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信息编码管理体系的建设和实施应用指导 |
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作者：彭旭 蒋中刚 |
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信息编码是人们统一认识、统一观点和交换信息的一种技术手段，是企业信息化的基础，编码的优劣直接影响到整个信息系统的运行效率。信息编码涉及的范围和内容较多，企业编码规则管理体系主要包括与产品相关的编码、与管理活动相关的编码、与组织和部门相关的编码及与生产经营资源相关的编码等内容。本文在分析企业统一信息编码管理体系建设必要性的基础上，从企业信息化建设总体规划角度出发，根据制造业的实际需要，为企业各类信息分类编码提供分类指导方法，最大限度地消除对信息命名、描述、分类和编码的不一致造成的混乱、误解等现象。重点对信息编码规划、编码规则体系的制定、编码集成和信息编码实施等方面进行了介绍。通过信息编码管理体系的建设和实施，保证信息编码的可靠性、规范性和标准性，为信息集成应用与信息资源共享提供良好基础，最终为企业建立面向产品全生命周期的信息编码管理体系提供应用基础。
一、统一信息编码建设的必要性分析
随着信息技术的飞速发展，数据已成为企业中很重要的资源，计算机技术是信息技术的重要支撑。随着计算机应用技术在企业的日益普及，企业的数据量在急剧膨胀，管好用好数据是企业发展的关键。在享受信息技术为企业带来好处的同时，信息编码在企业信息建设中显得越来越重要，而实施CAD、CAPP、PDM和ERP等信息系统，首当其冲的问题就是信息编码。许多企业在信息化建设过程中忽略了信息编码的基础建设工作，影响了整个信息系统的运行质量，所以，建立统一信息编码管理体系对企业整个信息化建设具有非常重要的意义。
1）编码无处不在，编码是企业信息化建设的基础，也是最重要的信息化工作之一。企业编码涉及的范围和内容多，编码规则体系包括与产品相关的编码、与管理活动相关的编码、与组织和部门相关的编码和与生产经营资源相关的编码等内容。对对象进行信息编码便于信息的识别和区别、方便信息的使用和管理，因此，信息化建设需要把产品设计、生产、经营管理、质量管理和销售等诸多过程活动的全部信息对象统一纳入编码管理范畴内。
2）编码系统不是一个孤立的系统，按照企业整个信息化建设规划建立统一编码管理体系非常必要。信息编码要从系统的整体出发，根据各分系统的功能，以各业务单元产品设计、生产、经营管理、质量管理和销售等诸多过程活动的全部信息为对象，对所涉及的主要信息进行予以定义、命名，确定内容、范围和表示方法等，从而实现信息的统一分类编码，在一定范围内建立管理上共同认可的统一语言、统一标识。
3）信息编码有利于信息的规范化和标准化，消除对信息描述不一致带来的混乱。规范基础数据，实现资源共享和信息集成，使事物的名称和编码含义统一化、规范化，并确立编码和信息之间的一一对应关系，从而保证对信息表述的唯一性、可靠性和可比性。
4）信息编码逐步发展到了集团企业的需要。集团型企业业务复杂、用户众多、企业异地分布、具有众多分子公司且有各自私有数据管理要求和响应速度要求快等需求。建立满足大规模定制生产要求的集团信息编码管理体系对集团企业编码管理非常重要，有利于信息的交流以及信息的集成和共享，且为PDM、CAPP、ERP、CRM和SCM等业务系统的规范化应用、标准化运行创造有利条件。
二、企业信息编码建设主要内容
1.信息编码分类指导原则
信息编码是信息收集、加工，进行数据分析、确立数据模型的过程。信息编码分类原则需结合企业编码实际需求和信息建设的需要，还需深入了解企业现有信息编码应用现状以及未来信息化的建设趋势。为更好的管理物资编码，必须制定合理、科学的物资编码管理体系，信息编码分类需遵循的主要原则如下。
1）唯一性原则。必须保证一个编码对象仅赋予一个编码，一个编码只反映一个编码对象，即一物一码原则。如果两种不同的业务对象的编码一样，系统可能会将两个不同业务对象的信息资料混在一起，容易造成信息混乱，失去应有的管理价值。
2）标准化原则。编码尽可能采用已颁布的国际、国内有关标准，统一编码形式，对没有国标或行标的，可根据企业标准进行信息编码，但必须与相关的国标和行标兼容。
3）简短性原则。以服从全局、注意实用，在考虑发展扩充的前提下尽量压缩编码位数，以减少差错率、节省存储空间、数据处理和传送时间。
4）分类性原则。根据不同行业、不同企业实际情况，对系统的编码进行分类整理，以企业产品设计、生产制造、经营管理、质量管理等企业内的全部相关信息为分类编码对象，根据相互依存、相互制约和相互补充的内在联系，建立信息分类编码体系结构。
5）柔性原则。编码系统在描述不同类别事物时，在编码位数和码位顺序上要具有弹性，各码段与信息特征之间形成内在的逻辑对应。
6）稳定性原则。编码不宜频繁变动，编码时要考虑其变化的可能性，尽可能保持编码系统的相对稳定。
7）可扩展性原则。编码要考虑可扩展性，防止因数据扩充而重构编码结构。
8）识别性原则。编码应尽可能反映编码对象的特点，以助于记忆并便于人们了解和使用。
2.信息编码分类管理体系内容
信息编码分类管理体系是指在企业信息化范围内，将企业现有的以及应有的信息编码标准科学地分类，按各信息编码标准的内在联系所形成的有机整体。企业产品生命周期所涉及到的相关资源信息主要由与产品相关的编码、与人和组织有关的编码、与管理活动相关的编码及与生产经营资源相关的编码组成，企业信息编码分类管理体系主要内容如表1所示。在进行信息编码分类过程中，需要考虑企业自身情况，确定编码管理体系大的分类范围，形成分类标准管理体系。建立企业信息编码分类体系对于科学、有效地对大规模定制生产企业信息系统所涉及到的信息进行开发、管理和应用，科学、完整、有序地构成信息编码分类标准以及保证企业信息化的顺利实施具有重要的意义。通过信息编码体系的分类管理，将为各类业务对象提供编码规则管理服务，实现编码规则的统一管理，保证编码的唯一和准确性。表1 信息编码分类体系主要内容
 3.信息编码分类规则制定方法
制造企业产品信息的管理经历了从手工管理到逐渐进行计算机管理的过程。在这个过程中，生产模式也从品种少、批量大的逐渐发展到了品种多样、小批量的生产形态。所以，不同行业和不同企业，在这个过程之中，对产品信息的描述和表达采取的信息编码方式也不一样，需要结合行业和企业产品特点来制定信息编码规则。随着当前市场竞争、生产发展的趋势，成组技术、大批量定制技术的出现与完善，信息编码逐步采取分类编码方法。对产品及其零部件、标准件、外购件和加工设备等，按各自的特征、特性进行分类，并按一定的规则编排成数字码或数字、字母混合码。
笔者结合企业编码实施实战经验，提出按照信息模型和编码模型相结合的信息对象分类编码方法。如图1所示，对象编码由分类码和属性码组成，以信息模型为基础，将信息模型和编码模型有机地融合在一起形成一个完整的大模型。根据信息模型的特点，将所有对象信息抽象为信息对象的属性，然后对属性进行分类。这种分类编码方法改变以往控制编码为控制属性，完成一个信息对象的属性信息的维护后，编码模型会自动生成，从而对企业的业务对象（编码和对象属性）进行合理分类管理，形成企业统一信息分类对象编码管理体系。
图1 信息对象编码规则模型构成举例
企业确定了编码分类体系管理内容后，需按照分类编码方法制定科学、有效的信息分类编码规则，然后选择专业的企业级编码管理系统固化编码标准体系。通过编码系统提供的柔性编码定义工具，把制定好的编码管理体系统一定义到编码系统中进行自动管理。如：把图1中的编码规则在编码系统中定义，编码系统中定义的信息对象编码规则模型如图2所示。
图2 信息对象编码规则组成和生成界面
4.编码应用流程管理
在集团型企业或企业内部范围内推广实施统一信息编码目的是为了提升信息资源标准化水平，加强系统数据交互、信息汇总能力，进而改善各业务单元间业务沟通机制、提升企业管控能力。为提高统一编码体系运营管理效率，对于编码应用应考虑两个方面，首先要制定编码申请和使用规范，对组织内人员工作进行规范。在信息编码应用前期，与产品有关的重要件编码，可以采取使用者提出申请，专人负责信息对象的编码工作，与管理活动有关的编码，直接把编码生成的权限授予具体使用人员。待使用者熟悉信息编码管理体系后，可以考虑把相应的信息对象编码权限下放给编码申请者；其次，要设计具体的管理流程，对一些关键件编码的增加进行流程控制，对运行管理过程中的前后业务衔接关系进行优化，以提高业务协同效率。图3为编码应用流程简图举例，通过对新增对象编码进行流程控制，提高新增对象编码管理水平，减少成本，提升材料的可利用率。
图3 编码应用流程管理简图
5.信息资源库和选用过程管理
编码管理系统为业务对象进行编码工作后，生成对象的相应信息（如编码、名称、规格、材质和单重等），系统提供注册机制，对产品数据信息资源进行规划和构建，建立企业级统一知识资源（零部件库、标准件库、外购件库、材料库、毛坯库、半成品库、设备工装库、文档库和员工编码库等）管理体系。通过建立统一知识资源管理体系，实现资源的标准和规范管理，为资源的选用提供支持，提高数据的复用和工作效率。
建立信息资源库后，还需对信息资源的选用过程进行规范管理。图4为信息资源的使用过程流程图，在客户端使用界面通过工程资源客户端查询相关资源，如在CAD前端绘制图纸、变形设计都可以查询并选用资源。如果有符合要求的资源，则通过点选或拖入的方式选用资源库中的数据；如果没有符合要求的资源，可以通过前面介绍的方式进行新增件编码的申请工作。
图4 信息资源选用流程简图
6.编码系统与其他信息系统的有效集成
通过信息编码管理体系的建设和实施，最终是要实现信息资源共享与信息集成应用。要管理企业中涵盖全局的信息对象编码，企业信息编码管理系统必须具有很好的开放性，对集成的支持要足够有力。信息编码管理系统在很大程度上是为其它的应用系统提供与产品信息编码有关的功能和服务，在这一点上，集成包装的模式是其进行集成时的合适选择。另一方面，产品信息编码涉及到企业生产的全局，因此产品信息编码管理的服务也要应用在各种各样的应用系统中去。如图5所示，以信息编码管理系统为核心，建立企业统一编码管理中心，通过丰富的接口实现信息编码管理系统与CAD、PDM、CAPP、ERP、SCM和CRM等信息系统的集成，实现企业统一编码管理体系的应用。
图5 编码系统与其他信息系统集成框架图
三、信息编码管理实施规划
信息编码管理体系的建设须结合企业自身特点，选择一个好的编码管理系统，采取科学有效的实施方法才能确保信息编码在企业的成功实施和应用。
1）组建优势的实施团队，明确信息编码组织架构、岗位职责，并规范工作流程与制定实施管理制度及项目激励机制。通过前面信息编码体系建设的意义可知，信息编码是整个企业信息化建设基础，所以，采取科学、有效的信息编码实施方法，组建优秀编码实施团队、明确各岗位工作职责，规范实施工作流程，合理必要的项目激励机制等，这些都是编码实施成功的有效保障。
2）做好数据规范工作，制定合理的编码规则体系。需根据企业的实际需求和行业编码标准和特点，并结合现有系统数据资源构成，对基础数据进行标准和规范。此外，需要明确编码与企业现有信息系统之间的关系，确定信息编码之间的关联关系。在数据规范的基础上，制定各大类信息编码规则。
3）重点实施与产品相关的编码，确保产品相关编码应用的需要。与产品相关的编码主要包括：产品编码、零部件编码、外购件编码、国标件编码、金属材料编码、非金属材料、半成品编码和毛坯编码等。这些编码是整个企业信息编码的重点。
4）全面构建编码管理系统，真正落实信息编码方案，逐步完善信息编码管理体系。在具体的编码实现过程中，由于涉及的种类比较多，基础编码的准备工作量比较大，实际的编制过程也需要投入大量的人力物力。其次，信息编码系统实施和其他管理系统一样，很难一次建设和实施成功一个完善的系统，信息编码建设也是一个逐步完善的过程，需要逐步完善和不断优化。
5）选择一个好的编码系统。信息编码的建设需要一个好的编码系统来支撑，在统一规划的基础上，需要建立统一编码管理体系。选择编码系统需要考虑将来集团企业应用的需要，对于编码系统只是PDM系统或别的系统中的一个功能模块，需要考虑其是否可以支持企业整个信息化系统编码使用的需要，还需要考虑集团性使用的需要。
四、结束语
信息编码是企业信息化建设的最基础工作，为了有效地管理企业业务对象信息编码，适应激烈的市场竞争，制造企业内各种应用系统要求对产品信息进行统一标识。唯一、无二义的信息编码是对产品信息进行标识、流通和存储等管理的手段，因此，建立并不断完善信息编码管理体系是制造企业实施信息化的重要组成部分。本文为企业实施信息编码管理体系提供了编码体系建设和实施的方法，在合理规划和分步实施的指导原则下，借助一套好的编码管理系统不仅有利于企业信息编码管理体系的建立、实施和执行，而且对实现企业内部业务对象信息编码标准化和规范化的管理，实现大规模定制下的配置管理，实现集团型企业编码管理和应用需要等诸多方面，都有良好的辅助作用。因此，构建面向产品全生命周期的信息编码管理体系对企业整个信息化系统的高效运行具有非常重要的意义。(end)
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| 文章内容仅供参考
(投稿)
(10/20/2009) |
| 作者简介： |
彭旭，男，中国北京
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