OA公文如何灵活流转

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欢迎访问e展厅 展厅 2 OA办公自动化展厅 协同办公软件, 打印机, 投影机, 电子白板, 视频会议, ... OA的主要特征与功能之一就是工作流，也即公文流转，主要有两大部分，一是单位内部的各项审批电子化，如工作请示、出差申请、采购申请、报销等日常工作流程，通过网上进行办理和审批; 二是网上公文处理，实现收文处理和发文处理的电子化。然而，笔者发现，在很多单位这些办公自动化的主要功能大部分却闲置，使得用户单位OA系统变成了“聋子的耳朵──摆设”。为什么会出现这种OA部署貌似成功，而实际上却低效用的情况呢?笔者分析有以下几个原因: 一是OA系统细节设计不够完善，流程不合理。一些OA软件流程过程烦琐，员工平时只需要10分钟就可以完成的事情，有可能通过软件的操作和运转，反而需要30分钟甚至更长时间。 二是“只有纸上才来得安全放心”的传统老观念影响着网上工作流审批模式进一步推广。目前我国政府部门、企事业网上办公审批系统已开通多年，但在一些人眼里由于网上材料缺乏物证、公信力与法律性，应用公文流转审批，应用者会感觉不踏实，而只相信手写的凭据，特别是在财务、采购部门。 三是安全性困扰着网上审批的推广普及。这主要表现在电子签名、电子公章上。目前虽然已经有一些基于Office文档上的“签章软件”，但这样的签章文档并不具备足够的安全强度，在文档上加盖印章有时难于保证电子印章和文档内容的安全。另一方面，用户单位对电子公文的加密能否确保绝对安全、部门之间交换电子文件如何互联互信、有效性如何确定等问题心存忧虑，也制约着公文处理电子化的推广、普及。 那么，除了提升技术、简化流程外，尚有哪些举措能提升、完善目前网上审批、全面推动办公自动化?笔者提出如下建议: 一是让“纸上办公”与“网上办公”并存过渡。OA应用初期可以两条腿走路。一方面按照电子工作流要求在OA中填报数据，同时保留所有纸质报价单、原始凭证，由审计部门定期审计，保证交易的合法性。另外，也可采取打印流程中部分重要字据的办法，让相关事项当事人手写签字备案，这样也能解决部分“眼见为实”的担忧问题。两种运作方式并存，可为将来全部电子化打下基础。 二是利用手写技术，提高网上公文审批的可靠性、安全性。目前许多OA系统公文流转过程中的修改是用键盘来进行的，这就带来了很多麻烦，例如批注的位置、时间的先后以及冒名批注等。如果采用手写技术，公文修改时就可以避免这些问题。一方面手写直接在原文上进行批注，更符合人们的使用习惯; 另一方面各人的手写笔迹都是不相同的，如果有人要假冒领导签批文档的话，就会很容易通过字迹鉴别给“揪”出来。 三是完善安全机制，为网上审批工作提供保障。OA安全系统应能提供完善的身份认证机制、严密的权限控制体系、关键数据加密、详细的日志信息记录等安全措施; 同时，“用户身份锁”、预留标准的CA认证接口等安全措施应可进一步提升系统的安全等级，最大限度保障审批业务的顺利开展。 四是用户单位领导要率先垂范应用OA各项流程，身体力行推动办公自动化。推行网上办公审批，不仅有技术问题，还涉及到部门之间协调、衔接等，更主要的是领导思想观念，这要求单位领导要率先垂范，全面推动办公自动化。 以网上审批为代表的OA建设之路任重道远，仍面临许多挑战。但只要正确分析，适应形势，完善技术，积极应对，OA将更上一层楼，繁荣而且有序。(end)

文章内容仅供参考 (投稿) (如果您是本文作者，请点击此处) (5/28/2008)