协同OA系统案例：中小企业做好流程管理

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欢迎访问e展厅 展厅 2 OA办公自动化展厅 协同办公软件, 打印机, 投影机, 电子白板, 视频会议, ... 1、项目背景 大连飞创信息技术有限公司是大连商品交易所（简称大商所）的全资子公司，注册资本3000万元，主营业务为大商所及中国期货交易市场提供信息技术服务。公司的技术团队汇集了知名院校的博士、硕士，公司技术研发人员比例达到88.2％。 通过近10年的发展，飞创公司已经从简单的服务于大连商品交易所转变为服务国内证券期货合约研究、软件开发、互联网技术、电子商务、行情经营服务、托管业务、多样化验收测试服务为一体的全面的金融信息服务平台。 飞创公司属于典型的中小企业，目前有130多名员工，因为服务于对安全性要求极高的期货交易市场，所以公司内部有严格的门禁管理，而每个人所能到达的门禁级别不同，所以即便是公司内部的报批都是一个很繁琐的过程。 而且，飞创公司在北京设有研发分公司，分公司和总公司之间的审批就更为麻烦，沟通、数据、审核往往不能同步，经常要耗费大量的时间和精力去协调和追踪。 因此，飞创公司对协同OA系统最核心的需求就是流程管理，彻底解决内部审核的过程管理和报表统计问题。通过协同OA系统，飞创公司可以将与自身业务关系紧密的表单做成标准化的模版，并设定标准化的流程，彻底打破层级、地域、时间的限制，大大提升工作效率和质量。 另外，因为本身属于金融类相关企业，所以飞创公司对协同OA系统的安全性比一般客户的要求要高很多。 2、实施过程 经过仔细的选型，飞创公司选择了以技术领先著称的华天动力协同OA系统。华天动力协同OA系统拥有业内最完善、最灵活、最易用的工作流管理系统，在满足企业各种复杂的流程管理需求上表现优秀。而且采用J2EE平台开发，具有严密的安全设计机制，在安全性、稳定性、拓展性上具有良好的保障。 飞创公司的实施策略是：先完全按照标准化的产品进行实施，待对系统的基本应用熟练掌握，并根据应用情况进一步整理需求后再进行二次开发。因此前期的实施工作就比较简单，可分为两个阶段。 第一阶段：系统安装，人员导入。 即安装协同OA系统，并导入客户的组织机构、用户名，设定岗位级别及各人员对应的岗位名称。系统安装完毕后，华天动力的实施人员对飞创的系统管理员进行专门培训，让他们对协同OA系统的使用和维护有一定程度的理解。这些工作完成后，实施人员和飞创的项目负责人沟通，确认需要制作的表单和流程，以及新增需求，根据这些内容安排下一步实施和定制开发的计划，当然定制开发不会马上就做。 第二阶段：表单、流程设置，启动系统。 飞创公司没有贪多求全，在第一阶段只确定了40余张最常用的表单，包括加班申请单、录用审批单、资产验收单、合同付款审批表、采购计划表、请购申请表、办公用品申请单、固定资产审批表等等，涵盖人事部门、财务部门和综合部。这些表单都由华天动力协同OA系统的实施人员协助飞创公司的系统管理员来制作。 这些表单各有特点，综合部的表单最多，大概20张以上；财务部的表单较少但流程很复杂，包含大量的条件跳转设计，判断条件非常多；人事部的表单不多，但是表单制作起来比较麻烦，涉及到的控件和内容非常多，往往一个表单添加几十个控件都是少的。 飞创公司最初的想法是将分公司和总公司的财务审批统一为一个流程和表单，但在实施时发现北京分公司的审核流程远远比总公司的要复杂，且审核人员的岗位级别也差别很大。另外，因为审批金额的权限不同，表单上进行条件判断的差别也很大，所以就将分公司和总公司的审批模版做了拆离。考虑到后期做报表统计及关联项设定的方便，也放弃了一表单多流程的设置方法。 这再次说明，过分的追求统一化和自动化会将操作复杂化，反而不利于协同OA系统的使用，而应该综合考虑规范和易用之间的平衡，这也是华天动力在实施中经常遇到的情况。 由于系统刚刚启用，日后表单的格式可能会有调整，而且一些和财务、人事数据结合的地方需要二次开发，因此报表的格式暂时无法确定，需要放到后期处理。 经过对系统的内部测试后，系统就可以正式运行了。 3、表单实例 如下图示，为飞创公司北京分公司“报销单”的设计： 这个“报销单”内涉及到两处数据的关联，一是可以和“预算表”关联预算额度，二是可以和“借款单”关联预借金额。事实上，飞创公司的表单中有大量的数据关联设计，人事、财务等不同的表单间都可以实现数据交换和共享，这也是华天动力协同OA系统的特色。 该“报销单”的审批流程为如下图示： 在这个流程图里面涉及多处条件跳转，系统会根据申请人岗位和报销金额的不同自动判断下一步流转步骤。比如步骤2“财务审核”后可能会流转到步骤3、步骤4、步骤5或步骤6，流程跳转的条件由管理员进行设置和维护。 后记 作为一个IT企业，飞创公司对信息化的接受程度和理解程度都很高，这使其在协同OA系统的项目中，对需求调研、产品选型、实施开发的一系列工作都表现得非常务实和理性，这种正确的思维无疑就是成功的一半。

文章内容仅供参考 (投稿) (如果您是本文作者，请点击此处) (6/2/2011)