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如何防止OA系统流程审批延误 |
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作者：华天动力 |
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1、靠谱么？
OA系统极大的缩短了企业流程审批的周期，根据华天动力对OA系统客户的调查，大部分企业原来完成一项审批平均需要2天时间，通过OA系统审批则可以缩短为2-4小时。显然极大的提升了工作效率。
但也有人觉得，通过OA系统审批后，取消了纸质文档，看不见摸不着的，这会不会造成审批人未能及时看到审批单，而错过审批，从而进一步延误了审批时间呢？他们会问：
Q审批人能够及时看到有文件需要自己审批吗？
Q审批人如果没有及时看到需要自己审批的文件，或者忘记了审批怎么办？
Q审批人长时间没有登录OA系统，如何提醒他审批文件？
有这些疑问是正常的，这些问题也确实是OA系统应该解决的问题，为此华天动力OA系统为审批人提供了消息提醒、短信提醒、邮件提醒等多种提醒方式。
2、靠谱
在华天动力OA系统中，当审批人接收到新的审批文件，或未做出及时审批时，可以收到系统自动发送的消息提醒，提醒方式包括桌面弹出窗口、桌面待办列表、桌面短消息、待我审批菜单等。
那么如果审批人不登陆OA系统怎么办呢，管理员可以选择电子邮件或手机短信的方式进行提醒和催办。关于OA系统的待办提醒机制，可以参见《全面提醒，看协同OA系统的提醒机制》一文。
那么当审批人不登陆电子邮箱，或者不看手机短信怎么办呢？这时候，其实所有的技术手段都已经失灵了，即使有更高级的提醒技术，恐怕也会被各种借口所掩饰。这不是技术问题，而是管理问题了。
为此，有的企业将审批时限作为规章制度规范起来，要求审批人及时查看待办工作，如果不能够及时做出审批，就需要进行相应的处理。事实上，已经有不少企业将审批效率列为考核指标。
下图为华天动力OA系统中，审批提醒的设置界面和显示界面：
设置界面
提醒界面
3、故事
会议室里砸开了锅。
起因是总经理赵华威称最近有位员工向他反映，发出去的申请经常被卡在经理那里，得不到及时审批，经常影响工作效率。
经理们纷纷表达自己的冤屈，有的说经常在客户那里，有的说经常在车间里，还有的说审批文件没那么紧急，不如攒一批一起批……总之是各有各的理由。
信息部经理姜程坐在椅子上很不自在，他知道，不管什么原因，OA用不好，他有不可推卸的责任。
姜程直了直腰，干着嗓子说道：“我们的OA系统里面的审批文件有三种提醒方式：系统内部提醒、手机短信提醒和电子邮件提醒。在公司内办公的领导最好每天都登录OA系统，在首页面就能够看到弹出窗口提示，在'待我审批'中也能够看到所有的待办审批，建议不要攒着，有文件及时批。对于经常不在办公室的领导，我们可以通过手机短信来提醒，可以直接提醒审批人，也可以同时提醒表单监控人和申请人，由他们来催办，只是手机短信的功能我们还没有开通，现在是否要开通呢？”
赵华威知道，这个问题在本质上是一个管理和习惯的问题，而不是技术问题，他说：“在座的都是经理，你们决定了公司的执行力，你们要是拖延，整个公司就会拖延，这是很可怕的。把手机短信功能开通，对经常外出的经理使用短信提醒，从现在开始必须及时审批文件，正常情况下上班第一件事先登录OA系统，早上没时间中午批，中午没时间晚上批。先运行一段时间看看，如果还是拖延，我就指定一个专人来进行催办，直到大家都能够及时审批了为止。”
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(2/17/2012) |
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