ERP对例外发生的预防性措施

作者：赖惠 陈绍文

欢迎访问e展厅 展厅 1 企业资源计划ERP展厅 企业资源计划ERP, 供应链管理SCM, 客户关系管理CRM... 复杂制造企业实施ERP的过程中，最常遇到的挑战是例外处理——对无计划的、临时突发的任务做出应对计划。俗语说:“计划跟不上变化”，现实生产不可能循规蹈矩地按照ERP预先规定的流程走，不论你使用的ERP多么成熟、实施方法如何高明，成功的关键因素就在于如何处理“计划跟不上”的变化。 一、制造企业的“例外” “例外”是偏离计划和预期效果的事件。例外在任何企业中都会发生，在多变的市场环境下，某些例外(如需求例外)是不可避免的。复杂产品制造企业因为需求多变和技术复杂，“例外”经常发生。中国的复杂产品制造业处于不规范的市场环境、不成熟的技术支持和缺少协同的生产秩序之中，例外几乎会在任何情况下出现。复杂产品制造企业中例外产生的原因大体有5类: (1) 供应例外:原材料延误到货或质量超差，造成生产待料。这时需要在争取停工期最短、相关的费用最少的前提下，寻找新的材料来源并重新排产。 (2) 资源例外:因为某种资源如设备或工装、工具以及人力的临时短缺，造成计划脱节。需要寻找其它替代资源或工艺过程，并重新排产。 (3) 质量例外:出现质量故障造成生产停顿，或完工的零件和产品不合格，这时面临着返工或补投的计划变动，甚至会造成交付数量短缺。 (4) 需求例外:客户需求改变，甚至取消订单是大多数制造企业所面临的最常见的问题。怎样才能尽量减小经济损失，取决于发生变化时企业内部能否及时沟通，采取应对措施。 (5) 技术例外:因为图纸或工艺设计脱期、图纸或工艺缺陷、对现场技术问题处理不及时而造成生产停顿或质量故障。 例外会在企业产生负面的连锁效应，甚至会波及到客户服务、采购、生产排产、装运和财务等各个方面。同时，例外也会打乱ERP稳定运行的条件，严重时会使ERP安排的计划形如一纸空文。这就是为什么制造业ERP的生产计划管理难以实施的原因之一。对例外管理的能力是复杂制造企业ERP的关键功能。在企业ERP选型、实施和日常运行中，都必须给予充分的关注。 二、ERP的例外管理 无论是手工管理还是有计算机的辅助，对例外的响应和化解将取决于以下这4个关键因素：(1)及时的感知和确认例外的发生；(2)例外信息在企业内(相关部门)、外(供应商和客户)迅速和充分的沟通；(3)预先安排处理例外的业务规则；(4)例外的预防性管理。 ERP软件和系统实施过程中，必须具备上述4种响应例外的措施。ERP软件应该具有及时发现和确认例外、方便沟通的机制，适当地将企业处理例外的业务规则纳入到ERP软件中去，增加必要的预防例外的环节。但是管理例外的各种措施必然的增加了生产管理过程的冗余、增大了资源的储备和过量生产、增加软件及其实施的复杂性，从而会增加成本、对公司财务造成不良影响。所以只有对经常发生的和影响重大的例外，并且能够得到提高客户满意度或能够留住客户的效果时，才有必要采取积极的措施。因此，对例外响应和管理又应该是适度的。有些企业企图预防偶然发生的事件而将规章制度或软件搞的异常繁琐，是不合理的。下面结合我们的团队在LeanERP软件的设计实现和实施的经验，说明ERP软件例外管理的原则和措施。LeanERP是专门为复杂产品制造业开发的ERP/MES集成的软件系统。 1. 感知和确认例外 例外可以从ERP的任何查询屏幕上判断出来，但这远远不够。这里所谓例外的感知和确认是指由软件系统对例外的发生给予明确提示，软件的可视化是感知例外的充分条件。同样一个查询屏幕，如采购订单到货查询，我们将查询日期距离到货期限的时间用绿、黄、橙、红色块分别表示，这种查询屏幕的功能就提升为例外显示和确认。用这种方法可以显现几乎所有的订单例外。ERP也有必要设立专门的可视化的例外显示屏幕，如配套缺件、采购到货延误、发货延误等。 感知和确认例外是重要的，但是在什么时间和地点确定例外更是至关重要。如果供应例外在生产现场才被发现，再去通知采购寻找新的货源，按照常规做法——需要运输、到货入库、检验，最后才送到生产线，这样会进一步耽搁时间。最好的做法是建立跟踪采购的程序，使系统在采购到货日期之前、将可能错过到货日期的采购订单自动提醒。到货入库和到货检验是提前预报供应例外的2个重要地点。采用供应商门户可以更早的发现在供应商那里出现的例外，及早采取措施。生产车间几乎是制造企业所有例外的集中爆发地，而且在车间现场暴露的问题往往难以挽救。提前进行生产准备的例外检查就十分重要，在计划订单确认以后，就需要不断的进行设备的可用性、工具工装的可用性、技术资料和数控程序的完备性、原材料和毛坯的可用性，对能否保证如期开工进行监控、对短缺提出警告。提前感知例外成为ERP和MES必备的功能。 2. 在企业内充分沟通例外信息 对例外不仅仅是及时反应和提前预测，关键还在于将例外信息很快的传递给企业的有关人员。我们对所有确认了的例外建立了报警过程，自动将例外传递到企业所有相关的人员，包括: (1) 客户服务：及时通知客户，如果会发生交付期延误，征询是否可以部分发货、分批发货或是用替代产品交货； (2) 采购：提供寻找必要的货源或寻找外协资源的机会； (3) 生产准备：通知有关部门，如，当需要维修设备、返修工装(不论是计划内的还是计划外的)或者因加工有问题出现原材料、零件的短缺； (4) 生产计划：在生产能力范围内排产，例外发生则重排有冲突工作订单的进度； (5) 库房/收货：催供应商尽快交货;对车间现场需要的物料优先送达。 我们认为，重要的是系统动态地将例外信息“推”给上游人员，而不是让他们去查询有没有例外信息，这样做会更及时和有效。我们一般用例外的数据库事件或查询的处理结果直接驱动例外消息的传输。目前大量应用的是传统的屏幕间的信息传递和工作流技术，也可以通过各种门户、短讯、电子邮件和移动电话短消息发布例外信息。 这些系统产生的信息包括:通知现有订单的取消、订单数量或日期变化;生产用设备或工具工装进行维护或修理;库存低于安全水平的补充订货等。(end)

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