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企业OA,整合应用控制成本
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OA办公自动化展厅
协同办公软件, 打印机, 投影机, 电子白板, 视频会议, ...
办公自动化日渐成熟的今天,若要为其配置一个标准的办公系统,分别购置高端单功能打印机、复印机等设备,不仅操作散乱烦琐,还提高了设备维护成本,降低了办公效率。而将这些功能进行有效整合,针对每个部门独特的目标和需求进行信息的快速传达,进而能够达到最高的工作效率及最大限度的利用资源。

如果简单地从功能上看,数码复合机与普通的多功能一体机好像没有什么区别,都集成了打印、复印、扫描、传真等多种功能。但是因为两者产品定位的不同,所以从内部结构、技术含量、打印负荷量,以及配置等方面都有很多不同之处。

从表面上看,首先是这两种设备的工作侧重点是不同的。多功能一体机多偏重于打印功能,数码复合机则偏重于复印功能,即使是突出复印功能的多功能一体机,它的复印能力也是无法与数码复合机的复印能力相比。

其次,这两种设备的输出方式不同。多功能一体机多为喷墨输出方式,虽然也有一部分是激光型产品,而数码复合机则都是采用激光打印技术的。

第三,两者的工作能力不同。多功能一体机的输入、输出尺寸大都是A4幅面,而数码复合机的最大输入、输出尺寸则多为A3幅面。

从应用角度上看,多功能一体机主要是针对SOHO一族或企业中的小型工作组,一般输出速度都较低,每月承担的打印/复印负荷较少,多为单机打印,而不是网络打印。单就激光一体机而言,硒鼓和墨粉多为一体式设计,使得打印成本偏高,只适合于少量的输出。

而数码复合机一般定位针对公司的一个部门或工作组,甚至可以承担相当于整个公司的作业输出,并通常配有网络打印的功能,月打印负荷量从几万张到几十万张不等。但由于采用了硒鼓墨粉分离的设计,单张的打印成本较低。数码复合机的供纸量大,技术含量也更高。

因此,数码复合机的价格大大的高于普通多功能一体机。数码复合机的价格都在万元以上,2、3万元甚至更高;而普通多功能一体机的价格几乎很少有超过万元的。

数码复合机的应用层面非常广泛,根据企业的特点、应用水平及业务性质的不同,客户会根据需要,在基本功能上选择一些模块,来满足企业的“个性化”需求,甚至操作界面,都可以根据企业的使用习惯、业务特点、作业流程等进行“定制”。

另外,作为IT的外围设备,数码复合机与互联网的结合将越来越紧密。今后的数码复合机甚至可以不通过PC就可以上网进行浏览,并将有用的资料直接打印出来。

成本因素综合考虑 选购产品要“合适”

需要提醒用户注意的是,有些厂商在标注月打印负荷量时不是以正常情况下为标准,而是极限负荷可能达到的量,如果客户在选择时没有正确理解这一数字,会造成机器的提前报废。

在办公室中数码复合机的使用量是非常大的,耗材的消耗量自然也会比较大,因此用户在选购时还应该了解一些产品的耗材情况,主要是了解耗材的价格和它的使用量,然后核算一下使用的单位成本。不要一味简单地看产品的价格,也许有的产品的价格不贵,但是耗材却特别的贵。对于这样的产品,如果用户的使用量非常大的话,也许要不了多久就会不堪重负了。

还有,就是应该了解一下产品能不能支持添加耗材或者是兼容耗材,如果可以的话,会不会给设备造成很大的影响,以及使用的效果和原装耗材差距有多大。


联想9332

联想9332具有一次扫描,多次复印的功能。它不仅可以复印普通尺寸的文件,还可实现强大的数码图象处理功能。其中,数码空摄复印功能可自动消除原稿周围多余的黑色区域,即使复印机上纸盖处于打开状态,复印稿件也不会出现黑色区域。它还能够实现2合一、4合一复印功能,可以节约纸张,有助于文件管理。联想9332具有高速双面和网络激光打印功能,打印速度可以达到32页/分钟(a4横向)。它还采用了“超高速扫描”技术,标准纸张扫描时间仅为0.7秒。用户如果选配双面送稿器,可实现双面扫描功能。联想9332可选配激光传真功能,能够传真a3幅面的文稿,并采用的33.6kbps调制解调器。用户如果选配网卡,可以实现真正的网络集成办公中心。其随机配置联想dms文件管理系统,是对办公局域网内的设备和耗材等进行监控管理的软件,具有实用的应用特色。

按张收费 全保服务

如何在复杂的网络环境下优化打印流程、提高文件处理效率?这不仅需要更高、性能更强的机器来实现,有效节约数码办公采购和维护成本,还需要有一个系统的办公文件解决方案,来达到网络环境下的数码办公设备高效率运转。如何使办公用户更方便的维修和维护数码办公设备?针对这一长期困扰用户的难题,很多厂商都提出了不同的解决方式,在售后服务响应速度、耗材专卖等方面做出很多改进。目前,用户在使用办公设备方面,也存在着很大的误区。用户只有在机器坏时才会找厂商或经销商进行维修,也就是说对机器状态的判断是在用户一方。打印出来的文件上有一些黑道或出现灰底,或经常发生卡纸现象,用户往往都觉得不影响使用,一直等到印不出来了才会找维修人员进行维修。而如果采取全保服务方式,就可以避免这种情况。在一些西方发达国家,用户在购买机器后还会再签订一份“按张收费”的全保服务合同。

什么是“按张收费”

就是用户在买了机器后,他在使用时,每印一张要向负责售后维修的一方交纳一定的费用。这种每印一张所支付的费用里,包括了机器的耗材、各种零件的更换,以及日常的维修保养所花费的人工费。选择这种维修方式的产品,可以通过日常的维修保养,使机器一直处于最佳的状态。这种全保服务方式,使对机器状态的判断在专业维修人员一方。其实就像买车一样,只有做好定期的维修保养,才会延长车辆的使用寿命。另一方面,采用“按张收费”的服务形式对于用户来讲比较好控制成本。在机器发生故障时,用户最害怕的是维修人员乱收费,但用户也不清楚到底需不需要换这些零件,要不要这么多钱,反正他报多少就是多少了。但是“按张收费”就不会发生这种情况,因为只要用户每月按打印张数交了一定的费用,其它的问题都可以交给提供服务的人去处理,不用支付额外的费用。这种服务方式还有一个好处是,对于公司的管理层或财务人员,也比较好进行成本(费用)控制,因为每个月的打印量都差不多,而且还有计数器,所以很容易控制办公费用。据悉,有些厂商已在国内开展了“按张收费”的全保服务,从而可以帮助用户控制使用成本,防止费用逐年上升的趋势,使用户真正零风险使用产品。

厂商观点

佳能(中国)有限公司 商务系统方案部 吕岩

数码复合机将越来越多地取代单一的打印机和复印机,这种取代会先从工作组级的设备开始。因为以前的复印机都为模拟机,它的功能只局限在复印上,没有更多的扩展空间。而随着模拟到数码机的过渡,数码复印机和打印机从结构上非常相近,这就使得将这两种功能结合成为可能。对于寸土寸金的办公空间,较少的占地面积也是帮助企业节约成本的最佳途径。

随着企业内部文件管理与对外沟通的电子化进程的推进,信息的共享不再单纯依靠纸张来传递,所以在打印、复印的基础上,扫描、电子邮件的发送等更高的需求也将会落在数码复合机的身上。网络环境的普及、政府电子政务、电子公文系统,以及企业ERP系统的应用都为数码复合发展带来新的机遇。

富士施乐(中国)有限公司 OSG产品经理 徐华钢

2003年上半年,中国的数码办公设备的装机量已经超过传统模拟设备了,而国外数码办公设备的市场占有率已经达到90%以上。由于数字办公设备兼具网络处理功能和数字文件处理功能,在最近两年内日渐成为办公领域的生力军。随着数码办公应用的日益普及,数码办公已经表现出三个比较明确的发展方向——网络化、彩色化,以及整体解决方案。

如何在复杂的网络环境下优化打印流程、提高文件处理效率?这不仅需要更高、性能更强的机器来实现,有效节约数码办公采购和维护成本,还需要有一个系统的办公文件解决方案,来达到网络环境下的数码办公设备高效率运转。

联想外设事业部高级产品经理 姚立

在传统的观念里,OA和IT无论在产品还是在最终用户上,都是泾渭分明,这就导致了双方在渠道上的差异。从这方面来说,传统的OA设备厂商由于拥有比较成型的OA渠道和销售模式,在贴近最终用户和把握客户需求方面会有一定的优势。

但在网络化、数字化、多功能及系统集成服务支持等方面,却是IT厂商的绝对优势,因为数字化复合产品并不是简单的功能组合,这需要以网络接入技术为基础的多种有效功能技术的无缝衔接,以及智能化的网络化管理技术的支持。

东芝复印机(深圳)有限公司 营业本部产品经理 颜斌

用户在采购和使用数码复合机时,应该选择与企业印量相符的相应机型,力求获得最佳的性价比,并匹配实际的工作状态。

具体来说,首先要考虑的是总体拥有成本(TCO),要将设备的价格(购置成本),使用成本及维护成本综合考虑,而不是单单考虑一次性的购买成本;其次,要考虑有良好的服务供应商,因为复合机这样的设备不同于一般的电器产品,它的生产能力、印品质量,除了与机器本身有很直接的关系外,还与后期的服务关系密切,好的服务、维修和保养,包括使用正品耗材,才能保证印品质量和使用寿命;再次,在购买设备时,还应具有适当的前瞻性,通盘考虑企业的IT架构和业务特点。

选购产品应关注的技术指标

◆ 输出分辨率:由于数码复合机采用的是激光静电转印技术的,因此输出分辨率一般来说都可以达到1200dpi以上。

◆ 扫描分辨率:扫描分辨率的意义在于保证输出的原稿的清晰度,其实数码复合机要复印的多为文稿和图表,因此600dpi的扫描输入也是足够了。

◆ 存储器和处理器的配置情况:数码复合机一般来说都会配置较大容量的内存和硬盘,以便有能力实现连续复印,并且在作为网络输出设备时能够容纳尽可能多的等待队列。有的产品还会配有处理器,以使产品处理数据的能力更加强大。工作量特别大的用户,应该选择存储器容量大,并且带有处理器的产品。 (end)
文章内容仅供参考 (投稿) (如果您是本文作者,请点击此处) (6/1/2005)
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