企业法律顾问参与商务采购招标工作实务探讨

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欢迎访问e展厅 展厅 3 管理咨询与服务展厅 企业文化, 战略管理, 生产管理/工业工程, 营销管理, 知识管理, ... 一、概述 2007年，秦山三核建立以总法律顾问制度建设为核心的处理法律事务和管理企业法律顾问的工作体系，成立法律事务室归口管理公司法律事务。目前，公司共有10名员工取得并受聘担任企业法律顾问，涵盖公司治理、经营管理、合同管理、人力资源管理和法律事务管理等法律风险领域。 在核电企业日常经营活动中，商务采购招标数量大、金额高、时间任务紧，面临着一定的法律风险。探讨构建企业法律顾问参与商务采购招标工作实务体系，有助于配合商务采购部门严格把好采购招标工作法律关，完善工作环节和流程。将法律工作覆盖公司经营管理活动中，是有效防范公司法律风险的重要环节和必然要求，也是秦山三核第三个3年(2011～2013)法制工作目标的重要内容。 二、企业法律顾问参与商务采购招标工作的必要性 核电企业商务采购招标，是指在企业内部工程建设、物资及设备采购等签订合同前，合同双方遵循公开、公平、公正和诚信原则，履行《中华人民共和国招投标法》和企业招标管理制度规定的商务采购模式。 商务采购招标是一系列复杂、特殊的法律行为的组合，涉及“要约邀请、要约、承诺、中标与签订合同”等程序，每个环节都需要科学决策、精心策划、周密组织，因此专业法律人员包括企业法律顾问的参与成为必然。企业法律顾问参与商务采购招标工作，有助于保证招标过程合法化、规范化，预防和减少法律纠纷，降低交易成本，控制交易风险；有助于促进商务采购管理规范化和科学化，提高商务采购管理水平，保证采购物资及设备质量，推动商务采购招标工作的廉政建设，提高企业的经济效益。 三、商务采购招标工作面临的法律风险 1．在招标方式上对必须招标的项目不招标 对于必须招标的项目，有时招标人未严格执行招标管理制度，采取规避方式不招标。表现形式有：对必须招标的项目故意规避招标；将招标项目化整为零或划分为若干小项目且均在规定限额以下；或先招标签订一个规定限额以上的合同，待履行完毕后再续签若干规定限额以下的小额合同；或采取一次性送货，分批签合同、分期付款等方式。 2．招标文件以不合理条件或标准限制、排斥潜在投标人招标人 在招标文件中，有意或无意以不合理、不必要条件或标准限制、排斥潜在投标人。表现形式有：信息发布不公开，不向潜在投标人提供同样机会了解与招标有关的信息；没有根据招标特点和需要设定资格、技术、商务等条件；或设定不公平的条件，限制投标人所有制形式或组织形式，或以获得特定区域、行业或部门奖项为加分条件或中标条件；要求提供与投标或订立合同无关的证明材料等。 3．招标工作人员泄露保密信息 招标人未严格遵守招标保密规定，向潜在的某一投标人泄露保密信息，直接影响中标结果甚至可能导致中标无效。表现形式有：招标人向他人透露已获取招标文件的潜在投标人名称、数量或其他可能影响公平竞争的情况；招标人向某一投标人泄露标底或评标人员名单等。 4．违法确定中标人 当评标委员会推荐的中标候选人都不满足要求时，招标人未要求评标委员会补充推荐或重新招标，而是自行选择中标单位。主要表现形式有：招标人在评标委员会推荐的候选人之外确定中标人；依法必须招标的项目，在评标委员会否决所有投标人后，招标人仍然从中自行确定中标人等。 5．中标人违法转包或分包 招标人在招标文件中未列明禁止违法转包或分包、未列明违约责任条款，签约后对中标人履约管理不到位，而中标人为获取更大的利益，违法进行转包或分包，容易发生安全质量事故。表现形式有：中标人将项目转让给他人或将项目肢解后，分别转让给他人；中标人因资质等级高、经济实力强等原因中标，随后因工作任务饱满而违反规定将中标项目进行分包，从中收取费用等。 6．不按照招投标文件订立合同 招标人对招标标的数量和范围欠考虑，当确定中标人后发现还要增加标的时。未严格按照招投标文件签订合同。表现形式有：不按照招投标文件规定的数量、范围订立合同；中标人与招标人就合同实质性内容讨价还价，招标人不得已签订背离合同实质性内容的协议；双方在签订合同后又签订与中标合同实质性内容不一致的合同等。 7．投标人放弃中标项目 招标人对投标人履约能力、诚信度等审查不严，或在招标文件中未设定严格的违约责任，导致中标人随意放弃中标而给招标人带来损失。表现形式有：中标候选人在其组织结构、经营状况等发生变化，或者存在违法行为被依法查处，影响其履约能力或丧失履约能力时，放弃中标；中标人因承接项目过多无法履行合同，放弃中标的行为等。 四、企业法律顾问参与商务采购招标活动的主要工作 1．协助做好招标准备工作 (1)协助选择招标方式 按照规定确定采取公开招标还是邀请招标的方式。实行公开招标的项目，要在规定媒体上发布招标公告；实行邀请招标的，要向3个以上符合资质条件的投标人发出投标邀请书。 (2)协助编制招标文件 招标文件属于法律上的要约邀请，既是投标人编制投标书的依据，也是招标阶段招标人的行为准则和采购合同的组成部分。企业法律顾问可以协助招标人编制招标文件并按规定履行审批程序；将招标文件送给投标人；对已发出的招标文件进行澄清或修改的，按照规定通知全体投标人。 (3)协助发出招标文件 招标人发出招标文件后，要确认投标人以书面形式予以确认；招标人如对招标文件进行修改，要在投标截止日期前15日内发给投标人，该修改内容为招标文件的组成部分。 (4)协助进行投标人资格预审 协助对潜在投标人进行资格审查，考察投标人总体能力是否具备完成招标工作所要求的条件。资格预审不得超出文件规定的评审标准，不得提高标准或附加条件等。 2．协助组织开标工作 (1)开标时间和地点 企业法律顾问协助配合招标承办部门，在招标文件确定的投标截止时间的同一时间公开开标．开标地点应是在招标文件中规定的地点。 (2)组织好开标会议 按照规定程序举行开标会议。会上应首先当众宣布招标工作纪律，当众宣读无效标和弃权标的规定；清点实际投标人是否符合规定的最低人数要求；核查投标人提交的法人授权书及证明材料和证件；投标保证金是否按招标要求足额到位，当场宣布核查结果；请投标人代表当众检查投标文件密封情况、当众拆封、宣读投标文件。 3．协助组织好评标、定标工作 (1)协助组织评标工作 检查评标委员会成员到会人数是否符合要求；评标环境是否符合保密要求；评标委员会是否遵照招标文件规定的评标程序进行评标；评标报告是否全面反映评委意见并经全体评委签字。 (2)协助做好定标工作 招标承办部门是否客观全面地汇报评标过程和评委意见；定标过程是否符合制度规定；使用国家资金或者国家融资项目是否依据评标委员会推荐的中标候选人顺序定标；定标依据和结论是否明确记录在案。 4．协助做好签约、履约管理工作 (1)协助签订采购合同 双方应自中标通知书发出之日起30日内订立书面合同，合同内容应与招标结果一致，在签订合同的同时签订《廉政协议书》。为防止发生纠纷，企业法律顾问应督促在发出中标通知书的同时确定合同文本，做到同步签约。 (2)协助做好履约过程的监督 合同履行过程中发生的变更要遵循招标文件规定的原则办理；对于违约情况，要按照合同约定和法律规定确定的违约责任承担。在物资和设备采购合同中，督促业务部门按照要求履行检查、验收职责；在工程建设项目合同中，督促业务部门严格履行材料、设备以及隐蔽工程质量验收制度，督促监理人员履行职责；在工程决算前，督促业务部门履行相应的审批程序。 五、对企业法律顾问参与商务采购招标工作的思考 商务采购是确保核电企业生产经营正常进行的必要条件之一。采购招标工作的复杂性、严格的程序性、法律责任的多样性、后果法定性。迫切需要有专业法律人士的介入和参与，提供全过程专业化的法律服务，从而降低交易成本，避免交易风险，有效制约招标工作中的违法违纪行为。企业法律顾问必须加强自身专业素质培养，强化制度约束，严格过程监督，才能在商务采购招标工作中切实发挥自身作用。 1．加强企业法律顾问队伍建设 商务采购招标涉及法律、政策、技术、质量、价格等多方面，按照企业法律风险防范体系建设要求，公司应进一步加强法律人才队伍尤其是企业法律顾问队伍建设，积极鼓励商务采购、计划合同、财务、法律事务、质量管理、审计纪检监察等部门员工取得企业法律顾问执业资格，建立相关制度确保其能够参与处理企业法律事务。 企业法律顾问在计划合同部门可以检查监督商务采购是否涵盖在计划范围内；法律事务部门检查采购程序是否符合规定要求；生产部门检查采购物资是否满足技术规定；质量管理部门检查采购物资是否达到质量标准等。通过企业法律顾问切实履行法律监督职能，防范商务采购法律风险。确保采购物资满足企业生产经营的需要。 2．参与商务采购招标基础性工作建设 主动配合构建商务采购招标基础数据库工作。配合建立采购信息网和数据库；建立供应商评价制度，收集供应商信息和产品数据；建立并完善“邀请招标项目评标专家和评标专家库”，提高招标工作专业性和质量；建立核电产品评价标准体系，促进招标管理规范化。 3．参与制定招标管理制度和监督机制 积极配合商务采购部门建立健全招标管理制度和监督制约机制，强化制度约束。包括采购前期申请及调研、标书编写、投标人确定、开标程序、评标专家确定与聘请、评标原则、合同签订与执行、物资验收等，督促招标人严格按制度办理业务。 4．严格招标过程监督 严把资质审查关，强化事前监督。要将投标人营业执照所规定的经营项目、范围期限和纳税等情况，以及是否具有所经营物资设备的代理权，企业经营业绩等作为重要内容进行审查。 严把过程规范关，强化事中监督。在招标会议上监督招标程序是否符合法律规定，招标过程组织是否严密，投标人是否按要求密封投标书，是否具有法人代表或授权代表资格，评标专家对于投标企业的评价评分是否公平公正公开等。 严把合同履约关，强化事后监督。依据合同文本检查供货厂商是否为中标厂商、履约金额是否为中标金额。物资交货期、付款方式是否遵循招标规定，履约保证金和质量保证金是否按照规定交纳和返还等。 六、结束语 核电企业作为独立的市场主体和法人实体，在商务采购招标工作中面临的法律风险越来越多。企业法律顾问参与商务采购招标工作，是强化采购招标法律风险防控、规范招标行为、防范企业经营风险的迫切要求。企业法律顾问必须不断提高自身法律职业素养，不断研究和探索开展商务采购招标工作的有效途径，真正成为精法律、善管理、懂业务的复合型人才，才能肩负起防范法律风险、维护企业利益的职责和使命。(end)

文章内容仅供参考 (投稿) (如果您是本文作者，请点击此处) (12/13/2012)