中小企业如何规避信息化风险

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欢迎访问e展厅 展厅 3 CIO信息化管理展厅 电子商务/企业门户, IT运维管理, 制造执行系统MES, 流程管理BPR/BPM, SOA/SaaS/云计算, ... 近两年，IT业界纷纷把目光投向了拥有1000多万数量之多的中小企业，中小企业信息化建设的相关问题正逐步成为媒体、厂商、学者、第三方咨询公司关注的焦点。一些走在管理变革前哨的中小企业也正在尝试着、期望着通过信息化，来实现管理创新，从而提升企业在新环境中的竞争优势。对于一般的中小企业而言，信息化建设的成本与费用是相当“可观”的，因此投入的风险也是非常之大的。现在的问题是，中小企业在建设信息化时，通常会遇到哪些风险？什么时候会出现这些风险？以及如何来规避这些风险？ “凡事预则立”，与其在项目完成后进行让人感到迷茫的评价，倒不如在实施信息化之前进行严密的实施风险分析。只有通过严密的风险分析，才能够真正做到“有的放矢”；才能降低或规避风险；才能进行风险与收益的对比评价。以下我们将简要分析中小企业在信息化过程中可能会遇到的常见风险，具体的企业可以参考来进行具体分析。 风险一、时机不成熟的风险 1. 人的认识不够 在实施信息化之前，公司员工要认识到：企业信息化建设是指企业利用计算机技术、网络技术等一系列现代化技术，通过对信息资源的深度开发和广泛利用，不断提高生产、经营、管理、决策的效率和水平，从而提高企业经济效益和企业竞争力的过程。从内容上看，企业信息化主要包括企业产品设计的信息化、企业生产过程的信息化、企业产品销售的信息化、经营管理信息化、决策信息化以及信息化人才队伍的培养等多个方面。因此我们要把信息化放在一定的高度上，信息化项目的实施需要全员的共同参与和努力。 信息化所能实现的不再仅仅是IT部门的一项资产，而是整个企业的资产。因此，信息化项目的实施不能仅仅是新成立的“信息中心”或“IT项目部”来完成。可以说IT部门主要完成功能的技术实现；而企业信息化的需求分析，必须要让全员来参与。 对策：我们在实施信息化之前，为了提高全体员工对信息化的认识，可以从两个方面来入手： 其一，先对管理者进行前期的培训。在中国的管理体制下，企业管理者具有很大的决策权，因此管理者对信息化的认识直接关系到大局，因此，我们首先必须要对管理者进行前期培训。尽量能让管理者知道信息化的机遇与挑战；知道信息化对于实现长期的竞争优势尤为重要；知道信息化具有很高的风险性。 其二，展开信息化实施前的大讨论。我们可以在启动信息化创新之前，进行全员大讨论，一个是让大家对信息化有更深的认识，更重要的是，让他们参与到信息化中来，让他们意识到信息化项目是一个庞大的系统工程，需要全员的配合与支持。这样既可以提高员工的积极性，还给他们打了“预防针”，让他们有一个思想准备，企业可能要“动大手术”。这样也就让他们对“动大手术”时的“疼痛”有所准备。 2. 信息化定位不准 信息化已经形成一个比较完备的理论体系，并能够通过一个比较成熟的系统来得以实现其庞大的技术功能群。目前信息化正被众人所推崇，人们对信息化的期望值在逐日提高，并几乎形成了一种信息化热。但是，信息化并不是时尚，我们不能由外界来给我们做重大的决策，因为追赶时髦的代价是让人深感失望的投资回报（ROI）。我们确定实施信息化应该要根据我们的实际情况来分析、决策；而且信息化的许多功能模块中有许多对于某些企业来说根本用不上。 对策：我们在上信息化项目之前，一定进行详细的需求分析，并进行准确的定位。或许我们需要实施一整套信息化解决方案；或许我们目前只需启动其中的一个点解决方案（一个模块功能）。随着外界和内部的需求加深，我们可以逐步将一些功能增加进去，“由点到面，由面到体，稳步推进，最终实现全面而实用的信息化。 风险二、 软件风险 中国市场上近一、两年出现的信息化方面的软件也层出不穷，但真正意义上的中小企业信息化整体解决方案却较少，往往只是信息化中的一部分，便树起了信息化整体解决方案的大旗，来进行大肆宣传，来迷惑在茫然中徘徊的决策者们，这样就很容易让决策者“被吹捧冲昏了头脑”。因此中小企业会遇到所谓的“软件风险”。企业是否清晰地定义了自己的需求和期望？企业如何综合地评估信息化系统？企业如何将自身的实际需求与软件系统能够很好地进行匹配，从而选择最合适自己的信息化系统？ 这种风险往往很大，软件供应商的立场往往是以自我利益体为中心。因此企业自身一定要有一个清醒的认识，对信息化是否上、怎么上、上点还是面要冷思。 另外， 中小企业应该关注软件集成的风险。在部署信息化软件之前，最好要评估最新将要上马的信息化软件系统与企业其他现有软件的集成问题。这问题也不可忽视，因为软件之间的集成以及以后的升级会影响到企业是否能够统一数据库和信息库。 对策：一把手和决策团一开始就要想清楚：信息化战略目标明确；信息化需求任务明细。决策团应慎重对待中小企业信息化项目选型须；关注项目的后评估，找到某次项目的经验和不足之处，以找到适合自身企业信息化建设的持续改进之路和方法；在总体规划、分步实施过程中，务必注意某一个阶段系统的集成性和定制性问题；考虑到中小企业资金周转的问题，在规划每一个阶段信息系统建设的时候，应当把投资回报问题列为重中之重； 风险三、 项目实施过程的风险 1．项目规划的风险 一个项目规划就是项目组的蓝图，我们通过信息化建设，将采用了新的管理模式，企业的运营流程将发生根本的变化，因此我们在规划阶段需要设计新的流程，负责信息化将很难有用武之地。现有的流程需要在实施信息化之前进行调整与优化，有时现有的企业流程甚至需要全部放弃，公司需要从零开始。不要只是因为公司传统的与客户交互的方式在过去有效就固守它。 对策：在项目规划阶段，我们首先要定义信息化的成功标准，这就像个人的职业生涯的目标。有了成功的标准，我们才会有努力的方向。然后我们需要定义信息化的需求、评估信息化成本的合理性。最后，我们要再造业务流程。 2. 项目管理的风险 项目管理的风险主要表现在开发团队的组建不善；信息化项目的范围模糊；项目实施中 没有严格的业务规划、结构和设计、技术选择、开发、交付、测试的过程，或者在最后没有进行很好的集成。具体在实施过程中经常出现的一些过失包括： （1）没能定义好一个信息化战略。 （2）没能管理好团队的期望。 （3）没能定义好成功。 （4）匆忙选择外包。 （5）忽视了改进业务流程。 （6）缺乏数据集成。 （7）没能使信息化在企业中得到最大程度的持续推广。 对策：中小企业的决策者和信息化项目经理必须要意识到，不管信息化项目的大小，都应当按照项目管理的方法来实施信息化项目，尽量实现中小企业系统的可靠、易用、有效、可扩展，并能帮助中小企业管理核心业务。 信息化的风险远不止这些，以上主要讨论了一些人为可以适当控制的内部风险，其实信息化实施还包括一些外部风险，比如政治、经济的影响；不可抗拒的自然灾害等。 信息化项目实施与否是一种重大的决策，决策就必然是机遇与风险同在的。谈了这么多风险，并不是对信息化产生畏惧感，而是要求我们认识风险、正视风险，才能降低风险、规避风险。当然分析信息化项目常见的风险，具体的企业应当“具体问题具体分析”。企业应该根据三个不同的维度来选择相应的信息化解决方案，即企业规模维度、企业所在行业维度以及企业信息化应用层次维度。(end)

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