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阳光雨露成功应用神州数码协作管理系统 |
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作者：DCMS |
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阳光雨露，一个听起来就让人感觉到生机的名字，如同它的主营业务一样，让客户体验到了什么是及时和价值，而这一切都建立在完备的IT管控系统和高效的优质服务上。
“阳光雨露脱胎于联想集团，有非常良好的IT基础，现在，我们基本所有的业务都有IT系统在支持。内部的OA（办公自动化）管理上，采用的是神州数码的协作管理系统，供应链管理用的也是神州数码的易桥电子商务。协作管理系统上，每年仅网上报销业务就有2万多个单据需要处理，而且分布在全国各地，如果没有借助这个系统，真不知道效率会怎样。”阳光雨露的余斌对笔者感慨地说。
阳光雨露信息技术服务（北京）有限公司 余斌
发展带来的瓶颈
阳光雨露信息技术服务（北京）有限公司是联想的全资子公司，是专注于“IT专业服务”的高科技连锁服务企业，业务范围涉及第三方授权服务，计算机软硬件维修，计算机应用系统工程和通讯系统工程的设计、安装、维修，桌面运营外包，呼叫中心服务外包等信息技术服务，员工总数逾2000人。公司总部位于北京，在北方、中南、华东、西部地区设有四大分部，在全国各地建立了57家客户服务中心站，覆盖了国内大多数一、二级城市，有一套大规模的维修配件销售和配送体系，年产值两三亿元人民币。作为信息系统运营支持领域的一家领导厂商，阳光雨露于1999年在业界率先通过了ISO9001国际质量管理体系认证，拥有国际标准的服务质量管理体系，拥有以CRM为核心，Call Center为入口的维修业务信息系统，以及业界规模最大的备件运作体系，充分保证了服务的质量和效率。2006年，阳光雨露获得CCID“中国外包最具竞争力企业”及“最具价值第三方IT服务品牌”称号。
在这些硕果背后，其实“阳光雨露原来是联想的增值服务部，但是随着业务的不断发展，人员的不断增加，原有的框架已经不能满足需求，所以就搬出来成立了新的公司。”具有服务业明显特点的阳光雨露搬出来后，迫切需要一套统一的、符合自己特点的内部OA系统，来实现企业管理中的办公无纸化、流程电子化、信息数字化，并希望让部分流程与ERP系统集成，实现业务闭环管理。最终达到降低运营成本、提高运营质量、提高运营效率的目的。
为此，阳光雨露的IT评审委员会组织了招标。经过多方评估，IT评审委员会认为神州数码协作管理系统符合自身特点，团队也非常专业，实施经验丰富，并有相当多的成功应用案例，而且神州数码集团本身也在应用这套系统，所以，最终选择了神州数码作为OA项目实施的战略合作伙伴。
基础阶段 网上报销受欢迎
阳光雨露内部OA系统的建立经历了三个阶段：流程管理、精细管理、集成管理。实现流程的电子化管理是基础，精细管理是流程电子化后的优化和升级，集成管理是整合应用的体现，最终实现IT价值的升华。
2005年，阳光雨露在开始实施OA系统。首先应用的是NOTES邮件系统，随后搭建了统一的协作管理系统平台，整合了信息中心、行政后勤管理、人力资源管理、财务管理等业务的主要流程，包含了新闻中心、信息平台、网上调查，办公用品、名片申请，人事信息、人力地图，个人借款报销、项目费用报销等10大模块。
“阳光雨露的OA推行没有遇到什么阻力，因为我们的IT基础比较好。”余斌说，“在搬出联想之后原来联想的系统和其他各种系统、及手工流程混合应用，造成了一定的混乱，两个系统并行了一段时间，最终甩掉老系统启用新的系统”。余斌告诉笔者，新系统上线后用得最多的就是网上报销、其次是人力地图和合同管理，OA系统的这三项功能极大地提高了员工的工作效率，并且电子签核明确了流程和权责，控制了风险。通过系统实现的办公无纸化，为公司节约了很多资金。现在系统一年约有2万条数据的处理量，而且这些数据分布在全国各地，有了系统，这种地域限制和数量限制就被很容易突破了。
深化应用 合同管理正当时
合同是公司明确业务相关权益的载体，合同条款的签订水平和时效直接决定了公司业务的利润水平和经营风险水平，如果没有完善的风险评估体系、明确的审批权限和高效的审批速度，将会面临机会丧失、项目赔钱等风险。阳光雨露的合同管理，在应用协作管理系统的前后有了明显的变化，可谓管理正当时。
阳光雨露的合同管理分为立项审批、报价审批、合同审批三个阶段进行管控，每个阶段都有相应权限和不同级别的审核人，从而形成一个权责对等，评估准确的管控体系。然后再与财务应收应付整合，随时查询项目的费用支付情况，形成闭环管理，有效避免了未付款而提供服务的情况发生。
余斌介绍，在没有使用神州数码协作管理系统之前，项目审批只能打电话和发邮件跟领导确认，急的时候就自己做主，造成项目管理难以控制，甚至有些单子判断不准，并不赚钱。而且项目信息没有备案，如果销售人员离职将会造成信息流失。使用协作管理系统以后，项目审批管理清晰明确，表单流程由手工操作变成电子化操作，这样领导可以随时审批，申报人员可以随时查阅项目进展。而且分布在全国各地的项目信息可以快速流通，极大地提高了效率。同时，神州数码协作管理系统设立了预警机制，项目应收应付财务信息，与财务人员关联，根据应收款的状态，进行监督，系统自动通过发邮件方式提醒催收。并且可以根据需要设定提前提醒的天数，这为相关业务人员来带来了极大的方便，不用担心漏收。
集成才是硬道理
阳光雨露是一家高科技服务型企业，信息化水平位列同行业前列。用余斌的话说，就是用了4年时间，走完了联想20年的信息化之路。目前，阳光雨露内部基本所有的业务都有相应的IT系统支撑，例如OA（协作管理系统）、HRM（人力资源管理系统）、KM（知识管理）、e-learning（在线学习平台）、e-bridge（易桥电子商务系统）、ERP（企业资源计划）等。这些系统极大地提高了各个业务的运行效率，节约了成本，成为阳光雨露核心竞争力之一。
各种系统越多，避免不了数据的交互受限。随着各种IT系统的上线，阳光雨露的信息孤岛逐渐产生。余斌说，有些系统的数据不能共享，需要登陆不同的系统，输入好几个用户名和密码，人工重复录入好几次，既浪费了时间，又容易出错。出错造成的不同系统计算出来的报表不能一致，不知道哪个更准确，而且系统越多，查找问题的原因就越复杂。
根据阳光雨露的需求，神州数码协作管理系统提供了整合解决方案，实现了人事信息与HR系统的集成；财务数据、借款报销与ERP系统的集成；E-learning、KM、常用系统链接整合。其中，效果最明显的是实现了人事系统与HR的整合，及财务审批与ORACLE的同步。人事系统的整合实现了员工入职信息与OA系统的同步，员工离职或变更与系统的同步，这种同步，节约了人力资源部门大量的手工录入工作，极大提高了效率，加强了准确性。在财务方面，实现了电子报销中供应商信息、个人借款信息、项目进度信息与ERP的同步，控制了风险，提高了准确性，减少了人工重复录入和出错的概率。
“阳光雨露上了很多系统，不会再上了，随着业务发展会有整合和优化。”余斌总结到，信息化是个持续的过程，对于中小企业来说，业务变化快，对需求满足也是面临的比较大的问题。“神州数码管理系统公司的产品和服务团队都很优秀，服务意识很强，帮我们解决了很多的难题，协作管理系统稳定性和适用性也不错。我们希望能够与神州数码长期合作，共同面对不断变化的IT需求。”可见，系统的集成和更新成了支持企业发展的重要因素，余斌的话既是肯定，也充满了期许。(end)
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(投稿)
(6/12/2009) |
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