选择企业维基的七个要点

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欢迎访问e展厅 展厅 2 OA办公自动化展厅 协同办公软件, 打印机, 投影机, 电子白板, 视频会议, ... 选择合适的软件平台模式、实施强有力的验证系统、及早预测失误仅仅是确保企业维基运行成功的一部分。 企业维基看起来就像是天赐之物，尤其是对那些使用电子邮件和其他传统工具，不停进行企业合作的终端用户而言。当然，对于众多的CIO而言，企业维基更是一个节约成本的灵丹妙药。 看一看企业维基能起到什么作用。 维基一个网页，可同时由多个用户编辑使用，（理论上）无需编写任何HTML代码，并且在版权问题上被标注上了一个合法性的标签。 而在传统交流方式中，类似于企业这样的团体需要共享信息的时候，彼此需要用电子邮件发送文件，提出意见修改，然后再发回电子邮件。这种方式最大的缺点是，没有人能够第一眼看出问题所在并做出修改，也无法看出发送或者接收邮件的同事正在考虑什么，以及是否正在修改邮件所附带的文件。 对于CIO而言，以前的传统交流方式还涉及到公司的信息安全。更何况，CEO总是要求CIO应用各类系统，提高员工的工作效率，那么用邮件来回沟通肯定不是一个好办法，更不是一个完善的系统。 另一方面， 维基又展示了强大的功能，用户在网页上所做的任何修改都能实时完成。如果感觉修改后不合适的话，还能够恢复到以前的版本，这可让CIO找到了一个绝妙的共享平台。 不过，提供一系列维基平台的有各类新老供应商，选择最佳的维基平台可能很困难。按照基本原则，CIO在选择供应商之前，应该研究企业的IT设施和企业用户的需求。 Forrester Research高级分析师Gil Yehuda说，最近他才撰写了一份研究报告《选择维基的七个步骤》。 Yehuda针对众多CIO所调查得来的这七个步骤，将帮助CIO从技术和最终用户的角度来挑选合适的维基平台。 1. 选择交付模式 大多数企业维基有三种安装方式:自我购买（on-premise，在公司的机器上安装软件并管理）、托管型（SaaS，软件服务，供应商的所有数据都存储在服务器上），或作为一个设备成为前两种方式的混合版。 Yehuda说，许多大企业选择自我安装企业维基，尤其是那些所在行业有严格的安全要求，规定只有一些专有数据才可以储存到公司以外的服务器。 SaaS托管模式比较受中小型企业的欢迎。这是因为它们的IT部门资源有限，无法管理更多的服务器和软件。此外， 有时候大型企业的某些业务部门也会自行选择SaaS模式，这是因为它们厌倦了漫长地等待CIO为部门分配企业维基资源。 第三种安装方式，即是维基设备也取得了一定知名度，Yehuda说，维基设备是软件大师（对维基懂行人的称谓）所称的“即插即用”产品。换言之，一个公司可以插入维基设备并融于现有的服务器环境中，供应商做一些小的安装工作，企业维基就可以运行了。 Yehuda说，该设备还解决了两个复杂问题，尤其是那些对维基感兴趣却又不懂的公司的问题。一方面，许多公司不想自己安装复杂的软件（第一种模式完全不吸引它们），另一方面是它们在外部存储数据也有严格的规则（因而SaaS也不大可行）。一个设备“解决了两个难题”，Yehuda说，既提供了内部存储，又避免了头痛的安装。 2. 验证用户 Yehuda称，企业维基可整合公司现有的验证环境，如单点登录或LDAP，这点很重要。企业的维基不能有任何匿名修改。企业维基应该核实每个用户的身份，这样，修改的内容就能归功到具体的人。维基活动需要透明，明确用户身份并具有可追溯性。 任何企业的维基也都应设置访问方式。例如，有些维基只能由管理员访问、阅读和编辑，而其他更多的公共维基则可由公司的任何人修改。 3. 赋予IT人员权限 CIO选择了自我购买及安装维基，可能因为这种方式符合IT有关数据存储的某些要求，而且整合了企业现有的系统。果真如此的话，CIO需要与企业的IT架构师共同商议，他们可以为企业提供安装维基该做什么和不该做什么的细节。 CIO选择合适的维基会考虑哪些因素？一方面，他们对于喜欢的Web应用程序有一定的标准和框架，任何版本的维基都应该属于这一类。 架构师以及所有的IT管理员都将管理维基，这能够让他们分析服务器空间占用和跟踪使用情况。例如，许多人像燎原之火那样开始使用维基，他们需要确保有足够多的服务器空间和足够快的响应时间。 4. 事故预测 使用企业维基就有可能发生各类事故。例如，大多数维基允许人们在同一时间编辑文件，但由于技术故障，第一个人保存更改后，他所编辑的内容被保存而第二个人的修改内容则会丢失。 这是一个非常具体的问题。但Yehuda说，这是CIO选择供应商时应该问到的问题。它们的维基必须跟踪所有的变化，能够恢复到以前的版本，找回存储过程中意外丢失的、有价值的编辑内容。企业用户使用维基最终成功与否，取决于这类细节。 “再没有比修改维基保存后却发现内容丢失更沮丧的事情了，这仅仅因为其他人同时也在编辑而导致了这种事故。”Yehuda说。 5. 随时注意变化 管理好企业维基的关键是使用较好的通知工具，让用户能够及早获知他们感兴趣的维基内容是否有了变更或修改。 例如，有用户正在关注一个特定的文件，而该用户是关键作者。他希望能够马上了解到维基刚刚发生的任何变化，并立即进行跟踪检查。 正如Forrester报告中阐述的，两个重要的技术能够实现这一通知功能:电子邮件和RSS服务。Yehuda说，维基可以判断任何小改动和大的变化，从而避免过多的电子邮件通知，这一点很有用。 随着Web 2.0的广泛应用，RSS源成为监测更新的最佳途径。企业的维基应该能够告诉用户，RSS源中哪些网页最近有更改，更改内容有多少。 6. 设置成功计划 用户喜欢维基，很重要的一点是因为维基具有智能的可搜索性。 大部分维基的一个特点（或应该有的）就是标签功能。例如，用户可以将某个文件定名为“销售”或“运行”。但是，一般像这样的标签，可能随着时间的推移、维基（及其网页）大小的增加而出现问题。正如报告指出的，“严格标记的维基网页更容易找到。”当CIO开始运行公司维基的时候，应该建立一套属于公司自己的标签，那样，用户也会创建标签，并给予相应关联。 要保证企业维基拥有强大的搜索能力，方式之一就是具有强大的标记系统（搜索的同时能够返回相关结果）。 7. 其他功能考虑 Forrester的报告指出，CIO也应该研究维基供应商所提供的增值功能，以及如何与用户达到共鸣。 例如，维基提供的多语种支持，可以帮助大公司中不同语言的部门或员工之间更好地沟通。 另一个是添加附件的功能，如果CIO使用维基作为用户的文件管理系统，这将大有裨益。其他维基软件可以使用户通过某些小设置进入维基，嵌入个性化的网页，如iGoogle。 要评估这些额外的功能，甚至一个维基整体的效用，Yehuda说，可以从最刁钻的终端用户开始。只要他们满意了，CIO就可以将维基推行到任何人。 “去找性格最乖戾的人进行测试， ” Yehuda说: “听听他们的抱怨。这有助于CIO提供一个有益的而不是繁重的企业维基。”(end)

文章内容仅供参考 (投稿) (3/11/2009)