华天动力OA系统实施案例

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欢迎访问e展厅 展厅 2 OA办公自动化展厅 协同办公软件, 打印机, 投影机, 电子白板, 视频会议, ... 案例一：固定流程 问题： 我们公司很多事情的审批流程都是固定的，并且不允许随意更改，能不能让每个人在发起申请的时候自动调用这个流程呢？ 制定好的入职手续老是不能严格地执行，技术人员都工作一周了人事部门才得到信息，怎么把这些细小的管理环节给固化下来？ 如何解决越级审批后，又返回来补批的问题？ 上月的一票货物险些误了交期，事后追查发现是更换了辅料的供应商，但是对新的供应商没有做规定的资质评审，新供应商并没有辅料的生产能力。如何才能保证事务的关键步骤必须被执行呢？ 我们公司的部门很多，有许多人都是同时在多个部门担任职务。公司的审批制度规定是很严谨的，这种一人多岗又必须固定审批流程的情况如何保证？ 解决办法： 通过华天动力协同OA系统中的固定流程可以很好的解决这个问题。 什么是固定流程？固定流程是指按照预定好的审批流程自动流转，审批人不能更改流程，但可以在权限范围内进行加签、回退等操作。适用于审批人比较固定或者审批流程比较严格的事项，如报销单、请假单等，可以保证流程的规范。 应用场景： 每个周一上午9：00是金信集团中层干部例会，今天的内容是流程规范。 赵华威直入主题：“现在公司的审批流程比较混乱，很多审批流程不对，漏批、错批和越级审批的现象经常发生。比如有的薪资调整申请不经过人事部就发给我，还有的把我放在人事部的前面。还有部门经理两万元以上的借款必须要先经过郑和审批。请国天组织，重新整理各种流程，形成统一的规范，通过OA系统严格执行。” 李国天：“好的，借款、报销、请假、合同、采购、招聘等这些日常性工作都可以规范起来，让信息部按照流程规范设置成固定流程，添加到OA系统中，申请人必须使用设置好的固定流程，不允许修改流程。” 赵华威：“其实就是规范三个方面的内容，审批人、审批顺序和审批权限，但要让不同的部门都遵循同样的规范，也就是共用一个流程，姜程，我们的OA系统可以实现吗？” 姜程：“没问题，华天动力的OA系统在工作流这方面很灵活，流程可以根据部门、岗位、金额等不同条件进行自动跳转，这样既能保证流程的规范，又能满足不同部门的使用。流程是固定的，使用是灵活的。” 赵华威：“那好，就这样做吧……” 案例二：自由流程 金信集团的新问题： 有的流程较随意，无法预先设置好流程，当然具体到某张单子，申请人和审批人知道应该提交给谁去批的，这个如何在OA系统中实现？ 我需要一张协办单，由于协办单的内容包容得比较多，根据协办的内容不同，流程肯定是不一样的，所以不能用固定的流程，该如何实现？ 流程不固定，可以让审批人决定下一步由谁去批，直到审批人认为结束为止么？ 如何解决： 这些问题有一个共同点，那就是标准化的固定流程失灵了，这时候就可以通过华天动力OA系统中的自由流程来解决。 什么是自由流程呢？自由流程是指审批人可自行设置审批流转步骤，由上一步指定下一步的审批者。 企业经营活动中总会有很多突发状况和特殊申请，比如紧急的采购、特殊的合同、临时的借款、意外的支出等等，申请人不确定应该需要哪些人来审批，无法使用企业已经设置好的固定流程，这时候都可以通过华天动力OA系统的自由流程来实现审批。 自由流程拥有极大的灵活性，让审批人根据实际情况自由选择下一步审批者，直到流程结束，既保证流程审批的效率，又保证流程审批的规范。 当申请人填写完表单之后发送的时候，OA系统会自动弹出如下页面，让他选择下一步审批人员。这时候，他可以选择一个审批人，也可以选择多个审批人，当选择多个审批人时，还可以设置只要有一人通过审批即向下流转，还是只有全部人员通过审批才可以向下流转。审批人会根据申请单的实际情况选择下一步审批人，或者结束流程。 实施效果： 大客户经理梁燕想申请1万元费用，请一个企业的老总到总部来参观，可是这个项目并不在计划范围内，而且既不属于财务借款，也不属于招待费用，无法使用固定的审批流程，该怎么审批呢？ 梁燕向自己的上司深圳公司经理姜一梅详细介绍了这个项目的情况，姜一梅觉得这件事还是值得做的，就说：“可以走一个自由审批流程，你先填一张临时借款单发给我，我想想都需要谁来审批”。 梁燕登录OA系统，打开临时借款单，填上申请金额和事因，发给姜一梅。姜一梅补充了一下申请的内容，觉得这个金额不大不小的，还是让营销副总决定是否需要总经理审批吧，于是就标注了一下，然后发给营销副总张胜阳审批。 张胜阳马上就看到了这个审批单，认为虽然这个借款不在计划内，但也属于正常的业务支出，而且费用不算太高，就不必让总经理审批了，于是在自己的后面加上了财务经理——出纳两个审批人，然后通过了申请。 第二天，梁燕就接到出纳的通知去领取借款。 案例三：自由顺序流程 快速发展的企业，总有一些既头疼又有趣的问题： 管理员无法预先设置一个固定流程，只能让申请人临时设置，怎么办？ 申请人在发起申请时，能否一次性选择几个人，并让他们按照先后顺序来审批？ 我知道需要谁来审批，但必须给他们排好审批次序，怎么保证审批次序不会乱？ “自由顺序流程”闪亮登场： 很明显，这些问题的共同点是：管理员无法预定义流程，而需要申请人临时定义，并且让审批人依次审批，这就用到了华天动力OA办公系统中的“自由顺序流程”。 这里面的“自由”是指审批人不固定，可以在起草的时候由申请人临时指定；“顺序”是指选中的审批人依次执行审批。 “自由顺序流程”是一种比较灵活的工作流，但又不完全开放，什么流程由申请人说了算，而不是像“自由流程”那样，由每个审批人自行选择下一步审批者。当然，如果申请人给审批人开放了修改流程的权限，审批人仍然可以修改流程，这就避免了申请人流程设置不当的尴尬。 “自由顺序流程”的适用性比较广，既适合那些流程经常不固定的事务，也适合一些突发事务或特殊事务，这样就由申请人在流程起草的时候指定几个审批人，然后这些审批人按照顺序依次执行审批操作。 下图是一个在华天动力OA办公系统中设计好的“自由顺序流程”，它看起来和“固定流程”一样，但不同的是，这个流程是申请人设置的，而不是管理员。 应用场景： 研发经理孙悦然让苏析做一份关于技术人员加班的规范，苏析写完文件，感觉在晚餐标准等几个地方不好确定，最好是先征求一下上级领导们的意见，再走正式的文件发布流程。 他来到孙悦然的办公室：“孙经理，文件写完了，可是有几个地方不太确定，我想先发给相关领导们看一下，没有问题了再正式发布，你看可以么？先让哪些领导看一下呢？” 孙悦然想了一下：“可以，先让张总和办公室、人事部看一下，这样，你按顺序把我、张总、刘明、姚经理、李总加到审批流程里，发过来我们先看看。” 苏析回到座位，打开OA系统中“文件审批”的模板，将文件内容粘贴进去，在审批流程中设置了孙悦然——张毅——刘明——姚春雨——李国庆五个人，然后点击“发送”发出了文件。 第二天刚上班，苏析打开“我的申请查询”，看到几位领导已经对文件进行了修正。 案例四：分支流程 做一件事情往往有很多种方式，但最简便、最快捷的方式却只有一种。所以对OA系统来说，最重要的工作并不是将企业现有的流程原封不动的搬到网上去，而是将现有的流程进行优化和简化。 在流程管理的过程中，华天动力OA系统的客户遇到了这样的问题： ·新建项目首先需要部门经理和项目总监来例行审批，然后由项目总监根据项目情况从预先设置好的几个流程中选择一个进行流转，如何实现？ ·很多文件首先需要流转到办公室，然后由办公室来选择下一步的办理流程，如何实现？ 这些问题的共同点是：流程前半段是固定的，流转到某个审批人后，由当前审批人根据情况从几个流程中选择一个继续流转。注意，当前审批人只是“选择”一个流程，并不需要他来创建流程。这就是华天动力OA系统中的分支流程。 什么是分支流程呢？就是管理员设计一个包含多个分支的流程，当流程流转到分支节点的时候，如果分支节点满足多个跳转条件，却没有设置并发执行，那么会让用户选择其中的一个流程来执行，其他流程的人员将不参与审批，由此产生了分支流程。 举个形象的例子，这就像一条河，流到了一个水库，水库设有一排阀门，值班员打开哪个阀门，河水就流向哪条水渠。 下图是一个设计好的分支流程图： 上述流程在经过“立项审批”之后，会弹出如下界面让当前审批者从预先设计好的流程中选择一个。 ·应用场景 金信集团决定规范文件发布流程，赵华威的想法是：起草人编写文件内容，直属领导进行预审，然后发给办公室，由办公室组织相关人员来会签确认后统一发布。 为了减少重复工作、提升工作效率，行政总监李国庆决定在华天动力OA系统上设置一个文件发布的审批流程，统一进行文件发布的规范化管理，他让信息部经理姜程设置这个流程。 姜程梳理了一下审批过程，认为这个流程由编写流程和会签流程组成，而且前者固定后者不固定，显然，重点在于几个会签流程的设置。 姜程和李国天研究了一下，公司的文件无非行政、财务、人事、生产、营销五大类，所以设置五种类型的会签流程就可以了，每个流程中包含不同的人员。这样，就不必每次审批都要来重复选择会签人员了。具体使用哪个会签流程，由办公室主任根据文件类型来选择。 姜程整理一下思路，向李国天描述了这个流程的使用方式：“起草人编写文件内容，然后发给直属领导审批，直属领导审批文件后统一汇总到办公室，这部分流程是固定的。然后办公室主任根据文件内容，从几个设置好的会签流程中选择一个对文件进行会签，这正是一个典型的分支流程。” 李国天：“华天动力OA系统的流程设置还真灵活，很好，那就这样设置吧。” 姜程：“好的。”(end)

文章内容仅供参考 (投稿) (如果您是本文作者，请点击此处) (4/2/2011)