协同商务怎样给企业带来价值？

作者：泛微软件

欢迎访问e展厅 展厅 2 OA办公自动化展厅 协同办公软件, 打印机, 投影机, 电子白板, 视频会议, ... 一、协同商务和OA的区别 我们谈到协同商务时不得不联系到OA，那么协同商务到底是不是OA呢？客户的看法有： 1. 协同商务就是OA，因为它有目前世面上OA的很多功能，比如工作流、会议管理、工作计划、短信等。 2. 协同商务是知识型ERP，因为它具有企业ERP中的财务管理、流程管理、资产管理等。 3. 协同商务是第三代OA，因为它在功能上面，远远超过了市场上的OA产品，它更注重对整个企业资源的管理。 其实无论客户怎么来看待都已经不重要了，重要的是能够实实在在的帮助客户解决企业管理中所遇到的问题：信息沟通困难，信息获取不便，工作效率低下等。把企业运转中所需的信息资源集中在一个平台之上。 现在的OA解决了企业信息化中的一个问题：那就是将传统的手工操作模式转变为电子化的工作方式。办公自动化—但是现在的OA真正让你做到自动化办公了吗？举例来说：每个公司都有不同的部门，不同部门人员的职责是不同的，但同时又存在着各种各样的联系。只有把每个员工的工作都通过软件来完成，才能叫做真正的办公自动化，现在的OA说慷慨一点只是“半自动化”。 协同商务注重的是：事物的因果关系，对过程的管理。协同工作+协同管理。对一个企业来讲，人是最关键的因素，OA的应用会使企业的工作效力提高起来。但企业需要发展，工作效力提高是不够的，还需要很好的管理。常常听说XX企业垮了，真正的原因是员工不努力工作吗？不是，是体制存在的问题，管理不善造成的。领导阶层要管理，那他就需要真实的信息数据做依据。而恰恰从内部得不到真实的信息。领导做决策时由于信息不准确，而导致错误决策的产生。 协同商务解决了现在OA的先天不足，让产品和企业员工的业务相结合。把员工自己的工作和业务处理放在一个平台上，通过报表处理功能，管理层根据自己所负责的工作及时提取业务统计数据。这些数据信息都是来源于员工在日常工作时录入系统中的。 信息的关联是协同商务的突出优点，企业中的各种元素都是存在着联系的。比如：做一个费用报销。这笔费用是什么时间花的，花在什么地方等。只有把这些信息关联起来，才能对整个过程进行监控和管理。 二、客户为什么会选择协同商务 当我们的企业人员众多，而面对众多的企业资源没有一个平台能把他们集中起来，难以管理。领导想看的业务数据需要吩咐相关人员去准备，这样形成了：领导在这头等数据，员工在那头忙着收集数据，等数据收集整理好以后已经过时了。大量重复繁杂的手工操作，造成效率难以提高。同时，大型企业部门相对较多，业务处理过程复杂，涉及人员众多，从而导致处理周期过长。 通过协同商务可以解决这一难题。流程的跟踪处理，及时催办让它们不再处于等待的状态。将系统和员工的业务结合起来。比如资产管理员，通过系统可以方便的把资产调进、调出，不需东奔西走在电脑签就可以完成自己的工作。他在调用某一资产资料时，和该资产相关的信息他都可以清楚的了解，如资产相关的使用文档，现在的使用状态，使用人员，价值信息等等。 领导有了协同商务，就等于把公司的信息资源都掌握在手中，他可以随时随地的检查每位员工的工作情况，随时调集任何一个部门的业务信息，详尽的报表自动把员工工作的业务数据统计上来。即使领导出差在外只要能上网就和在公司没有区别。运筹帷幄之中，决胜千里之外。 三、协同商务实施成功的关键因素 企业在选择软件厂商产品时都会考虑到项目的风险度，害怕失败。就象消费者怕买到假货一样。那么如何有效的保证企业的协同商务的顺利实施呢?我们可以从国内著名的协同商务服务提供商泛微的一些观点来窥得端倪。让我们看看他们是如何保证项目实施的成功的。 1. 售前的咨询和需求分析 在项目开始的前期，做到需求分析到位。企业员工的IT知识水平是不可缺少的因素，需要企业员工把自己工作的要求，哪些工作需要系统来完成，业务处理流程是怎样的，他所在岗位的角色是怎样的等信息描述清楚。 2. 售前咨询人员的素质 售前咨询人员的素质占据很重要的因素。客户毕竟不是专业从事IT工作的，所以不可能准确清楚的表达出自己的需求。这时售前咨询人员就要具有丰富的经验的沟通能力，才能准确无误的帮助用户规划自己的需求。在泛微有专业的售前咨询师，他们通常的做法是：首先到企业内部做调研，整理出初步的需求；然后给每位员工发出初步的需求分析表和偏离表；用户根据需求分析表和偏离表提出异议，根据用户意见泛微咨询师设计出实施方案。 3. 阶段性的项目实施 根据前期设计的实施方案实施人员开始安装系统，并进行测试、调试和定制。人员的培训工作是项目实施成功的关键所在。对泛微来说协同商务系统是一个成熟的产品，不存在系统本身的风险，关键就是员工在未来的工作中如何能用好系统，这是项目实施成功的保证。我们在项目实施中会搭建DEMO站点供用户演练，在模拟的环境下泛微的培训师会带领用户一起来学习如何使用系统。 4. 客户的积极配合 项目的成功离不开客户管理层的支持。因为上一套系统，要改变员工传统的工作方式，难免员工会感觉不适应和不习惯，那就需要客户管理层制定相应的制度和措施来推动系统的使用，激励他们使用系统。 5. 完善即时的售后服务 有一支比较高效的售后服务团队来为客户使用提供相应的技术支持。 有个比较典型的例子是上海YKK公司,上海YKK是于1992年由世界上最大的拉链制造、销售集团—日本YKK投资成立的专业拉链制造商。公司生产和销售各种拉链，产品包括：金属、尼龙、树脂拉链，。作为YKK在中国大陆第一个拉链生产基地,上海YKK拥有一流的生产设备，采用了YKK集团独有的生产体系。其设立于闵行的工厂目前总占地61000平方米。工厂坚持品质至上，先后于98年，99年取得了ISO9002,ISO14001的国际认证，又在2000年底取得了OHSAS18001的国际认证。其次，公司的物流中心位于外高桥保税区，占地3600平方米，已成为上海YKK与国内外企业进行国际贸易与转口贸易的窗口。上海YKK拥有完善的销售网络，以及朝气蓬勃的销售队伍，其营业所位于浦东陆家嘴金融贸易区，并在全国范围内设有12个办事处，为客户提供了最便捷的购买渠道与最优质的服务。 作为一家拥有先进管理理念的跨国企业，YKK已经建立了一套比较规范的人力资源管理方法。但是随着公司规模的不断发展和扩大，YKK逐渐意识到，仅靠原有的管理方法已经不足以应对千变万化的实际情况。人力资源部门面对大量的信息，无法有效的将其中所需的重要信息提取出来，并作出 相应的判断和处理。管理者的决策只能依靠报表数据，在浪费大量的人力物力同时无法作到实时监控，难以保证数据的准确性。 为此，YKK非常需要一套具有先进的管理思想又适应其管理模式的人力资源管理系统，来统一规划企业内部的人力资源管理，实现资源的有效共享和内部员工的顺畅沟通。YKK在人力资源管理系统选型时提出了以下具体要求： —优化业务流程、缩短事务处理周期 —及时更新数据库，简化和精确薪资计算 —完善考勤系统，提高工作效率 —提供清晰的数据分析统计，简化预算等复杂性操作 —利用严密的权限控制以保证薪资及人员资料的保密性 基于上海YKK的信息化目标和需求，泛微提出了一套基于组织和角色的协同HRM解决方案，通过一个协同工作平台电子化、规范化YKK人力资源部门的业务流程，员工数据结构化，完全简化了对员工数据的维护和处理。同时提供强大的报表功能，可以使企业从多角度对人力资源进行分析。其主要功能如下： 1） 基于组织和角色的人力资源管理 泛微协同HRM解决方案是基于对用户的组织、职务及其角色定位而建立的人力资源管理系统。可以根据企业实际状况定义企业的组织结构，相应的，用户在这个组织结构中都有自己的准确定位，包括所属部门、职务、安全级别、工作级别等。另外，系统内置了一百多种权限定义，在此基础上，企业可以设置无限的权限组合以形成特定的人员角色定义，并将此角色分配给相应的员工。 2） 结构化存储人力资源数据 泛微协同HRM解决方案提供了全套的人力资源数据结构，包括：个人基本信息、系统登录信息、办公信息、家庭信息、工作信息、组织信息、帐户信息、教育和培训信息、薪酬福利、考勤、角色和级别信息等，对各种结构化和非结构化的员工资料进行统一、明晰、高效的管理。 3） 考勤管理 泛微协同HRM解决方案可以对员工的出勤情况进行统计。通过与e-Workflow的结合，可以自动根据员工的相关请求计算员工的缺勤、休假、加班，并自动根据设定的薪酬计算方法对员工的工资进行调整。 4） 薪酬管理 通过与e-Financials的集成，根据员工的职务、技能和绩效定义相应的薪酬，并且可根据员工的职务变动、出勤情况进行调整。 5） 成本管理 泛微协同HRM解决方案可以定义一个员工对应某个或某几个成本中心，通过与泛微财务管理e-Financials的结合，个人预算和开支情况都将对应这些成本中心进行多角度的成本核算。 6） 个人工作安排 使得员工非常容易地对自己的工作进行统筹安排，通过e-HRM与e-Workflow和e-Project的集成，员工可以管理自己的会议安排、个人工作计划和项目安排，在一张日程表上员工的所有工作安排一目了然，并且还可以方便地获得这些工作安排的最具体的细节。 7） 在线工作查看 对于上司来说，只需轻点鼠标就可以查看下属的所有工作和个人相关情况，例如对于销售经理，他只需要从一个信息的归集页面便可以看到他下属的销售人员负责的客户情况、目前正在处理的工作、待审批的合同和方案书、负责的项目情况、预算和开支等，从而帮助经理迅速作出相应的措施，再也不必电话跟踪或亲临现场。 8） 工作委派 通过泛微协同HRM可以非常方便地对工作进行委派。例如由于特殊原因而不再负责某个或某几个客户的跟踪事务，可以选择将这些客户工作转移到被委派的人员那里。同样也可以进行项目工作的委派。工作委派使事务移交过程变得极为便捷，e-cology保证事务在移交过程中所有相关数据的完整性和正确性。 9） 招聘管理 提供在线招聘信息的编辑、发布和查询功能。向应聘人员提供空缺职位的详细信息并支持应聘简历的在线发送。e-HRM维护一个动态的人力资源库，企业可以对应聘人员进行比较并发送邮件。与e-Document的集成可以为这些邮件定义统一的版式。 10）分析报告 泛微协同HRM可以让管理层从组织图表的层面对人力资源相关数据进行宏观面上的查看和分析，包括人员的角色、安全级别、工作级别、年龄、工作类型等；提供对员工的考勤、财务、工作情况、培训情况、业务表现等方面的统计报告，支持企业对员工进行考核考评及事业规划。 11）事务处理 所有相关人力资源的事务，如请假、升职、招聘、出差、借款、工作报告、个人计划安排等都可以在系统中进行定义。通过泛微协同HRM的工作流程管理，可完成对这些事务的处理并自动更新相关的数据库。 整个项目分为三个阶段进行实施：前期准备、实施与培训、跟踪测试。 第一阶段：前期准备 为了更好的实施，泛微项目小组与YKK相关人员进行了充分的交流和沟通，确定了明确的时间表以及每个阶段的实施目标和各项目成员的主要任务。同时完善了YKK原有的数据库系统，并就系统的平台支持等问题进行了良好的沟通和准备。 第二阶段：实施与培训 泛微通过对YKK业务流程的分析，统一进行了系统设置，制订了统一的人力资源管理流程，人事方面包括新员工入职、转正、续签、调动、离职等，功能方面包括组织结构、培训管理、招聘管理、合同管理、考勤管理等。 随着实施的深入，泛微项目成员着重对功能的使用、系统的设置以及模块的连接等进行了用户培训，并为终端用户提供了规范的操作和使用手册。 第三阶段：跟踪测试 在项目实施后期的跟踪测试阶段，泛微项目小组对系统的所有设置进行了测试，以观察是否和如期的目标一致。技术顾问现场观察，通过电话、Email、传真咨询，以及远程系统登陆，解决各种各样的问题。经过终端用户对系统的各项功能细致测试，一方面操作者熟练了系统应用操作，另一方面也及时解决了存在的许多细小的设置、应用等问题。 通过实施协同HRM解决方案， YKK搭建了一个协同统一，不受地域限制的人力资源管理平台，电子化工作流程使得人力资源部门的业务运作更加有序高效，大大提高了其事务处理的工作效率和质量，有效的加强了YKK的财务监控制及预算管理，公司的领导层可实时了解员工的工作状态，有效数据的及时展现可帮助管理层作出正确的决策分析。解决了YKK所面临的突出的管理问题。(end)

文章内容仅供参考 (投稿) (如果您是本文作者，请点击此处) (12/10/2004)