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“四位一体”分拆赊销流程 |
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制造型企业中，有一类多品种小批量型的生产企业。由于产品是标准的或选配的，需求可以被预测，或按订单生产，按订单装配。生产组织按工艺特征分车间、工段、班组，如铸、锻、铆、焊、车、铣、刨、磨、装配等。生产计划的特征是典型的MRPII加配置控制，这类企业不仅需要ERP，同时也需要CRM、SCM、BPM等系统。
自贡硬质合金有限公司(以下简称自硬)就是典型的多品种小批量型生产企业。它的产品包括硬质合金、成品工具、钨钼制品及粉末制品四大门类三万多个品种规格。公司下设1个子公司，8个控股、参股子公司，有十五个营销网点覆盖国内市场，在欧美、东南亚地区也建立了广泛的分销网络，是中国西部地区惟一的大型钨品生产企业。
ECRS实施法简化赊销流程
从内部运营来看，自硬公司是名符其实的集团公司运营模式，其赊销发货不仅考虑自硬本部的硬面材料公司、特种刀片工厂、进出口公司以及销售公司、成都分公司及工厂之间的关联交易;同时也需要考虑全国各地包括北京、武汉、厦门、广州等网点门市部门的交易，发货地还包括授牌经销商、授证经销商等多种因素，同时公司产品种类繁多，包括硬面材料、特种刀片等，综合上述因素和市场变化，导致销售价格和折扣有多种组合类型。
经过对自硬需求特点的分析，在梳理自硬公司的赊销发货审批管理流程时，我们决定采用ECRS(删除、合并、重组及简化) 的流程实施方法，将原来的22个步骤简化为5个步骤(如图1所示)。从BPM实施的角度来看赊销发货审批的过程，简单清晰，不仅符合BPM对于流程的要求，同时也涵盖了原来22个步骤的所有内容。
图1 赊销发货审批流程
与自硬公司信息管理部部长杨华进行流程分析确认时，他首先肯定了这种从BPM的视角出发、用业务流程管理的六要素(流程的步骤、角度、规则、数据、模型及整合)对赊销发货审批流程进行调研的过程，和对流程进行梳理的结果。
然后，杨华并没有着急探讨赊销发货流程的过程，而是从自硬公司的名称开始介绍公司内部销售与发货审批的业务过程，一方面让我们更加全面地认识客户，另一方面又让我们深入了解赊销发货的全过程。
“四位一体”应对特殊需求
一般来说，销售人员根据销售订单的交货计划，首先确定是有限公司发货还是股份公司发货，针对不同的发货公司将会使用不同的发货审批流程，再根据客户订单来选择发货审批申请。在填写发货审批单时，需要参考客户的信用资料，包括基本赊销限额、最高赊销限额、欠款等信息，以及目前到帐的款项和视同到款的若干因素，才能确定发货需求并发起赊销发货审批流程，具体需要填写的内部参考图2所示。
图2 现有赊销发货申请单
对于赊销发货审批，在自硬公司内部根据发货地点、发货产品、信用体系等多种因素，结合自硬目前的四班ERP、销售电子商务等系统，杨华提出要更好地理解和实施赊销发货审批流程，需要用“四位一体”的方法剖析赊销发货审批流程。
“四位”主要包括赊销发货所涉及的组织、赊销发货过程中涉及到的信息化系统、赊销发货流程涉及的产品，以及赊销发货审批的规则;“一体”则是将赊销发货审批流程的四个方面作为一个整体综合考虑。
图3 “四位一体”看流程
赊销发货流程涉及的组织
2005年，自硬公司曾结合企业当时的状况实施了赊销发货审批控制管理。那时自硬的业务主要包括自硬本部和成都分公司两部分，因此发货审批控制程序也是基于自硬本部和成都分公司的两种发货情形设计的，功能菜单上就已经包括了有限公司发货和股份公司发货两种流程审批。
从赊销发货的过程来看，在销售人员发起发货流程审批时，需要考虑销售人员是从哪一个工厂发货，多组织分别负责不同的产品生产和销售。根据自硬公司近两年的发展来看，原来的有限公司发货与股份公司发货审批已完全不能满足目前的需要。
在2009年初公司进行业务重组时，又增加了硬面材料公司、以及各网点公司的发货。这些在原来的发货审批程序中无法实时调整,即便调整也需要对修整程序的代码非常了解，这又给支撑业务流程增加了技术难度。
经过对流程需求的理解与梳理，结合BPM的统一同类业务流程的理念，将原来根据不同公司选择不同的发货审批流程，合并为一个大的流程，所不同的是，无论对于哪个分支发货，系统将自动根据系统设定的流程条件，走不同的发货审批路径。对于那些不太熟悉内部运营管理的销售人员来说，省去了记忆经常变化的组织架构的麻烦，也减少了出错的可能性。
赊销发货流程涉及的信息化系统
自硬公司早在2005年就在销售公司及客户中推广使用电子商务系统，让客户可以通过Oracle的电子商务系统下达采购订单，然后通过四班ERP系统转换为客户订单，作为生产计划、采购等过程的控制。从赊销发货的源头来看，有销售订单才能产发货的需求，销售订单的下达是在四班ERP系统中进行管理。然而在实际发货的过程中，经常遇到发货申请与订单预计交货的数量、日期，甚至单价有所不同，这样会容易导致两边数据不一致的现象。
现有的做法是当实际发货的申请与申请的发货不一致时，销售人员并不能对相关内容进行调整或修订，需要先在ERP系统中调整相关的数据，完成之后再重新发起相关的表单内容的填写，并发起申请。
经过流程的梳理与调整之后，在BPM系统中实现填写发货申请单时，允许销售员根据实际情况调整相关的内容。当审批通过之后，BPM系统通过数据的流程机器人与ERP系统数据接口的对接，将相关的信息直接更新至ERP系统中的相关内容。不仅避免了人为的手工操作，减小操作的难度，做到实时有效地调整、跟踪与管理，还降低了事后跟踪无法查证的可能性。
赊销发货流程涉及的产品
赊销发货的过程中不仅涉及到自硬公司自有的关键产品，分别包括刀片、耐磨材料、粉末材料、地矿产品、硬面材料、钨钼产品以及特种刀片等上百种产品的大类和小类，同时也包括一些客户退换货，甚至特别定制的产品。
不同的产品通常又对应着不同的生产工厂，以及不同的组织团队，因为同是自硬的下属企业，并不一定具有完全相同的组织架构和对应的人员关系。在使用旧的发货审批系统时，经常需要销售人员或者发货申请人员对于种类繁多的产品大小类型非常清晰，否则容易造成提交给错误的审批人员，造成内部审批的混乱，影响发货的进度和交货日期，严重者还会导致发货错误，直接影响公司的信用度。
经过BPM系统内嵌的流程规则，销售人员或者发货申请人员仅需要了解客户对产品的需求以及相关制度规定的选项，系统会根据在BPM系统预先设定的规则走到相应的人员进行审批。
赊销发货流程涉及的规则
赊销发货审批的过程中不仅涉及到产品的名称、交货时间以及交货数量，同时也涉及到从ERP管理系统中获取到的主要信息，如客户代码、产品编码，通过这些有规则的代码或编码，销售人员在发起赊销发货申请的时候，可以关联到客户的名称、客户的联系人、联系方式，甚至客户是属于什么类型的合作伙伴等重要信息。而且根据公司的内部规章制度，给出对于不同客户发不同的产品时，其商业折扣及佣金都不尽相同等若干繁杂的因素，针对产品销售的折扣规则及赊销信用额度，来审批发货的情况。
对于销售订单规则方面，自硬又细分为总部销售订单规则、成都公司订单规则、网站销售订单规则以及系统自动生成订单的规则。林林总总的销售订单规则可能又分为内贸订单规则和外贸订单规则，内贸订单号的规则是15位编码，包括了客户订单下达的类别、订单实际完成部门的性质、客户订单订货的类别，订货类别又可以分为现款现货、按预定日交货、新产品开发、产品提样、产品换货等多种类型。
图4 BPM系统中的赊销发货申请单
基于这些规则与条件，BPM将原来人为通过条件判断来选择流程审批路径的方式自动内嵌到流程的条件判断中，从而实现流程自动化的审批过程，减少人为参与的过程，真正做到业务流程的全面自动化。
综合“四位一体”分析赊销流程，可以从自硬集团的运营模式中找出赊销发货的整体流程框架，及各关联公司在本流程中所承任的行为。根据赊销发货审批过程中涉及的组织，能更加清晰地梳理流程中的不同角色和定位;根据赊销发货审批过程中涉及的信息系统，能剖析流程中的数据、模型及整合的需求;赊销发货审批过程中涉及的产品，还能帮助了解流程中的载体;从赊销发货审批过程中涉及的规则，可以帮助定义流程的表单以及流程路径的判断条件。
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(12/1/2010) |
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