理CRM... 二十多年以来，经济全球化使采购行业发生了巨大的变革。各种新鲜的概念涌现出来，供应链管理、战略采购、战略外包、竞价、电子采购、网上采购等等，不一而足。采购从传统的后勤支持角色逐步脱胎换骨，走到了 令人注目的前台，较之从前地位有了极大的提升。尤其是在采购成本占企业总成本70~80%的电子制造业领域，采购节省的成本几近与销售创造的利润同日而语，成为为企业赢利的第二驾马车。 采购地位的提升离不开大的经济背景和市场因素。一方面，近年来经济低迷，销售部门的压力与日俱增，企业开源节流、提高效率成为应对经济困境的法宝之一。采购作为资金的消耗部门，如何节省成本、提升效率、完成总成本指标非常关键。实现的手段也多种多样。另一方面，市场竞争加剧，对新产品上市时间要求越来越快，成本要求越来越高，采购配合研发部门在物料上保证供应，还要在产品成本上提出最佳供应方案。采购已不仅仅是个执行部门，而越来越多地参与到企业决策中。 如今我们已步入了崭新的二十一世纪，中国也加入了WTO快两个年头，作为企业的总经理或高层管理，作为采购部门的经理或主管乃至普通员工，都不同程度地关心以下问题： 企业如何培养持续发展的竞争力？如何发挥采购部门的最大功效？采购部门应关注哪些发展趋势？如何降低采购成本和企业总成本？...... 美国近年来已逐步由策略采购转向电子化采购（e-sourcing），以最大化降低总成本，提高效率。以HP公司为例，惠普通过实施电子化采购解决方案来加强供应链管理和流动资金的核心竞争力，使采购成本下降了17%，库存周转率提高了60%，客户定单周期缩短了一半。2003年，HP电子采购系统将建成85%，贸易合作伙伴将达300家，网上竞拍额为10亿美元。预计2004年底前，电子采购系统为HP节省的金额将达到6亿美元。 而在中国，虽然前进的节拍落后于美国，但也有相当一部分企业引入了供应链管理的理念，将采购的职能分化为Sourcing和Buyer，并在传统的采购流程中部分实施了电子化采购。 今天，特意请来了全球电子化采购解决方案的领先供应商Freemarkets大中华区总经理李世杰先生，与大家一同探讨电子化采购和网上竞价等新型采购技术给中国电子制造业及采购人士所带来的影响。 专家观点：让网上采购方案发挥作用。 技术从根本上改变了全球范围内各行业公司内部对采购的看法。采购(sourcing)不再被认为是内勤人员的工作，而成为一项策略性的职责。越来越多的公司重视发挥采购的最大效用。不管你是在中国深圳还是在美国肯塔基州的路易斯维尔城，以技术为基础的采购方案是一种达成目标的非常有效的途径。技术方案对传统的采购流程在许多方面进行了明显的改进。 通过把技术和服务适当结合，公司可以迅速达成节约成本的目标并提升效率，而且还构建了一个全球供应管理组织，持续提高财务和运作表现。 要达到迅即、可计量的费用节省使很多大型企业首先实施网上采购，利用在线市场或拍卖来进行谈判议价。但是采购议价只是采购流程中的一小部分。近年来技术发生了翻天覆地的变化，帮助企业解决供应管理领域的诸多挑战。 下面我们来看一下各公司面临的一些挑战，以及他们习惯采取的解决措施： 1.制定供应管理策略 成功的采购始于清晰的策略。为制定出明确的策略，各公司必须对他们要买什么、向谁买、付多少费用有清楚的了解。过去比较难于获得这些信息，因为费用数据通常牵涉到公司多个不相关联也未经整合的系统。为解决这一问题，许多用户经常以非系统化、非标准化的方式输入信息。 然而，当今的方案使技术帮助公司迅速方便的收集和管理各种开销数据，并提供关于全球开销模式的精确更新的信息。这种信息的可见度为工厂的经理和采购主管提供了不仅仅是削减成本所需的信息，而且还提供了制定并执行更有效采购策略所需的信息。 2.描述需求 一旦描述出一项合适的策略，公司就能开始考虑采购。货物和服务进行成功议价谈判的首要步骤是清楚描述买方需求和合同条款。要实施一项有效率的采购项目，买方需要制定出详细的包含总成本在内的询价单(RFQ)——能使他们可以对竞标进行对比。人工完成后，面临的任务非常复杂，并消耗时间。但是，通过把收集和分类数据的过程自动化，技术方案能极大地简化这一工作。 例如，无需每次为货物或服务收集数据和撰写RFQ，公司可以利用技术在定制化的模板上产生RFQ文件，保存，需要时进行更新。无需在通过标准的信件或传真分发RFQ，公司可以把RFQ发布到网页上，从供应商处即可收到互动的反馈信息。 3.开发并管理供应商 公司一旦了解并描述出需求后，还必须开发并核查供应商。传统的采购方法通常局限于买家与已发生业务关系的供应商打交道。如果想开发新供应商，他们倾向于以对运作产生最低影响的方式来进行。技术化的采购方案能极大增强识别和管理供应商的流程。首先，技术方案使公司可以在全球范围内寻找供应商。其次，买家可以通过在线互动的论坛从供应商处迅速容易地收到并评估投标。第三，促进了简便的通信和协作，使买家持续有效地监控管理供应商表现。 4.进行议价谈判 货物和服务的议价谈判是采购专业人士所承担的最关键任务之一。当手工进行时，这个过程可能需要花费数周时间，有时需几个月才能完成。采用技术化的解决方案，比如在线市场或拍卖，公司可以在数小时内完成谈判。这种方式下，供应商按照买方对交易定出的精确描述，实时进行在线竞争。采用基于互联网的技术，供应商可参与投标，报价尽可能低以求胜出。买方可以查看并评估所有提交的投标。 5.作出最后决策 某些采购方案也能帮助买家制定优化的决策。通过竞价优化技术，实时地按照多项指标如价格、产品质量、地理位置和交货时间等对投标进行评估，买方可以刺激更大的竞争，推动产生更多的采购优化方案。此外，他们还可以考虑自己独特的内部业务需求。这意味着买方可以采用约束机制，如把业务分配给三家不同的供应商，帮助他们在很短的时间表内制定出复杂的购买决策。这种分析也可以通过人工方法完成，但是非常耗费时间。 6.实现新供应商 采购决策定下后，把新供应商纳入供应体系是一个令人畏缩的工作。由于缺乏所需的信息来源、改进的流程和技术，公司经常取舍两难。结果是，许多公司错失节省成本和提升运营效率的良机。 结合专家资源的新型软件程序能有助于推动流程改进，维护一个更新的文件库，便于文件查看和共享，也提供项目和流程管理工具，跟踪执行过程。 相关执行文档的协同性随之更高，如物料清单(BOM)、认证、质量和运作需求，公司可以加快采用新供应商的过程，更快促进成本降低并提高效率。同时，建立并管理一个标准化、交叉功能执行的流程也成为可能，针对在组织内使用的专用产品。最终，公司的供应商采纳流程能取得更高的透明度和可说明性。 变革从来不是轻而易举的事情。但是，企业最好采用技术方案进行供应管理，在成本节约和效率提升上将收获良多。(end)

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