以协同办公助力世界500强企业

作者：神州数码ERP

欢迎访问e展厅 展厅 2 OA办公自动化展厅 协同办公软件, 打印机, 投影机, 电子白板, 视频会议, ... 评价一家企业的强弱，除了看它自身在技术、产品、服务等各方面的能力之外，能够拥有什么样规模的客户也是评价的重要因素之一。作为神州数码管理系统公司（简称DCMS）众多的客户之一，康明斯公司在这方面的价值是不言而喻的。 世界500强 着眼中国 康明斯是全球领先的动力设备制造商，设计、制造和分销包括燃油系统、控制系统、进气处理、滤清系统、尾气处理系统和电力系统在内的发动机及其相关技术，并提供相应的售后服务。康明斯是美国财富五百强企业，并连续两年（2008、2009）当选《财富》“全球最受尊敬的企业”，是排行榜上唯一一家柴油机公司。 1979年，中国改革开放伊始，首家康明斯驻华办事处就在北京成立。1981年，康明斯与中国重汽集团签署许可证协议，成为最早在华进行本地化生产的外资企业之一。从那时起，康明斯一直致力于与包括东风汽车、陕汽和北汽福田在内的中国大型企业建立战略合作。 迄今为止，康明斯在华投资逾两亿四千万美元，作为中国柴油机行业最大的外国投资者，康明斯在中国拥有15家合资和独资制造企业，生产发动机、涡轮增压器、滤清器、排气系统、燃油系统、交流发电机和发电机组等产品。 1997年康明斯将东亚地区的总部设在北京，统筹管理康明斯在中国和蒙古国的业务发展，是最早在京设立地区总部的跨国公司之一。 2008年康明斯在华销售额逾23亿美元，较07年增长33%，中国区已成为是康明斯全球规模最大、增长最快的海外市场。 规范化管理 规范化OA 在康明斯(中国)投资有限公司——也就是康明斯东亚总部——位于北京黄金地段的办公大楼里，我们见到了信息技术经理刘兵先生。据刘兵介绍，在实施神州数码的协作管理系统之前，康明斯东亚总部有一个内网，他们称之为ECN，这个内网的主要其实是一个信息交流的平台，一些信息、政策、基本的文档流转都是在这个内网上实现，不过这个内网没有工作流的模块，所以在处理具体的事务时还是有大量的人工操作。 刘兵说：“我们康明斯在全国很多城市都有自己的下属公司，而我们北京的总部在整个集团里承担的是一个批准的职能，因此有很多被批准项是在外地，所以如果只是单纯地在原来的ECN上面操作，有很多不方便之处。” 为了实现日常业务流程的自动化审批和流转、为了实现企业内部各种业务的协同、为了搭建各BU部门综合管理的平台，在2005年，搭建一套规范化的OA系统成为了康明斯亟待实现的任务。 当时，有5家候选的公司，经过初步筛选，其中的3家进行最后的竞争。“我们先请各个公司来提方案，然后根据方案提出具体需求和反馈意见，然后再由各个公司拿出最终的方案和价格。我们组建了一个8人的团队，这里有技术支持人员，也有业务部门的骨干，这个8人小组从项目的反馈、方案的反馈、项目支持三方面进行评估和打分，筛选十分严格。”最终，神州数码的方案在三方面都获得了最高分，因此神州数码也理所当然地成为康明斯OA项目的合作伙伴。 更高效 更准确 更统一 2007年，这个系统正式上线运行。更加高效、准确、统一，我想是康明斯实施OA系统以后最大的受益点。据刘兵介绍，以前的流程手工化的比较多，在没有系统之前，只有图章的管理、合同的管理是放在原来内网里操作的，同时也只是文档式的管理。有了系统以后，这些流程可以以一个很正式的方式来管理，准确性和效率都提高了。 以新员工入职为例，以前新员工入职有很多文档的阅读，但是有了系统以后，文档的阅读量就大大减轻，新员工只需要阅读一个基本的道德准则就可以，剩下很多操作层面的事，他都可以上系统去查看，比如报销、出差、购买物品申请等。刘兵说：“我们只要给他一个LINK，他进入系统以后，按照步骤去走就可以了。如果有什么不明白的就去查看一下帮助手册。这一点极大地便利了新员工对新环境的适应。” 另外，以前康明斯的一些流程，由于部门之间的不同，可能会有一些差异，有时候也会产生一些部门之间沟通的问题。但是有了这套系统以后，加强了进程的标准化，沟通变得顺畅了很多。 刘兵还介绍说，这套系统上线对后勤部门的获益可能是最明显的，因为后勤部门的流程比较长、以往操作的精确性稍差一些，因此，一个内部的正式的信息沟通平台的建立很重要。 比如员工的报销、出差申请等项目现在都在这个系统里，有这么一个共有的、规范的平台，流程顺畅了很多。 同时，他也坦言有了OA以后，企业内部的沟通成本也下降了。比如说出差的审批，公司以前是部门经理批准，然后存底，等到财务报销时提交。财务的同事要去结算机票或者是旅馆的费用，必须去问这个出差的同事，如果说相关的人回答得不精确或者是没有回答，那么财务去进行结算很显然是没有依据的。而在OA系统里，这个信息是即时的，出差的申请一旦被审批，个人、财务、经理三方都会在同一时间得到这个信息，这不仅是缩短了沟通的时间，同时也为财务的同事的结算沟通提供了可靠的基础。 然而，刘兵同时也说，系统的益处也是一个无法量化的内容。因为由于OA系统产生的这些利益都是一些软性的条件，它主要体现在一个是准确性和效率方面。比如以前一份文件需要审批，放在那里也许几天以后才会被发现再拿来审批，但现在审批就很及时。这种时间成本上的缩减肯定是有的，但是如果要说具体节省了多少时间确实一个无法准确估算的数字。“所以说这个系统的价值不是体现在它具体节省了多少费用上，而是体现在大家无法离开他，如果现在系统down机，肯定会有很多业务和相关人员受到严重的影响，这就是这个系统的价值所在。” 让OA不仅仅是OA 熟悉神州数码的人都了解，其OA系统的优势之一就是它超越了我们一般意义上认为的OA——很多人认为OA就是办公自动化，但是神州数码的OA系统不仅能够得到职能部门的亲睐，还能够深入企业的业务部门，帮助业务部门的员工高效、优质的完成工作。 在康明斯的OA系统中，除了前文所述的那些功能之外，还有一个很大的模块就是神州数码专为康明斯BU部门设计的。神州数码的工程师介绍，在刚接触康明斯时其专门有几位员工每天的工作就是不停地和客户进行联系，然后将客户的数据录入系统，同时还要定期维护这份数据，工作量很大。 而现在这一问题就在神州数码专为康明斯设计一个EBU的模块中得以解决。这一模块以每一个项目为核心，利用系统跟踪项目，督促项目开展，方便员工管理经销商和客户数据，以及统计分析经销商业绩和市场趋势。这个系统主要分为四个功能区：项目、合同、客户和供应商。其中项目表单主要提供项目注册、项目跟踪的功能；合同表单提供项目相关的合同收支信息和项目执行情况跟踪的功能；客户表单提供客户数据的维护和客户相关的项目信息汇总；经销商表单：提供经销商信息的维护、以及经销商的项目统计汇总。 由此可见，这个系统不仅解决了康明斯客户数据管理的问题，更重要的是它帮助康明斯对项目进行中的关键要素都有了系统的管理，把项目进度、客户信息、合同管理有机地结合在一起，大大减少了以前不同部门之间的重复操作或信息不能及时共享的问题，为康明斯的业务展开提供了更灵活的支持。 更全面、更灵活 随着项目的深入应用，康明斯对神州数码的OA系统也有了更多的期待。由于康明斯这样的大型企业，各个部门或各个分公司的业务流程常常有变化的可能，所以近期他们准备在系统的灵活性上增加一些内容。神州数码的工程师向刘兵推荐了自由流程的模块，该模块在神州数码的其他几家客户比如大长江和物美等都有非常成功的应用，用户把日常需要审批的一些灵活流程通过自由流程的模块来实现。它的好处是流程可以自定义，同时数据权限规定得很规范。神州数码的工程师说：“系统能够提供的模块是有限的，但是用户的发展确是无限的。我们神州数码一贯的口号也是随需而动，像康明斯这样的需求我们也可以体会，所以也会通过神州数码先进的技术来帮助用户实现。” 有了双方面有效的沟通和共同的努力，我们相信下一次再来到康明斯的时候，会看到更全面、更灵活的IT应用。(end)

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