让OA成为优化流程的关键字

作者：神州数码ERP

欢迎访问e展厅 展厅 2 OA办公自动化展厅 协同办公软件, 打印机, 投影机, 电子白板, 视频会议, ... 近20年，中国电信行业的发展速度令人惊叹。从无到有、从小到大，与20年前相比，我国电信行业的规模、技术层次和服务水平都发生了质的飞跃，电信行业也从当初制约经济建设的瓶颈一跃成为国民经济的基础产业和先导产业，为国家经济建设和社会发展提供了有力支撑。 然而任何一个行业经过粗放式的发展过后都会面临着行业饱和、竞争激烈的尴尬。在这种情况下如何通过调整企业自身的管理水平、优化流程等手段来提高企业的竞争力成了众多电信企业必须考虑的问题。大唐电信科技股份有限公司就是其中之一。 大唐电信是一家主要从事微电子、软件、通信接入、通信终端、通信应用与服务等领域的产品开发与销售的信息产业高科技骨干企业，目前它已形成以智能卡与SoC芯片为核心技术的芯片产业、以运营支撑系统为核心技术的软件产业、以新一代通信接入及其相关业务为核心的通信设备产业、具有一流设计技术和团队的通信终端产业、与微电子、软件、通信终端协调发展的通信应用和服务产业。在我们所使用的第二代居民身份证中，有60%的芯片都产自于大唐。“只有你们想不到的，没有大唐做不到的。”大唐电信的一位工作人员自信地说。 这种自信不仅来自于雄厚的技术能力，作为电信行业中的佼佼者，大唐电信不断追求自身的进步与发展，在他们的发展过程中，也曾经在管理方面遇到过一些难题，但是大唐电信善于发现问题并解决问题，通过引入先进的IT系统，大唐最终实现了自我的超越。 事项繁杂需要OA 作为一家仅总部就有数百人、同时还拥有多家分公司的企业，其管理事项之繁、人事层级之多是可以想象的。据大唐的工作人员介绍，在公司没有引入OA系统之前，企业的领导已经十分重视管理，对公司的财务制度、人力资源管理等方面都制定了严格的制度。然而由于当时没有良好的工具来辅助进行管理，这种严格的制度却造成了一些麻烦。 2005年以前，大唐已经有了自己的邮件系统，但是这显然是不够的，当时的人事、财务、资产的各方面的管理主要还是在纸面上流转。这就造成了这么一种局面，一个员工如果要报销一些费用，必须找不同部门的领导签字，涉及的金额如果比较大，那可能还要等待公司的老总签字同意，如果一切顺利的话，每个结账日财务部门的同事就会收到厚厚一打的报销单子需要一一核对；万一这期间再碰上某个部门的领导不在工位，又或者公司的老总出差，这且不说要员工们多跑几趟腿，甚至还有可能会耽误财务的同事结算。而公司的老总更是每次回到自己的办公桌前时，都不得不花上大量的时间来签批各种单据、文件。 这样的问题不仅令员工们头疼，更让大唐的老总感到了工作效率受到了很大的影响，因此大唐的老总曹斌正式发下话来，要求IT部门的同事尽快为公司选择一套符合公司的工作流程、功能全面、易于应用的OA系统。为了表示他上这套系统的决心，他甚至还说以后凡是需要经过他审批的单据和文件一律都必须通过OA系统，他不再签任何纸质文件。 有了这样的要求，大唐的IT人员积极地开始考察当时市面上口碑比较好的几家IT公司，同时进行了招标。最终凭借成熟的OA系统和出色的整合与服务能力，神州数码脱颖而出，成为了大唐的合作伙伴。 用OA带动流程改革 作为一家有着众多成熟应用案例的IT公司，神州数码的OA系统正是在流程化管理以及整合应用方面颇有擅长。 我们常常说信息化不仅是一种工具，更体现的是一种先进的管理思想，这一点在神州数码通过OA系统帮助大唐改进其财务管理方式上就有所体现。 神州数码的项目负责人介绍说：“我们在项目实施过程中是这样设计的：财务部门就是做最基本的核查票据真实性的工作，而数据的准确性工作由电脑来做，领导只是从业务的角度进行总体管理。所以，原来大唐是大领导要负责签每一张单据，这其实并不十分必要，通过系统的优化后，现在大唐的员工根据自己所要处理的金额的多少分别找不同级别的领导去报销，不仅体现了财务制度的严格，也把工作量分解，减轻了领导的压力。” 而得益的不仅是公司的领导，通过系统，大唐的员工们也明显感觉到领导的审批速度大大加快了。大唐的一位工作人员说：“以前做报销，要找自己的领导签字、找公司的大老板签字、找财务部门的经理签字，光是为了凑齐这三份签名有时候就要来回跑几趟，现在通过系统提交报销申请，领导们通过系统直接审批，我就不用再占用工作时间来回跑腿了。” 系统实施所带来的效率上的提高也是显而易见的，大唐采用的是打卡方式，在人力资源管理部门，以往每个月都要做每个员工的非正常情况的考勤统计，还要统计员工的请假等再提交给财务部门以供他们计算员工的薪水。而这几项现在也都整合在了OA系统中，人力资源部门的工作人员通过系统可以查看并统计每个员工每个月的考勤情况、请假情况，然后再直接提交给财务的同事，省却很多手工统计的时间。 同时不同部门间的业务整合也通过这套系统得以体现，以合同管理为例，以前的合同都是纸质的方式，合同的管理首先是一个问题，另外不同的部门，比如财务部、销售部、商务部的同事如果需要查询这份合同，都必须去查询同样一份文件，很不方便。现在通过OA，销售人员只要签了销售合同，就可以直接把信息报给财务部门和商务管理部门。而这两个部门的同事则可以随时跟踪该项目的财务收支进展。 这样，看似简单的功能模块，把就三个部门的人联系在一起，原来孤立的管理模块也通过系统整合在一起，这正体现了协同办公、系统整合的OA思想，也是神码的OA系统为用户带来的最大的益处。 有了大唐总部的深入应用，口口相传，这种效率上的提高马上吸引了大唐下属的几家公司都来考察并纷纷引用，目前这套系统在大唐总部和4个事业部的都有了很好的应用。 系统间整合与拓展灵活方便 有了比较好的应用之后，大唐电信期待把系统应用地更好。其实在上神码OA系统之前，大唐曾经试探性地购买过另外一家企业的OA系统，但是由于当时正值年底，公司的业务流程有了很大变化，这套系统由于灵活性太差被弃用。而神码OA系统正好在这方面再一次体现了它的长处，神码为大唐电信开发了一个流程引擎，这个流程引擎的特点就是易于操作且方便灵活，这样在公司遇到比较大的业务调整时，相关部门的同事可以自行根据需要对系统进行一些“改造”，让它更符合自己的要求。 另外，随着业务的增长，大唐电信也正在着手进行SAP的ERP系统的全面上线，神码的IT部门的员工说：“ERP系统上线以后，我们还会把现在的OA系统与ERP系统进行整合，通过OA系统有效的管理ERP系统相关数据和信息的进出，相信到时候这套OA系统能够发挥出更大的作用。”(end)

文章内容仅供参考 (投稿) (6/24/2009)