解困企业手工管理 如何保障项目顺利实施

作者：硅谷动力

欢迎访问e展厅 展厅 1 企业资源计划ERP展厅 企业资源计划ERP, 供应链管理SCM, 客户关系管理CRM... 手工管理阻碍企业发展 湖北追日电气(SSE)是一家专业提供电动机软起动控制设备、电能质量洁净与电力网安全技术与设备，及电气系统控制工程总承包服务的高新技术企业，随着规模和业务的扩张，该公司对信息系统的需求开始迫切，2004年陆续完成了两地宽带接入及视频会议等信息化基础项目，财务也应用了早期开发的小系统。 企业的扩张如日中天，然而，管理的进步却往往滞后于业务的增长。同企业的高速发展如影随形的，是仓库堆放没有规律，采购疲于应付，生产永远跟不上销售需要，财务每个月末月初都忙得焦头烂额等挥之不去的负面效应。公司决策者深知：只要传统手工操作的管理模式和工作方式不发生改变，这些现象就会持续存在，实施ERP势在必行。对于产品与服务的选择，追日项目组的目标非常明确，最重要的两个衡量指标就是成熟度和标准化。 2005年1月28日，根据多角度考核对比，追日电气选定了DCMS（神州数码管理系统有限公司）的易飞ERP系统，包括存货管理、订单管理、采购管理、应收及应付管理、工单与委外管理、批次需求计划、产品结构管理、自动分录管理、自订报表系统、基本信息及管理维护、会计总帐管理、、成本计算管理、共12个子系统，并由DCMS提供实施服务。 总体规划与分步实施保障项目顺利推进 凡事预则立，不预则废，对于ERP实施来说，计划显得尤为重要。经过周密的前期调研准备和考察论证，DCMS顾问与追日ERP项目小组根据企业的实际情况，共同制订了《湖北追日电气设备有限公司企业信息化实施计划》，并于2005年2月19日召开了ERP工程的启动大会，从而拉开了实施追日ERP的序幕，项目正式启动。 按照DCMS的标准化实施方法，计划规定了每一个模块实施的时间和注意事项，以及不同阶段应该完成的准备工作，在时间、人员、工作内容、量化指标等多个维度上都进行了细致而准确的规划，从而有效保障了项目的顺利推进。根据ERP总体实施计划，企业实施ERP的内容和范围是：进销存管理、生产管理、财务管理、成本管理、计划管理、采购管理、设备管理和薪金管理等几大范围，遵循“需求牵引、效益驱动、总体规划、分步实施、痛处先行”的原则。 上线前，先从业务流程梳理入手。优秀的ERP软件中蕴藏着先进的管理思想和管理流程，这本身也是企业实施ERP软件的出发点和着眼点。按照ERP系统的要求，追日电气对业务流程进行了重新设计，设有4个主流程、11个子流程，覆盖了企业营销管理、物流和生产组织以及财务成本管理等四大应用。按照计划进度，在完成了项目准备、系统实现、上线前准备三个阶段的工作后，进销存及生产模块于2005年5月1日正式上线运行。整个实施过程严格按项目管理方法，科学的、有计划的推进，对关键部门和最终用户进行了大量的培训，对原材料、半成品、产成品及其他各种物料进行了统一编码，完成了大量基础数据整理，上线前进行了严格的单元和集成测试，为系统上线做了较为充分的准备。 系统上线后，首先是从仓库抓起。库存公开了，对仓库管理提出了管理规范化的要求，公司一口气扩大了仓库，使所有的物料全部上货架。采用循环盘点的方法，一改以前半年甚至是一年才盘点一次、而且还要抽取大量人力占用大量时间、准确率不高的库管模式，而是一个月把所有的器件都轮流盘点一次，这样算下来每天盘点的器件就很少，只需要一个人花费2到3个小时的时间。这种循环盘点方式不仅提高了工作效率，也节约了不少的工作时间，更能很快的熟悉器件，对于原有的仓库管理流程也是一种规范化的变革。在2个月不到的时间里，仓库管理的水平得到了彻底改善。 运行初期，大量的编码和基础数据录入及ERP培训给本来自身任务就饱满的各部门又增加了一项繁重的工作内容，仓库、财务、技术、采购……加班加点悉属平常。当ERP尚未在减轻工作负担、改善工作流程方面显示功效，甚至是减缓了工作效率的情况下，部门领导和具体操作人员难免产生抵触情绪。这时标准化的实施方法起到了拨云见日的作用，在严格按照规划执行下来以后，后面一一按照原定计划实现了7月1日财务上线，9月1日成本上线。 日月重光效益乍现 经过紧张而繁忙的项目实施，追日公司主要在以下几个方面取得了一定的成效： 一、优化了存货管理、降低了库存资金。在整个ERP实施的过程中，一直将库存管理作为实施的重点来抓，制定了严格的操作规范来保障库存数据的及时准确；并通过经常性的核查、盘点检验数据的准确度；再有就是经常通过ERP查看呆滞物料情况并及时进行清理。到目前为止，库存数据准确率已达95%，近期内可达98%以上，使库存物资实现了帐、卡、物三相符。库存资金占用较实施ERP项目以前有了明显降低。 二、加强了生产过程管理和成本控制，降低了产品成本，提高了市场竞争力。加入WTO后，企业将参与全球供应链的竞争，借助ERP这个信息技术和手段来提高管理水平，变粗放管理为精细管理，降低产品成本，使企业在残酷的市场竞争中有一立足之地。ERP的实施，对供应商的信息（如价格，质量，诚信度等历史资料）实行动态管理，为比价采购，降低采购成本创造了条件。 实施了ERP后，企业对所有采购物料的价格都清清楚楚地记录在系统电脑里，产生的价格差异必须说明理由。这样，在公司内部形成了一种无形的监督机制，使企业采购成本不断降低，增强了企业的市场竞争力和应变能力，使紧急采购和紧急调度的忙乱现象大为减少。在车间管理中，通过ERP系统实行了严格的定额发料制，提高了原材料的利用率，随着ERP将逐步实现了精细化的生产管理和成本控制。五金标准件等的领用定额将都会得到有效控制， 三、产品生产准备及制造周期大大缩短。追日是典型的离散型电气制造企业，客户化设计、个性化设计的工作量很大，每一份合同、每一个用户均有大量的特殊设计和改型工作。特别是电能质量项目，从方案设计、报价、做标书到中标后的系统设计等工作量相当大。过去采用手工的方式，不仅劳动强度大效率低，而且差错多，不规范现象经常出现，有时甚至由于周期长，满足不了用户的交货期而失去订单。公司通过ERP系统可以缓解企业这一瓶颈问题。另外，由于资源共享，还可大大推动产品开发设计过程中的标准化程度，提高了系列产品的通用化，提高了总体设计效率。 ERP系统为进行物料需求计划、能力平衡等工作提供了工程数据源，相对于以往靠人工统计整理、人工比较的手段，目前的生产准备周期得到了大幅度缩短。 四、企业管理科学化、规范化。实施了ERP后，公司进一步明确了采购、销售、库存、财务、生产计划业务等的岗位职责和各个工作流程。规范了公司物料管理，制订了公司物料编码原则和物料编码维护制度，确保公司内部物料名称的一致性，保证物料编码的唯一性。目前ERP系统已覆盖到公司管理的各个层面，取代了大量的手工操作。公司单据的流转得到合理优化，实现了经营管理数据在指定范围内授权共享，为公司决策提供有力的信息支撑。企业中高层管理者可以随时动态掌握企业各方面的情况，根据信息、合理调配资源，做出更科学合理的决策，不断改进和提高管理水平，提高企业竞争力。企业管理人员可从事务性的工作中解脱出来，致力于实质性的管理工作，实现规范化管理，用信息化改造传统产业再造流程，虽然是艰巨和痛苦的，但是现在已经看到成效了。 五、业务流程重组与信息资源的共享使公司部门工作效率得到提高。ERP的实施，促进了公司基础数据的有序整理和规范输入，严谨的产品结构数据和工艺路线数据，为公司主体业务的正常运行奠定了良好的基础。通过业务流程的重组，销售、生产、财务及物资收发信息的实时性、同步程度大为提高。各主体业务功能之间实现集成，使部门间既做到信息互通，又相互联系监督。信息资源共享的优越性，实现了物流、资金流和信息流的三流合一，使各部门协同工作的效率得到提高。 六、员工素质得到全面提升。要增强企业的核心竞争力，企业员工素质的提高也是个关键。ERP的实施，不仅仅使企业建立了一套信息化管理系统，更重要的是使企业学到了现代管理思想和方法。通过实施ERP系统，促进了企业业务流程的重组，改变了企业粗放落后的传统管理模式，进而建立一套适应市场竞争要求的现代企业管理模式。实现这一转变，需要企业员工不断改变观念、接受培训、更新知识。管理模式的改变，不是把传统的方法搬到计算机上就可以了，而是需要培养一支企业自己的管理队伍和计算机应用技术队伍。为了更好地实施ERP工作，企业在抓好ERP知识业务培训和业务流程重组的同时，组织开展了计算机应用知识的培训，有50多人参加了学习，使职工对实施计算机管理有了一定的感性认识，消除了操作电脑的恐惧心理。现在许多年龄较大一点的职工，在边学边干和边干边学的过程中，都能在各自的岗位上熟练操作ERP。实施ERP管理，使企业员工增强了工作的责任感和紧迫感，干部员工学习科学管理知识的积极性空前提高，岗位工作的责任感进一步增强，不但年轻职工有学习知识和掌握岗位技能的紧迫感，大年龄员工也自觉学习，刻苦钻研，不使自己在知识更新的大潮中被淘汰。 来日方长ERP不是终点而是起点 ERP工程虽然初战告捷，取得了实质性的进展，但这并不是最终目标。追日电气总裁陈建国认为，ERP的成功上线对于公司的信息化建设来说只是一个新的起点，要用ERP先进理念来改变我们落后的管理模式。ERP工程目前主要完成了企业物流、资金流和信息流的集成，下一步工作除继续完善系统数据的准确性之外，还要充分利用底层数据库，采用先进的决策支持系统和数据仓库技术，进一步优化运行，加强生产计划管理和控制，加强成本核算和控制，在降低库存等方面做深入细致的工作。有了数据不等于有了一切，一定要充分地利用数据、剖析数据，挖掘数据的潜力。 其次，追日电气还将在现有系统基础上深入研究并加强系统的集成，挖掘企业在新形势下的新需求。ERP应用的优劣程度往往取决于系统对信息的集成度，而不断变化的形势会不断产生新的信息和要求。如标准化管理，工艺管理都可以直接利用ERP的数据资源。所以不断地分析企业内外部及市场的变化，挖掘新的信息和需求，并将其集成于现有系统中，使企业的ERP系统更加适用、更加完善。(end)

文章内容仅供参考 (投稿) (如果您是本文作者，请点击此处) (11/4/2005)