当一个公司年轻而规模较小时，很少需要正式的信息共享。公司中的每个人都可以方便地接触到他们所需要的所有知识。在车间，一小组生产员工肩并肩地工作，在工作过程中可以创造和改善生产过程。
但随着公司规模壮大，工件制造功能变得越来越专业。雇员之间共享增多，新手不一定要知道分配给他们的作业其背景或者组成工艺的步骤。如果这些员工缺乏清晰的指导，则生产率或者产品质量可能会因当天完成该项工作的员工不同而存在很大差异。如果缺少那些使公司在规模较小时可以进行快速响应的正式结构，则有可能在公司规模扩大后工艺会显得笨拙而无法预测。换言之，制造厂家可能由于自身的成功而窒息。
有一个决定避免这种危险的制造厂家是位于印第安那州Valparaiso市的Task Force Tips公司。公司总裁Stewart McMillan设想，当公司规模达到130人时，它的响应、革新和效率如公司规模较小时一样。然而，他意识到，为了让这种设想成为现实，必须进行一些基本的变化。那些富有价值却只存在于关键雇员的头脑、计算机以及文件柜中的知识必须在整个工人队伍、在那些无法保证每天进行交流的员工之间共享。为了共享这种信息，必须建立一种崭新的基础设施，并且应采用新的过程使知识采集及知识传递融合到公司作业的日常功能中。
安放在所有的机床旁的联网PC系统是TFT的信息系统中唯一最可见的部分。而更重要的
是采集、组织及格式化信息(从而使它可以在这些PC上使用)的方式。如果知识就是力
量，那么车间员工如Roger Hoefflicker(照片中的人)比以往任何时候都拥有更多的力量。
生产车间的变化尤其剧烈。机加工车间的人员现在直接从机床旁边的PC上查找他们设置、运行、检测和跟踪任何零件所需要的所有信息。更重要的是，公司将工程资源直接用于创建这些规程并使其对操作员尽可能清晰而有效。TFT在整个公司范围进行的许多变更现在还在进行，但是在车间共享知识的这个系统却已经到位，并且已经产生效益。不仅生产过程因该系统而变得更快、更可靠，而且公司本身的适应性也越来越强，因为新零件设计如今可以更简单地引入到生产中。这最后一个优点对TFT尤其重要，因为公司的改革如此频繁，以致于每个星期都要在工艺中添加新的零件号。
公司简介
TFT生产消防用设备。加工和装配是在两个Valparaiso工厂完成的。大约10000个常用零件是在不同马扎克加工中心和多任务车床上加工的。
公司的第一个产品是带喷嘴的灭火水龙，可以维持恒定的水压而不管水龙带中存在压力波动。该产品是由McMillan先生的父亲Clyde McMillan推出的。如今，该公司可以为消防领域提供一系列产品，不仅包括喷嘴和水龙带器具，同时还包括专门为消防及救援工作而定制的泡沫应用系统及手用工具。
新产品开发—即，目前正在进行的新产品开发—是公司不断成功的战略之基石。TFT永远不能吃自己当前生产线这个“老本”，因为这样做将导致公司极易受到竞争对手的排挤—他们可以在成本低得多的前提下生产TFT公司产品的低质量复制品。
存在的问题
本文的读者也可能来自员工数目为100或更多的某制造公司。如果是这样，TFT着手要处理的挑战对于他们听上去会觉得非常熟悉。这些挑战包括：
固定的转职率
清洁的工作环境以及乐观的文化保证了TFT稳定的工人队伍，但是即使如此，一定规模的工人队伍中也时不时存在员工流动现象。在TFT的车间，总是有新面孔出现。
新雇员技能低 公司不再指望可以通过拥有(得到良好发展的)制造技能的雇员来填充自己的缺口。公司通常必须依赖于经验不足但又肯学、并且能够在工作中学习的候选者。
纸张引起的低效
随着机加工车间规模增长，硬拷贝的零件图及作业规程变得越来越不好用。一个雇员可能因搜索其他员工正在使用的某零件图而损失不少时间。如果该员工采用已经经过更新的图纸的旧版本加工某零件，则因加工件作废而引起的时间损失可能更多。
置效率低
在TFT，以前生产率通常相差很大，因为操作员在设置不同工件方面熟练程度不同。有些操作员仅知道如何设置某些特定零件。如果所有的操作员都了解设置每个零件的最佳方法，则就会提高整个过程的生产率。
解决方案
如今，TFT操作员在加工某工件时所需要的所有信息都保存在靠近机床控制器的PC上。此外，操作员为实现整个过程的价值而需要共享的所有信息，可以在同一台PC上输入或采集。
操作员在开始时选择一个零件号。该选择会启动时钟。利用以这种方式在可见的情况下采集的生产时间数据，TFT可以评价其机床性能及其加工战略的绩效。如今采集的数据远比以手动方式记录生产时间时所用的数据精确。
一旦操作员选择了某零件号，一个树状菜单就会提供与此零件相关的加工顺序中每个步骤单独的分支。点击这些步骤中的任意一个可以发现与该步骤相关的所有电子文件的子分支，包括设置规程、计量规程、零件图纸甚至与该零件相关的内部通信历史等。对于车间的所有零件号，某特定零件可能具有5~10个相关的加工步骤，且每个步骤可能有5~10个相关文件。
这是操作员如今所看到的接口的一个实例。
对每个零件，每个加工步骤都附有和它有关
的、专门为操作员准备的各种文件。
两个软件工具使共享和组织如此多的信息成为可能。一个是一套车间管理应用程序，统称为 “文件夹”，由 Cimnet 公司开发。该“文件夹”系统提供了一个特别设计的结构，使车间人员可以更方便地访问制造文件 — 特别是在涉及大量及多种文件时。
该车间依赖的另一个软件工具为Microsoft Word。
Word具备强有力的特征用于创建要通过电子方式浏览和共享的文件。例如，TFT的车间Word文件包含用来补充说明设置规程的数码照片。此外，这些文件中对某刀具的指称可以以一个(与该刀具有关信息相连的)超级链接表示。并且，为了确保每把刀具在每个文件中都采用一个标准的命名规则加以指称，在Word中采用客户菜单，使用户可以简单地点击刀具名称，以便在文本中插入这些名称(超级链接也被同时插入)TFT生产工程集团有两名员工对这些文件发挥了重大作用。一是21岁的Jim Walker。Walker先生开发了用于公司所有新零件的原型加工过程。在得出了某新零件的加工过程后，Dave Lewis加入进来。Lewis先生是一个20出头的小伙子，17岁就来到公司，对机加工车间以及Word的优点都很适应。譬如，他创建了一个用于插入刀具名称的客户菜单。对于Walker先生开发的每个工艺，Lewis先生都会对其形成文件，拍摄数码照片，并创建所有必要的文件以包含到Cimnet系统中。
创建有效的设置规程是一个重要的工程功能。
这些规程通过电子方式浏览，它们通常包含数码照片。
采用Microsoft Word的客户菜单可以确保每个文件采用标准的命名规则指称每把刀具。
为了在某文件中插入某把刀具的正确参照名称，用户简单地在菜单中找到该刀具即可。
刀具参照以连接有该刀具更多信息的超级链接方式出现。
新系统不仅仅提供用于浏览文件的无声终端。车间人员可以直接在机床上共享信息的能力是一个同样重要的特征。Walker和Lewis先生指出了系统的其他特征：
车间人员可以根据需要而编辑与工件有关的文件。修订会自动路由到Walker先生，他会在进行正式修订前对这些修改进行审查。
通过“当班报告”特征，操作员可以为加工某特定工件的下一个接班操作员留言。TFT每天工作两班，每班10小时，该电子报告特征如今是不同当班之间彼此通讯的主要方式。
程序可以在Cimnet系统之外启动。例如，每次在给某马扎克机床发送一个程序时，TFT的系统将自动启动用于管理Mazatrol NC文件的Griffo Brothers software。
常用的设施及数据表如今也保存在系统中。譬如，TFT采用少量的标准刀夹，每个标准刀夹都对每台机床具有特定的一组补偿。以前，这样的数据通常要在贴于每台机床上的纸片上找到。如今，这样的信息却可以以电子方式提供。
学到的经验
TFT在新系统方面所获得的成就超出了纸张到数字信息的转变。设计的规程单、依据操作而进行的信息组建、对零件历史的访问甚至当班之间清晰的交流渠道—所有这些特征都代表了员工可以获得的信息质量的改变。在整个TFT中所进行的过渡和变化，可以被看作是从部落知识(tribal knowledge)过渡到了系统知识(system knowledge)。过去信息都是保存在各种不同的“仓库”中。当某个员工需要信息时，他必须亲自拜访这些“仓库”之一，然后要弄懂自己所找的东西。如今的目标是把仓库敞开，手段是不仅要将仓库联网，同时还要将信息格式化，从而公司中的任何人都可以高效地利用它。
McMillan、Walker及Lewis先生都谈到了进行这种过渡的经验。这里是他们所学到的经验以及他们给那些想让自己的内部知识得到更好利用的车间所提供的建议：
不要在硬件上踌躇不前
计算硬件要足够丰富，任何员工在需要时都可以找到一台开放的PC。它还必须足够快，员工可以在毫无拖延的情况下使用它。在这上面投资吧，McMillan先生说“如果系统太慢或太困难，则他们不会用它。”相反，他们为自己寻找各种各样的借口，并寻找出其他‘凑合’方法来打消使用系统的念头。
拆卸仓库
McMillan先生说员工趋向于贮藏信息的第一个原因是害怕其他员工无法正确使用这种信息。换言之，他们认为只有一点点知识是件危险的事情。这种想法所存在的问题是，贮藏“解决方案”比问题本身还坏。更好的解决方案可能是，将信息以比较完整而易于理解的方式呈现。但是，即使存在误解的危险，McMillan先生说，“也没有什么比因信息被截留而引起的低效更糟的了。”
贮藏应不涉及物理意义的分离。电子文件的命名规则需要仔细选择，以尽可能提高员工的访问率。如果信息存储在网络上，而其他雇员不知道在什么地方去查找它，那么结果只是获得电子版形式锁紧的文件柜而已。
不断过渡
对于现有零件号，Walker和Lewis先生仅在加工工件时才将硬拷贝信息转换为电子文件。以这种方式处理有两个理由。首先，加工工件的员工会在创建新电子文件时看到它们，从而可以更好地理解该转换并提供他们的想法。第二，在运行时才转换零件号可以防止在已经淘汰的零件上浪费时间。
认识经验不足的价值
没有思维定势的员工在过渡阶段是公司宝贵的资源。例如，TFT的刀具管理领域现在采用可以与每个零件所用的设置表格相比的电子式刀具设置表格。创建这些表格的员工，比他周围的其他员工在设置刀具方面拥有更少的经验。这种相对经验缺乏实际上证明是一笔资产 。他在自己的规程中包含进了别的雇员因为如此了解其过程而可能撇下的内容。
在进行过程中随时准备学习
当TFT发现新系统的命名文件规则范围不够宽或不够灵活从而无法涵盖需要转换的文件其整个范围时，它对该规则投入了更多时间。解决方案是，要么半途修改该规则，并希望员工能记住这些补丁，要么从头开始创建一种自始至终都直观明了的新规则。对McMillan先生而言，这一点无须辩驳。他让员工从头开始。
而在中途产生的另一种理解影响了车间网络应用的广度。该网络原来是设想仅用于加工的，但是在一瞬间，McMillan先生说，公司员工意识到这些规程单对装配而言意义更大。如今，装配知识也进行了系统化，在每个装配工位附近都能见到PC。
未雨绸缪
McMillan先生激励自己的源泉之一是这样一句语：“如果我早知道自己能活这么长，我就会更好地照顾自己了。”
McMillan先生的另一个建议：趁早开始。TFT当前过程最重要的特征是它提前尝试了新事物。新的零件、新的机遇、新的员工—该过程可以适应所有这些变化。更重要的是，系统是针对这些变化从头设计的，并且把适应这些变更看成是理所当然McMillan先生说，要未雨绸缪。设计系统时，不仅要满足今日需要同时要能响应明日需求— 而不管明日需求何时浮出水面。 (end)
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