补充库存和库存盘点简析

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欢迎访问e展厅 展厅 3 管理咨询与服务展厅 企业文化, 战略管理, 生产管理/工业工程, 营销管理, 知识管理, ... 补充库存的方法 除了物料需求计划(MRP)外，还有一些常用的库存补充方法，这里着重介绍定货点法和两箱法。 1 定货点法 定货点法是一种补充库存的计划模式，始于20世纪30年代初期，它是一种使库存量不得低于安全库存的库存补充方法。 人们习惯于把定货点法作为MRP问世之前的定货方法，使人会误认为定货点法已经被MRP所替代，已经过时。其实定货点法在一些均衡消耗的场合，仍然被普遍采用ERP系统依然提供这种方法，如图18．4所示。图中最左侧的三角图形，说明物料逐渐消耗，库存逐渐减少，当库存量降到某个时刻，剩余的库存量可供消耗的时间刚好等于定货所需要的时间(定货提前期)，就要下达定单(定单的含义包括加工单和采购单两方面)来补充库存，这个时刻的库存量称为定货点。在均衡消耗的情况下，定货点法采用的批量规则是固定批量。 在稳定消费的情况下，定货点是一个固定值。但是，当消费加快时，如果保持定货点不变，就会消耗安全库存。为了保持一定的安全库存，就必须增加定货量来补充消耗了的安全库存。如果不增加定货量，又不消耗安全库存，就必须提高定货点，这样，定货点就不再是一个固定值。因此，对需求量随时间变化的物料，由于定货点会随消费速度的快慢而升降，无法设定一个固定的定货点，就要用MRP来处理。所以说，定货点法只适用于稳定消耗的情况，如在超市货架上销售的某些日用消费品。 但是由于价格调整、促销、节假日、食品安全、客户购买行为的改变等原因，即使是超市的商品，也会有不规则的波动，这时，应采用与电子收款机(POS)信息集成的技术，采用CPFR(协同计划-预测-补库)模式，取代定货点法。 2 两箱法 如果在定货点法的基础上，设定定货量等于安全库存量，就是一种“两箱法(twobin system)”的补充库存模式，可以说，两箱法是定货点法的一种变型。所谓“箱”就是一个容器；当一个容器内的物料用完了，就去补充，此时使用另一个容器内的物料，两个容器交替使用。两箱法通常用于价值低，供应提前期短的物料，如紧固件。如图18．5所示。 一些装配车间往往有一种专用料架，同样的物料(如螺钉、螺母、垫圈、开口销之类的紧固件)放置在两个料斗里，一个用完了，就到仓库去补充，用另一个料斗里的物料。仓库里同样是两个料箱，再交替采购补充。 库存盘点 1 物料的ABC分类 MRP运用物料的ABC分类法，也就是帕拉图原理(Pareto Principle)中的“20-80'’现象来区别处理不同物料的盘点。就是说，大多数企业中，占品种约20％的物料其总值约占全厂库存物料总值的80％，而占品种约80％的物料，其总值只约占全厂库存物料总值的20％。如图18．6所示。 帕拉图(Vilfredo Pareto)是意大利社会经济学家，他发现的“20-80现象”最初是指社会财富的80％集中在20％人口手中，而80％人口只拥有社会财富的20％。企业管理应用帕拉图原理，把管理的重点放在数量虽少但影响面大的事件上去。例如，通过ABC分类，只要对20％的物料进行盘点，就可以使80％的财务账目避免重大差错。ABC分类不仅用在库存盘点上，在处理任何问题上都可以使用，诸如少数几个零件使整个产品交货脱期；少数几种原因造成频繁出现的设备故障；少数几个质量指标不妥造成大量返修等管理问题，都可以用帕拉图原理来处理，它是一种“重点管理法”。 ABC分类除物料管理部门要参考外，其他管理部门在应用重点管理法时也需要参考。如设计部门重点做A类零部件的价值分析：财会部门重点控制A类物料的成本等。对A类物料还要经常核查它的需求情况，控制定货批量和安全库存，研究减少其提前期的措施。因此，在物料清单上单独列出ABC分类栏目。 只要设定好品种数和价值各项百分数，一般B2B软件都有自动划分物料ABC分类的功能，这是一种最常用的划分原则。但是有时还要考虑一些其他的因素，如单价、获得该物料的提前期长短和难易程度、发生短缺带来的损失等，因此，有时还必须可以进行必要的人工调整。 应当看到，在不同时期，企业物料的ABC分类，由于数量或价值的变化，分类也会变化，需要注意维护。ABC分类对确定物料的批量也有参考意义，例如，价值很低的物料，必要时甚至可以一次投料完成半年或全年的计划用量。有些价值较低的紧固件，在进行优选分析减少规格品种和增加通用性以后，往往直接发往使用的车间现场，不一定要挂在物料清单上，也不一定要经过MRP运算，以减轻系统的工作。这样的库存称为作业现场库存(floorstock或bulkitem)，往往采用“两箱法”补充库存。 2 循环盘点 库存信息是运行MRP的3项基本输入之一，准确性非常重要。为保证库存信息的准确，要进行库存盘点。 为了使盘点不要影响生产，并能随时发现差错，加强库存管理人员的责任，在MRP系统中，除了通常采用的期末盘点方法以外，还可以采用循环盘点(cyclecounting)方法。循环盘点区别对待A、B、C不同类型的物料，规定不同的盘点间隔期和允许的盘点误差，进行轮番盘点。循环盘点的好处是可以在不中断生产的情况下进行盘点。为了保证盘点准确，定置管理是一个先决条件，仓库、货位、批号、容器或托盘同物料的关系都必须明确定义。循环盘点也可以称作轮番盘点或周期盘点。 表18．3说明了A、B、C物料的划分和盘点要求。表中的数字只是举例，企业应当有自己的规定。 库存盘点时不仅要核对物料数量的准确性，而且要检查物料的有效性。物料管理不能脱离计划管理单独进行。如果库存物料不是计划需要的，那么，即使物料的账、物、卡再准，也没有必要储存。一般工作流软件在物料主文件中可设定最长存储天数，如果在这个天数内，某个物料从未发生任何库存事务(出入库等)，系统会发出警告。 循环盘点发现差错，在修订数据之前需要有一个核实的步骤。例如，由于库存事务没有做到实时处理，或由于登录疏忽造成数据不符等。此时，应补做库存事务，由系统自动更正数据，而不要用人工直接修订数据。这种先核实再修订的方法，通常称为二步法。 循环盘点只是库存盘点的一种方法，它的精神一是要减少盘点对正常生产的影响，二是根据物料的价值，有区别地对待盘点要求。但是，盘点仅仅是一种事后处理方法，只能发现问题，纠正错误。从某种意义上讲，它是一件既繁琐又烦人的工作，是一种人力上的浪费。重要的是通过循环盘点，找出产生差错的原因，改善和健全库存管理制度，严格遵循工作规程，避免出现误差。否则表18．3中盘点的间隔期即使再短些，也无济于改善库存记录的准确性。 有的企业发现，出现差错的几率往往发生在进行出入库事务的时刻，或是收发料数量点错，或是登录记错。而那些不去动用的物料，就很少出错。于是做出规定，各类物料每发生若干次出入库作业(比如说B类物料50次，C类物料100次)就进行一次盘点，由系统自动统计出入库事务处理次数，而不采用循环盘点的方法。这种同出现差错几率联系起来的盘点方法，值得ERP软件开发人员借鉴。在确定处理(除出入库外，也包括反冲之类的库存记录事务处理)次数时，可以做一些统计，列出差错几率同事务处理的关系，把差错几率大于ABC分类设定的允许值时的处理次数，作为盘点的间隔标准。实质上这是一种“基于作业管理”思想指导下的管理方法。 除上面这个例子外，还有各种讨论盘点时间的设想，如：每当下定单前或库存接近于零(或一个最小的存储量)时等等各种方案。任何方法的最终目的，都是为了保证运算MRP时有准确的输入数据。 3 维护库存信息的准确性 库存信息是运行MRP的3项主要输入数据之一，必须保证其准确性。通常的做法如下。 (1)培训和教育有关的管理人员，明确库存记录准确的必要性，知道如何做才能保证库存数据的准确性。 (2)建立责任制，有严肃的工作准则与工作规程，每项库存事务都必须在规定时间录入零售系统。 (3)管好库存事务处理的历史档案。 (4)库区布置得当，库存设施便于存储清点，管理严密。人、物出入库有严格的规定和制度。 (5)有条件的库房，要尽量采用条形码和自动识别设施，在线自动记录出入库数量。 (6)定期评议、审查，公布各责任人员负责库区的库存数据准确率，奖罚分明。 保证库存信息准确，物料管理部门有责任维护，设计、计划、成本部门也要注意维护。设计部门要维护好物料清单，计划部门要维护物料需求量，成本部门要维护物料的标准成本，这些都同库存信息准确性有直接关系。在一个集成电子商务系统中，库存管理不是孤立的作业。 仓库与货位 所有库存信息都会联系到物料存储的仓库与货位，仓库和货位是运行MRP的重要基础数据，若定义不清，将无法实施库存管理。如图12．1所示。 定义仓库与货位是企业定置管理的重要内容。所有仓库必须有专人负责、严密保管，有整洁的通道和区域划分，方便存取。仓库应当有严格的管理和登记制度，未经批准不得随意出入。 在ERP系统中，仓库和货位不仅有物理性的，即有实际的厂房建筑，也有逻辑性的，如对运输途中的物料(包括管道输送的流体)可定义为存放在逻辑的“在途仓库”中，并与会计科目的“在途材料”相对应。根据需要，也可以把车间作为一个“逻辑仓库”来处理存放在车间的物料。一个逻辑仓库也可以代表多个物理库。所有企业库存事务涉及的仓库，包括厂内外、租用和销售网点的库房，都应纳入系统，明确定义。所有物理性或逻辑性的仓库都必须编码，一般仓库代码为2位字符型，可以满足200多个仓库的编码要求。 仓库内的每个货区(如地面)、货架、货柜等都可作为货位对待。对立体仓库的货位可以用长、宽、高3个方向的坐标来编码(6位字符型)。国内有不少企业习惯于用存放的物料作为货位的标识，由于存放物是会不断变化的，因此，不要用变动的状态作为编码的依据，物料名称只能作为一种补充标识，而不能作为代码。这个道理就像住宅的门牌号不能用住户姓名来标识一样，住户会搬家，但是门牌号不会变。国内相当多企业还没有按这个要求来管理。 仓库和货位在系统中的作用是： (1)说明物料存在的位置，数量、状态(如是否可以用于需求计算)、与资金占用。 (2)说明在制品库存与工序之间的关系。 (3)跟踪物料(如批号跟踪)。 (4)确定领料、提货的顺序(特别是先进先出的场合)。 (5)必要时可同会计科目对应。 一种物料可能存储于多个仓库或货位。例如，一个物料号有多种性能允差时(如尺寸、电工参数)，可按公差范围分别存放和发料。又如，同一种成品经常需要在几个地区的仓库中存储。有时，不同的物料还会存放在同一货位中，一个货位有多个料箱。 有的行业在货位之下还需要设置“料箱”或“储罐”等更细一级的存储单位，需要按照先进先出的原则来存储和发放物料，软件设计要能够满足不同的要求。 在计算机管理模式下，传统定置管理的概念，不须局限于某个货位对应某种物料，只要在系统记录上说明物料和存储位置的对应关系，只要存储空间能够满足，就可以随机存放。这将大大提高仓储空间的利用率，减少对仓库设施的投资。无论对高架、立体仓库，或地面(或托盘)存放，只要存放位置有正确的编码，都可以这样处理。但是，只有保证仓库的通道有足够的宽度和回旋余地，便于搬运作业，才能做到随机存取。(end)

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