浅谈流程在ERP系统中的作用

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欢迎访问e展厅 展厅 1 企业资源计划ERP展厅 企业资源计划ERP, 供应链管理SCM, 客户关系管理CRM... 一、前言 ERP系统的使用为企业提供了先进的管理平台，改变了企业传统的工作方式；强化了企业的管理手段，提高了企业的管理水平，对企业的发展起到了有力的促进作用。但是我们也不得不面对，由于数据的错误，给系统的使用也带来尴尬的局面。譬如去年10月份，由于系统中一个小数点的错位，造成某公司投入大量的人力、物力，耗时近20个工作日来解决问题。因此，在企业产销战略和信息的今天，对系统的管理、对数据的监控工作已经上升到了极高的地位。 数据的整理与录入错误是企业实施ERP系统的一大拦路虎，这也是实施ERP系统成败的关键之一。有人将ERP系统说成是一分技术、三分组织、六分数据，可见数据的重要性了。那么有办法预知、预查系统数据异常吗？笔者通过实际工作的总结，发现系统中出现数据异常，实际是有其共性的。 二、实例 实例一：某油库电话通知运销处，在做卸油操作时，发现某炼厂数据异常，发油仅有157kg； 实例二：运销处在做某月发票校验时，发现物料帐目严重欠量； 实例三：在日常查询库存时发现油库始终有385t在途，而近期无收油作业； 实例四：月底盘库时油库发现铁路在途93t； 实例五：盘库时发现某航站盘亏1.5t，有超差嫌疑； 三、流程分析 系统的流程可以分为6个节点：炼厂代表处、业务库、航加站、供应站、运销处、财务处。而这6个部门又可以分为3个板块：源头板块、最终用户、控管板块。我们可以通过下面的板块关系图来分析他们的相互关系： 通过板块关系图可以看到，运销处与其他各部门均有业务往来，整个流程成星型拓扑结构，现在我们将流程进行分解： ①最终用户出现问题时，与运销处联络，反映数据和操作异常； ②运销处将问题解决后，向最终用户反馈信息； ③月末盘点物料帐目结束，由运销处汇总各部门物料状况，数据核查无误后向财务处通知物料状况； ④财务处关闭物料帐目，进行调帐并通知运销处帐目已关，已开启当月物料帐目。调帐过程中，如无异常情况，关闭财务帐目； ⑤运销处将最终用户反馈的信息，通知代表处，更改数据和录入细节等问题； ⑥代表处将更改或检查的结果上报运销处。 注：流程图中★特殊情况是指当物料数据异常，出现跨月，甚至跨年作业时，由运销处通知财务处，财务处开启上月物料帐目；完成作业后，由运销处通知财务处立即关闭上月物料帐目。详述见实例二。 通过流程图来分析该公司ERP系统的工作情况： 1、控管板块：运销处是物料处理的中心。每月月初，由运销处作出当月采购订单，并且负责物流配置、运输、接收和销售，确认物料状态，进行发票校验；同时，运销处的关键作用还在于协调各环节中物料的即时状态。ERP系统中所有数据的抓取均是以物料帐目的移动为基础，财务帐目的产生也是基于此，所以运销处的作用就是系统的运控中心，起到掌握和控制物料流动的作用。运销处在流程控制中是数据异常发现前沿，是解决数据异常的指挥所和汇入点。 2、源头板块：炼厂代表处是最容易出现问题的地方。代表处根据月采购订单，录入物料数据，控制物料从炼厂中发送出来。代表处是物料数据流的源泉，操作人员要处理大量的物料细节数据和物料数量数据。物料流动过程中，物料数据会影响到后续的每一个操作环节。因此，源头板块出现数据异常，影响力和破坏力最大，也最容易发现。 3、最终用户是问题的发现者。物料流动的最终环节就是进入供应站、业务库和航加站。业务库和供应站负责物料的接收、存贮和发送作业；航加站和供应站完成物料向飞机加注的最后操作。因此，源头数据异常的最终归口就是在最终用户；同时最终用户也是自身数据异常产生的起点，这种数据异常难于发现，通常数据异常集中体现在月底盘库数据处理过程中。 对照流程图，分析各板块的特点，我们就可以通过板块流程和运行流程来分析问题了。 下面我们就上面具体实例来分析解决ERP系统在实际工作中容易产生的问题： 见（表一） 这里重点分析实例二： 实例二：运销处在做某月发票校验时，发现校验帐目严重欠量； 流程分析： 1）运销处自查数据，有可能是在做该炼厂发票校验时，少录或是漏录相关数据；自查结果无。通知代表处查询数据； 注：如果自查结果有，则自行解决数据。 2）代表处自查数据；自查结果有。自行处理异常数据，并将解决的情况上报运销处。 注：如果自查结果无，则通知业务库或者其他相关最终用户。 如果代表处或者终端用户无法自行解决异常数据，则通知关键用户或者运销处，联系技术支持人员，协同解决。 3）ERP控管部门，对数据异常情况及解决过程备案。 事情缘由：代表处操作人员将发油数据录入上月采购订单中，造成运销处发票校验过程中严重欠量。 解决步骤：问题造成的后果非常严重的，由运销处通知财务处打开上月的物料帐目，同时通知业务库做收油冲销，代表处做发油冲销，然后代表处再作发油操作，油库做收油操作，运销处通知财务处关闭上月物料帐目，运销处做发票校验。 现象分析：业务不熟练 ，责任心差。没有了解切实的情况，想当然操作，将发油数据录入了非本月采购订单。此类问题还会出现在油缸浸渍中，将自己的油缸测量值输入其他工厂等。 通过对实例二的流程分析，我们可以看到运用运行流程图和板块关系图，能够理清思路，准确分析、处理ERP系统数据异常情况，能够预想、预查问题的症结，将损失降低到最低点。 四、总结 运用运行流程和板块关系的方法，最主要的目的是就是理清部门间关系，从大运销的宏观角度，预查数据异常可能产生的原因，预想解决症结的方法。当然运用运行流程和板块关系的方法也有其难点，那就是必须要全面了解物流全过程，采用逐一派查的方法，这需要花费较多的时间和较大的精力。(end)

文章内容仅供参考 (投稿) (如果您是本文作者，请点击此处) (8/4/2005)