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企业电子档案的长期存储与利用 |
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作者：高鸿雁 刘爽 胡晓彤 |
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企业业务流程数字化的直接产物就是大量的电子档案，它们是企业管理不可或缺的工具和业务工作顺利开展的保障。因此，企业电子档案的长期保存与利用决定着企业的运转效率和长远发展，具有重要的意义。
一．企业电子档案的形成特点
1．分散性
分散性特点是由企业工作布局决定的。大多数企业项目分散性强，每个项目中的各个业务组成部分都是企业电子档案产生的源头。而一些项目的空间及时间距离往往很大，导致企业电子档案在生成阶段就具有分散性特点，如不及时归档管理，很容易导致散失。
2．动态性
企业业务流程是一个动态过程，形成的文件处在不断地补充和完善中。如工程设计档案由最初的设计报告到竣工验收报告，变化非常大，甚至完全不同，如不把它们齐全完整地收集存档，档案材料则无法真实准确地反映项目建设的全貌，会降低档案的价值。
3．周期性
企业生产经营活动有很强的周期性，有些工作历时比较长，决定了企业电子档案的形成也具有周期性。这就要求对其收集和管理需按照业务周期的规律进行，否则归档电子文件就会有缺漏，影响电子档案的可靠性与权威性。
正是由于企业电子档案这些自身的特点及其引起的档案管理的变化，为企业档案管理带来了新的挑战，也造成了许多现实问题。
二．企业电子档案管理中存在的问题
1．归档鉴定程序不明
目前，许多企业尚未明确电子文件的归档程序，对电子文件管理的特殊性和技术性要求认识不清，把应妥善归档保存的电子文件只是简单地存储在计算机硬盘上。这有悖于集中归档原则，不利于电子档案的长期保存、管理和提供利用，一旦存储载体遭受人为或自然的破坏，将给企业运转带来难以挽回的损失。
2．对系统过度依赖
企业电子档案管理的各个环节均依赖于企业内部的计算机系统，它们要在业务系统中生成，在办公自动化系统中流转，在存储系统中保存，在利用系统中提供利用。这些系统的应用有效地提高了企业业务处理和档案管理的效率。然而，一旦计算机系统发生故障，会极大地影响电子档案的可用性。
3．软件通用性不足
企业电子档案对计算机系统有着极强的依赖性，而不同企业所使用的计算机型号、规格和管理软件也不相同。单就档案管理软件来说，其种类繁多、功能各异、质量参差不齐。这些软件在设计上缺乏规范性和开放性，难以满足档案信息资源共享的利用需求。更有甚者，本企业的办公自动化软件和档案管理软件之间也没有转换接口程序，直接妨碍企业电子档案的归档保存，进而影响到电子档案利用价值的实现。
4．档案管理规范化缺失
一些企业长期忽视档案管理工作，没有形成统一的档案管理规范与业务标准。这样，一方面造成企业纸质档案质量不高，不能为电子档案管理有效提供基础条件；另一方面，电子档案管理没有可以遵循的规范化程序，致使电子档案管理工作无章可循。
面对以上诸多问题，迫切需要寻找根本性解决方案，以改善企业电子档案管理面临的困境。
三．企业电子档案的长期存储
1．企业电子档案的保管功能需求
档案工作的本质是维护档案的真实性、完整性，确保档案得以长期保存并有效提供利用，实现档案的价值。具体来讲，企业电子档案的保管功能需求包括以下几个方面：
(1)真实性。为了表明文件是真实的，需能够证明一份文件正是其主张的那份文件。
(2)完整性。为了维护一组文件的完整性，必须确保除了那些按规定属于该组文件的内容外，没有从这组文件中增加或减少任何文件。
(3)可利用性。可以通过软硬件技术，帮助我们找到所需文件并把它们转换成人类感官能够处理的形式，比如纸上的标记或屏幕上的词语。
(4)可理解性。可理解是指我们可以明白文件的内容以及文件所要表达的意思，这可能需要其它信息的支持。
明确以上功能需求后，我们需要着重探讨企业电子档案在何种环境下能够满足这些需求，以实现长期保存。
2．文件生成环境下的保存
有些情况下，尤其在档案的第一价值较强时，可以在原始环境下，甚至是原始文件生成系统中开展保管工作，但必须满足以下条件：
(1)为了业务需要，原始系统要保持有效运转；
(2)原始系统要满足有利用权用户的需要；
(3)原始系统能够保存所有应该保存的文件，在满足基本业务要求的同时不能损害任何文件的性能。在原始系统中保存文件有其自身优势：首先，企业没有必要专门为了档案保管而购买设备并把文件抽取出来迁移到其它格式上，即不用另外投入资金建立并管理一个单独的保管系统。其次，不必担心文件的真实性，因为它们没有经历过任何可能造成损害的迁移。最后，机构可以看到用来生成文件的背景和系统，有助于更加深入地了解文件、文件生成者和他们之间的联系。
然而，这种方案也存在缺点。以长期的视角来看，原始系统不太可能以完全相同的格式保存文件。技术的进步和业务要求的不断改变，促使系统在缓慢地不断发生变化，而且短期内不易被人查觉。但时间一长，就会对系统内文件产生影响，文件结构的数据库也可能发生改变，除非人们特别关注这些变化对旧文件的影响，否则问题就会出现，而且发现问题的时候可能为时已晚。
这种方案的另一个缺点与利用有关。虽然原始文件生成系统应以可满足保管和利用的要求为前提条件，但这里的假设是利用要求不发生变化。如果利用要求有变化，文件的保管方式也需要有大的变动，因为原始文件生成系统难以满足新的利用要求。
综合以上在文件生成环境下保存企业电子档案的利弊分析，笔者认为，如果条件允许，企业应将电子档案保存在其生成系统之外。
3．企业电子档案的系统外存储
大多数情况下，企业应把其电子档案保存在生成系统之外。原因如下：
(1)系统的存在时间不像文件生命周期那样长；
(2)系统功能的改变可能导致无法继续保存旧文件；
(3)出于性能方面的原因，系统保存的文件数量有一定限制：
(4)有时生成文件的系统不能满足文件利用的服务要求。
当需要把文件从原始系统中迁移出来时，上述原因就显得更有说服力。在文件生成系统外保存文件应具备三个条件：第一，企业自己保存文件，不论是个人文件、电子邮件或图像。第二，保存伴随文件的背景信息，即文件元数据。其中包括文件索引、加密目录和固定信息等，比如用于证明文件上数字签名真实性的信息。第三，保存元数据与档案或其它电子文件之间的关系信息。如果有日期、题目和作者目录，应明确地将该目录与目录所指的电子文件联系起来。例如，元数据编码系统普遍用于记录系统生命周期中发生的改变，企业可能会有详细记载编码系统的整套文件，但如果不了解何时采用哪一种编码，那么就很难知道如何破译数据库中的特定编码文件。
如果企业采用用户可以利用的形式保护电子档案的原始内容，保护每一信息内容及其描述信息的元数据，保证其内容的真实性，那么就能达到对电子档案真实性、完整性、可利用性和可理解性的维护要求。
四．企业电子档案利用服务方案
确定了企业电子档案的保存环境，保证其长期存储之后，还要能够随时提供有效利用，才能充分发挥电子档案为企业运行服务的作用。然而，企业档案中存在大量涉及企业核心竞争力及其它商业机密的保密信息，在不影响档案保管与利用的前提下，必须实行利用控制保护这些信息。
1．控制企业电子档案的利用范围
如果企业为外部用户提供在线服务，那么服务系统的利用控制功能以及企业的利用控制程序就非常关键。允许外部用户直接访问文件系统与向他们提供电子目录或者电子复印件是截然不同的，在线访问文件系统意味着外部用户能够查阅每一份未被限制的文件。为了对此进行利用控制，企业需要做到：
（1)把外部用户定义为特殊类别的用户，并根据法律规定和企业的档案利用制度，限定外部用户对文件系统的访问权限。
（2)根据利用限制规定，实施文件及其元数据的控制，以控制外部用户对档案和柜应元数据的访问。
（3)对于任何相关信息，如果允许用户查询，就必须启动相关程序，确保系统的限制规则对这些信息的访问权限进行有效限定。
只要某些信息还不能公开，这种对访问权限的规定和限制与档案管理系统就得紧密相连。通常，这种状况在文件形成后会持续较长一段时间。
2.制定企业电子档案提供利用方案
为了实现企业电子档案的有效利用.在实施利用控制的前提下，提供利用工作应按照如下方案进行:
首先，应将各个系统生成的电子文件及其元数据拷贝到历史文件序列中，并以一种独立千其它任何特定软件的形式存储，如平面文件。其次，平面文件应以某种形式，如可扩展标记语言（XML），与相应的公共文档类型定义(DTD)一起储存，即在DTD结构规范下，以XML对电子档案及其元数据进行编码。因此，平面文件本身说明了其自身的数据结构。最后，在此说明基础上，文件及其元数据就可以被导入到功能完善的信息检索系统及其它服务系统中，从而提供对企业电子档案的有效利用，如“图1”所示。
图1 企业电子档案提供利用方案图
本方案是一个适用于所有类型电子文件和系统的通用解决方案，能够解决电子文件生成类型多样化带来的存储与利用问题，可以屏蔽不同系统、软件所带来的差异，使利用者能够直接面对同构的电子档案信息资源。同时，得益于现代开源软件的发展，企业可以以较低的成本实现文件导入功能和其它用户服务功能。
五、结语
企业电子档案管理工作一直是档案工作的薄弱环节，其中尤以长期存储和利用为难点。希望本文所提出的企业电子档案存储及提供利用方案，能够有助于解决当前企业电子档案管理面临的一些问题。(end)
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(3/10/2012) |
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